Wann Sie in Microsoft Teams ein Team benötigen, und wann ein Kanal ausreicht

Wann legt man in Microsoft Teams besser ein Team an, und wofür reicht ein (privater) Kanal? Um effizient zusammenzuarbeiten, kommt es auf das Ausloten der Möglichkeiten an – zwischen den umfangreichen Team-Funktionen einerseits und dem Fokussieren auf Kernbedürfnisse andererseits.

Was ist ein Team?

Zunächst einmal beginnt die Entscheidung mit dem Wissen um die beiden Wahlmöglichkeiten. Bei einem Team innerhalb von Teams handelt es sich um einen abgeschlossenen Kollaborations-Arbeitsplatz, der die gesamte Vielfalt der Werkzeuge enthält. Das reicht von Chat über OneDrive-/SharePoint-Dateiablage und Video-Besprechungen bis zu vielfältigen Microsoft- und Drittanbieter-Apps.

Zum besseren Verständnis hilft noch der technische Hintergrund, dass ein Team immer Teil einer Office 365-Gruppe ist. Mit jedem neu erstellten Team wird somit hinter den Kulissen auch eine Office 365-Gruppe erzeugt, die immer ein Standardset mit einer SharePoint Site, einer Planner-Instanz, einem Outlook-Kalender und weiteren Diensten umfasst.

Was ist ein Kanal?

Ein Kanal (Channel) ist eine Unterinstanz im Team, in der man Konversationen, Projekte oder Gruppen separat organisiert. Jedes neu erstellte Team enthält den Standardkanal Allgemein (General). So könnte ein Projektteam beispielsweise die Kanäle „Projektgrundlagen“, „Finanzen“ und „Implementierung“ enthalten.

Standard- oder privater Kanal?

Kanäle können wahlweise in der Standardform oder als privater Kanal eingerichtet werden. In einem Standardkanal haben alle Teammitglieder vollen Zugriff, während in einem privaten Kanal ausschließlich die eingeladenen Mitglieder teilnehmen können.

Ein weiterer wichtiger Unterschied besteht darin, dass die in einem Standardkanal gespeicherten Dateien in der SharePoint-Site des Teams abgelegt werden und allen Teammitgliedern zur Verfügung stehen. Im Gegensatz dazu steht jedem privaten Kanal eine separate SharePoint-Website für die die Dateien zur Verfügung.

Grundsätzlich müssen Sie immer Teammitglied sein, um Zugang zu einem Standard- oder privaten Kanal zu haben.

Größenbegrenzungen bei Teams und Kanälen:

Folgende wichtige Begrenzungen gelten momentan bei Teams und Kanälen:

  • Maximal können 500.000 Teams innerhalb einer Organisation angelegt werden
  • Es sind maximal 200 Standard-Kanäle pro Team möglich
  • Bei den privaten Kanälen liegt das Limit pro Team bei 30

Neues Team anlegen, oder einen privaten Kanal?

In den meisten Fällen ist ein neues Team besser als ein privater Kanal. Bei der Entscheidung ist folgendes zu berücksichtigen:

  • Begrenzte Anzahl an Kanälen: Je nach Größe einer Organisation gelangt man mit 200 Standard- und 30 privaten Kanälen schnell an die Grenzen, wenn sie für Projekte, Themenbereiche und Aufgaben eingerichtet werden.
  • Archivierung: Ein Team lässt sich einfach archivieren, während das bei einem Kanal nicht separat möglich ist.
  • Gemeinsam genutzte Apps und Ressourcen: Wenn Sie einen neuen Kanal erstellen, teilen Sie darin alle Inhalte wie Kalender, Planer und so weiter mit den übrigen Mitgliedern des Teams, beziehungsweise der Microsoft 365 Gruppe. Da keine klare Trennung möglich ist, kann das schnell unübersichtlich werden.
  • Kaum Apps in privaten Kanälen: Eine Besonderheit bei privaten Kanälen ist, dass kaum Apps für die Registerkarten zur Verfügung stehen. Der Grund ist, dass viele Ressourcen wie Planner/Aufgaben mit externen Benutzern geteilt werden, was in privaten Kanälen nicht erwünscht ist.

Erstellen Sie einen neuen privaten Kanal dann, wenn:

  • Sie einen geschlossenen Chat mit ausgewählten Teammitgliedern führen möchten. Es können nur Teammitglieder eingeladen werden.
  • Sie einen separierten Bereich für spezielle Diskussionen innerhalb eines bestehendes Teams nutzen möchten.
  • es Ihnen nicht wichtig ist, Inhalte aus dem Kanal mit anderen Teammitgliedern außerhalb des Kanals zu teilen, zum Beispiel aus der SharePoint-Site, dem Outlook-Kalender, dem Planer und dergleichen.
  • es in Ihrem Team externe Benutzer (Gäste) gibt, und Sie abgeschottete Umgebungen für interne Unterhaltungen und Dateien benötigen, auf die die externen Benutzer keinen Zugriff haben.

Erstellen Sie ein neues Team, wenn:

  • Sie eine abgeschlossene kollaborative Arbeitsumgebung benötigen, deren Nutzerkreis sich von anderen Teams unterscheidet.
  • Sie eine gemeinsame Umgebung für interne und externe Benutzer benötigen, mit denen Sie bestimmte Inhalte, Konversationen und Ressourcen teilen möchten.
  • Sie eine Umgebung für eine große Anzahl von Projekten, Themen und Aufgaben benötigen.
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