Welche Funktionen muss ein Intranet 2023 beherrschen?
Die Erwartungshaltungen an Intranets verändern sich. Begnügte man sich früher mit einer internen News-Website, so soll heute ein breites Spektrum zwischen Kommunikation und Kollaboration abgedeckt werden. Das Magazin Reworked hat sich umgehört und stellt acht Funktionen vor, die ein zeitgemäßes Intranet 2023 bieten soll.
Ein Intranet muss heute mehr können als nur interne Nachrichten zu verbreiten. Es soll die Produktivität der Mitarbeiter verbessern, das Engagement steigern und auch interne Prozesse unterstützen. Die Bandbreite reicht dabei vom kollaborativen digitalen Arbeitsplatz bis zur Employee Experience Platform.
Toby Ward von Prescient Digital Media und Suzie Robinson von Clearbox Consulting nennen acht Funktionen, mit denen derzeit eine Intranet-Plattform aufwarten muss.
1. Apps für Personalverwaltung und Buchhaltung
Laut Ward zählen Personal- und Finanzinformationen zu den meistgenutzten Funktionen. Dazu zählen Gehaltsabrechnungen, Formulare für Sozialleistungen, Stundennachverfolgung und Urlaubsplanung.
Zentralisierte Informationen erleichtern es den Mitarbeitern, diese zu finden. Selbstbedienungs-Tools helfen auch dabei, die Arbeitsbelastung der Personalabteilung verringern.
2. Funktionierende Suchmaschine
Auch heute noch gehören mangelhafte Suchfunktionen zu den Top-Beschwerden im Intranet. Das bestätigte auch unsere Viva-Anwenderstudie von 2022.
Eine Intranet-Suche sollte es Administratoren erleichtern, Inhalte und Suchergebnisse zu verwalten und Resultate den auf die jeweiligen Personen zugeschnitten präsentieren.
Moderne Intranets benötigen gute Suchwerkzeuge, um die Verwaltung und den Austausch von Informationen zu erleichtern und das Mitarbeiter-Engagement zu fördern.
3. Interne Kommunikation – Veröffentlichen und Verkünden
Wichtige Komponenten eines Intranets sind das Publizieren formeller Mitteilungen aus der Unternehmenskommunikation, sowie Möglichkeiten für zentrale Verkündigungen durch Führungskräfte an das gesamten Unternehmen.
Intranets dienen so als Nachrichtenzentrale, die die internen Kommunikatoren unterstützen, den Nachrichtenfluss zu steuern.
4. Büro- und Mitarbeiterverzeichnis
Eine oft übersehene Intranet-Funktionen ist das Mitarbeiterverzeichnis. Es sollte Informationen enthalten wie Name, Abteilung, Position, E-Mail Adresse und dergleichen.
5. Starke Informationsarchitektur
Neben der Suche hilft auch eine ordentliche Informationsarchitektur den Benutzern, Informationen und Tools zu finden. Folgende Maßnahmen fallen darunter:
- Klicks minimieren: Mit nicht mehr als drei bis vier Klicks sollte man von der Startseite zu einem bestimmten Punkt gelangen.
- Übergeordnete Kategorien: Sechs bis acht Hauptkanäle sollten den gesamten Inhalt des Unternehmensintranets repräsentieren.
- Einfache Sprache: Eine einfache, klare, intuitive und eindeutig Sprache im Intranet hilft auch der allgemeinen Kommunikation im Unternehmen.
- Klare Navigation: Inhalten lassen sich auf viele Arten darstellen. Für die Optimierung sollten Zielgruppe, Ziele, Größe des Intranets und geplantes Wachstum berücksichtigt werden.
6. Unternehmensrichtlinien
Unternehmensrichtlinien sind gefragte Intranet-Inhalte, die einfach zugänglich sein sollten. Standardrichtlinien sind beispielsweise Verhaltenskodizes für Mitarbeiter, Gleichstellungsrichtlinien, Gesundheits- und Sicherheitsrichtlinien am Arbeitsplatz, Ethikrichtlinien sowie Anwesenheits- und Freistellungsrichtlinien.
7. Tools für die Zusammenarbeit
Auch Zusammenarbeit fällt in den typischen Intranet-Funktionsbereich, ob Video, Chat oder virtuelle Arbeitsplätze. In der digitalen Arbeitswelt, in der Mitarbeiter über Kontinente verstreut sein können, helfen solche Tools, um alltägliche Aufgaben im virtuellen Team zu erledigen.
8. Mobile Intranet-Apps
Dedizierte Intranet-Apps gibt es schon länger, allerdings bildeten sie meist das komplette Intranet ab. Inzwischen gibt es viele Beispiele für leichtgewichtigere Lösungen, die etwa hybrides Arbeiten oder Frontline-Mitarbeiter unterstützen.
Funktionen sollten dabei selektierbar sein, um für Anwender nicht relevante Informationen auszublenden. Generell sollte der Nutzen einer App intuitiv verstehbar sein, um Akzeptanz zu schaffen.
Allgemein lässt sich sagen, dass Kommunikation nicht immer ausreicht, um die Mitarbeiter zur Nutzung eines Intranets zu bewegen. Es sollten auch praktische Tools zur Verfügung stehen, vor allem beim Einsatz von mobilen Geräten.
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