Wer verantwortet den digitalen Arbeitsplatz? Neue Strategien für ein geschäftsfokussierteres Intranet

Die Zeiten, in denen das Intranet hauptsächlich von der IT-Abteilung betreut wird, sind lange vorbei. Heute ist oft die interne Kommunikation zuständig, oder auch die Personalabteilung. Es gibt aber auch andere Anwärter für die Herrschaft über den digitalen Arbeitsplatz, deshalb lohnt eine Analyse gewinnbringender Szenarien für das Geschäft.

Mehrere mögliche Verantwortliche für den digitalen Arbeitsplatz

Beim Intranet und dem digitalen Arbeitsplatz geht es vorwiegend um Kommunikation im Unternehmen. Deshalb ist oft die interne Kommunikation verantwortlich, wie Christian Salanti in seinem Artikel für CMSWire schildert. Die Unternehmenskommunikation kommuniziert ihrer Rolle gemäß mit allen anderen Unternehmensbereichen und veröffentlicht im Intranet wichtige Informationen als Nachrichten.

An zweiter Stelle in der Rangliste der Intranet-Besitzer steht die Personalabteilung. Abgeleitet von ihrem Aufgabenbereich agiert sie als Unterstützer für alle Mitarbeiter. Deshalb liegen die inhaltlichen Schwerpunkte woanders, nämlich bei HR-spezifischen Themen wie Schulungen, Mitarbeiter-Self-Service und Verwaltungsaufgaben.

Ursprünglich war die IT der Treiber für das Intranet, weil die Funktion als Software über die technische Infrastruktur in die Unternehmen gelangte. Aus IT-Sicht handelt es sich dabei allerdings lediglich um eine von vielen Anwendungen, die man administrativ betreut.

Selten wird das Intranet von einer zentralen Geschäftsfunktion verwaltet. Das liegt meist daran, dass die Tools von anderen Geschäftsbereichen entwickelt wurden.

Kann man digitale Arbeitsplätze wie physische Arbeitsplätze behandeln?

Sucht man nun nach Argumenten dafür, welche Kompetenz oder welcher geschäftliche Bereich idealerweise für Intranet und digitalen Arbeitsplatz zuständig sein sollte, kann eine Analyse von physischen Arbeitsplätzen für Analogien hilfreich sein.

(Quelle: Pexels/SpaceX)

Das Bild zeigt einen Techniker, der bei SpaceX ein Raketentriebwerk wartet. Wer hat wohl einen solchen Arbeitsplatz entworfen und verwaltet ihn?

  • Ist es jemand aus der internen Kommunikation, der Unternehmensthemen kommuniziert und Neuigkeiten veröffentlicht?
  • Ist es jemand aus der Personalabteilung, der diesen Mitarbeiter eingestellt hat und ihn laufend rund um seine Aufgaben unterstützt?
  • Ist es die Einkaufs- und Wartungsabteilung, die seine Werkzeuge und seine Arbeitsplatzumgebung beschafft und wartet (eine Art Äquivalent für die IT-Abteilung)?
  • Oder ist es der Leiter der Wartungsabteilung, der die Prozesse verantwortet und dafür sorgt, dass jede Tätigkeit so effizient und sicher wie möglich ausgeführt wird?

Das Intranet könnte auch den Fachbereichen gehören

Vieles spricht für den Punkt vier. Auf die digitale Welt übertragen würde das heißen, dass das Intranet eigentlich in die Fachbereich gehört, wo es von den Verantwortlichen gemanagt wird. Ihre Aufgabe wäre es, den digitalen Arbeitsplatz zu gestalten und zu verwalten, weil sie näher dran sind an den täglichen Aufgaben und deren Optimierung.

Eine solche Ausrichtung setzt natürlich eine andere Interpretation von Intranet und digitalem Arbeitsplatzes voraus. Die bekannten Funktionen wie News, Mitarbeiter-Self-Service, Anwendungen und Datenquellen wären nur eine Seite der Medaille. Die andere wäre, dass in so einem Portal die geschäftlichen Schlüsselaufgaben verwaltet und permanent optimiert werden.

Intranet als Tool zur Geschäftsoptimierung

Eine derartige Neupositionierung von Intranet und digitalem Arbeitsplatz erfordert auch neue Verantwortlichkeiten. Hier müssen Mitarbeiter engagiert werden, deren Ziel im Einklang mit den geschäftlichen Zielen des Unternehmens stehen.

Ein Digital-Workplace-Manager, der ein derart geschäftsfokussiertes Intranet verantwortet, könnte daraus ein effizientes Tool entwickeln, das einen wichtigen Beitrag zum Entwicklung und Verbesserung des Betriebs dient.

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