Welches M365-Kommunikations-Tool ist am effizientesten? E-Mail, Chat, Kanal und Besprechungen im Vergleich

E-Mail, Chat, Kanal-Diskussion oder Besprechung – die Bandbreite der Kommunikations-Apps ist auch innerhalb von Microsoft 365 mehr als üppig. Damit ist zwar für jeden Bedarf was dabei, doch aus Anwendersicht taucht so immer wieder die Frage nach dem passenden Tool auf. Der Anbieter Swoop Analytics hat das Nutzungsverhalten untersucht und die Vor- und Nachteile der jeweiligen Kommunikations-Apps ermittelt.

Lange Entstehungsgeschichte

Die Grundtypen der heutigen digitalen Kommunikation gehen zurück bis auf die Anfänge der E-Mail in den 70er Jahren. In den 80ern kamen im Zuge der Vernetzung die Diskussionsforen auf (Threaded Discussions), in den 90ern folgten Chat und Video-Besprechungen.

Im geschäftlichen Umfeld vollzog sich diese Entwicklung etwas verzögert. E-Mail fasste erst Ende der 80er Fuß, zu dieser Zeit kam auch Lotus Notes als erste kollaborative Geschäftslösung heraus. Erst in den Nuller-Jahren hielt Chat Einzug, unter anderem mit Lotus/IBM Sametime und Microsoft Lync (zuvor Live Communications Server). Danach folgte der Social-Collaboration-Boom, bei dem sich Yammer ab 2008 als Trendsetter im schnell wachsenden Marktsegment etablieren konnte.

E-Mail-Alternativen und steigende Komplexität

Inzwischen buhlt ein ganzes Sammelsuriums an Tools um die Gunst der Anwender. Alleine Microsoft 365 bietet vielfältige Optionen für Kommunikation und Zusammenarbeit. Aus Anwendersicht ist das eher verwirrend,  was sich im geschäftlichen Alltag als Dilemma erweist: Einerseits sollen die Mitarbeiter moderne Möglichkeiten der Kommunikation jenseits der E-Mail nutzen, auf der anderen Seite möchte man Komplexität vermeiden, um nicht die Produktivität zu beeinträchtigen.

Die vier grundlegenden Kommunikationsmodi

Im Rahmen einer Studie, für die Swoop Analytics die Daten von Microsoft 365-Anwendern aus ihrem Kundenkreis heranzog, kristallisierten sich vier Kommunikationsmodi heraus: E-Mail, Yammer/Kanal-Diskussionen, Chat und Anrufe/Besprechungen. Die zentrale Erkenntnis der Auswertung ist, dass die Benutzer in der Regel einen oder zwei der vier Modi anwenden. Dabei geht es nicht unbedingt immer darum, das beste Tool zu finden, sondern auch darum, ein einheitliches gemeinsames Kommunikationsmittel festzulegen.

Bei der Nutzung von Kommunikations-Apps lassen sich zwei Grundtypen identifizieren: Synchrone Nutzer und asynchrone Nutzer. Die Zwischenform ist der Balanced Worker, der beide Tool-Kategorien je nach Einsatzzweck verwendet.

Synchrone, asynchrone und ausgeglichene Nutzertypen

Als Muster lassen sich zwei grundverschiedene Anwendertypen erkennen: Die synchronen und die asynchronen Nutzer. Die einen  bevorzugen Telefon, Besprechung und Chat, also eine synchrone Kommunikation. Die anderen bevorzugen Yammer, Teams-Kanäle, SharePoint und OneDrive. Diese Aufteilung sei problematisch aus der Perspektive der Zusammenarbeit. Denn nur ein kleiner Teil der Mitarbeiter praktiziere eine Balance der unterschiedlichen Arbeitsweisen. Die meisten verharren in ihrem gewohnten Kommunikationsverhalten ignorieren so die möglichen Vorteile der anderen verfügbaren Apps.

Übersicht: Vor und Nachteile der vier Kommunikations-Modi

Kommunikations-ModusVorteilNachteil
E-MailEinfacher Zugang, überall verfügbarIneffizient für schnelle Interaktion und Zusammenarbeit in Teams
Einfach zu bedienenGeschwindigkeit der Kommunikation nicht kontrollierbar
Archivierung integriertE-Mail-Kommunikation kann chaotisch sein
Massenversand und Leseverfolgung Sicherheitsrisiken wie Spam und Malware
Formelles und rechtsverbindliches MediumLesen und Schreiben von E-Mails ist Zeitaufwändig
E-Mail-Flut und Unübersichtlichkeit
ChatChats sind schnell und unmittelbarGefahr der Ablenkung durch ständige Benachrichtigungen
Schnelle ReaktionsgeschwindigkeitTeam-Chats finden in abgeschlossenen Umgebungen statt
Kommunikation kurz und auf den Punkt Keine Archivierung
Team-Chats auch vertraulich Kann schwer auffindbar sein
Begrenzte Teilnehmerzahl
Der Arbeitsfluss kann laufend unterbrochen und gestört werden 
DiskussionenReaktion kann sofort erfolgen, aber die Erwartung ist eher asynchron als synchronIst wie Chat nicht überall so leicht verfügbar wie E-Mail
Integrierte Funktionen wie Wissensmanagement und ZusammenarbeitVerursach Anlaufkosten, zum Beispiel für den Aufbau und die Verwaltung einer Community oder eines Teams
Strukturierte Konversation, die die Beteiligung sowie das Durchsuchen von Diskussionssträngen erleichtertSchwerpunkt liegt auf öffentlichem Mitteilen, weniger auf privater Kommunikation
Einfache Suche nach früheren DiskussionenUnmittelbare Reaktionsmöglichkeit etwas schlechter als bei Chat, aber besser als bei E-Mail
Einfach zu nutzen für breit angelegte Q&A
Einfaches Medium, um etwas anzukündigen und sich zu engagieren
Anrufe/BesprechungenUnmittelbare Kommunikation erleichtert die EntscheidungsfindungErfordert höheren Zeitaufwand
Stärkeres Einbindung der Beteiligten, besserer Aufbau von BeziehungenUnflexibel, verlangt gemeinsame Präsenz
Schnellere Lösung komplexer ProblemeKann die Illusion einer Betriebsamkeit erzeugen, die unproduktiv bleibt
Optimal für kreative Gruppenprozesse, zum Beispiel für Planung, Brainstorming und dergleichenKann den Arbeitsfluss unterbrechen und stören

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