Whitepaper über rechtssichere Dokumentenverarbeitung in Business Central

Der Standard von Dynamics 365 Business Central bietet alle typischen Funktionen eines ERP-Systems für KMU, jedoch keine Möglichkeit zur rechtssicheren digitalen Archivierung von Geschäftsdokumenten. Für die Erweiterung der Basisfunktionalitäten gibt es externe Tools, etwa zur Anbindung an ein DMS. In einem neuen Whitepaper informiert Proxess nun über Aspekte wie GoBD-konforme Archivierung.

„Wichtig ist ein Dokumentenmanagementsystem, das sich in alle Installationsumgebungen integrieren kann. Es muss mit allen verbundenen IT-Systemen kommunizieren und gegebenenfalls als eine Art ‚Dolmetscher‘ fungieren“, so Lutz Krocker, Leiter Produktmanagement bei Proxess. Doch wie lassen sich Microsoft Dynamics 365 Business Central und ein DMS erfolgreich integrieren und welche konkreten Vorteile bringt das für die Unternehmen mit sich?

Whitepaper über GoBD-konforme Archivierung

Das beantwortet der Dokumenten-Experte Proxess in einem kostenlosen Whitepaper mit dem Titel „DMS und digitaler Rechnungseingang mit Dynamics 365 Business Central – rechtssichere Archivierung und Eingangsrechnungsworkflow“. Darin wird beschrieben, wie ein- und ausgehende Dokumente sicher und GoBD-konform in einem digitalen Archiv gespeichert werden können. KI-basierte Belegerkennung und automatisierte Workflows helfen Arbeitszeit und Personalkapazitäten einsparen und Fehlerquellen reduzieren. So werden Dokumente und Vorgänge auch Jahre später schnell gefunden und sind aus der gewohnten Business-Central-Oberfläche abrufbar.

Im Whitepaper widmet sich Proxess nicht zuletzt dem Thema „ERP aus der Cloud“ und beschreibt die Vorteile einer DMS-Integration in hybriden Systemumgebungen. So wird die Frage geklärt, wie mit Hilfe eines Schnittstellen-Tools, das in der Kommunikation mit allen verbundenen IT-Systemen als eine Art Dolmetscher fungiert, dieser Transformationsprozess unterstützt wird. Proxess DMS legt Dokumente wahlweise in der Cloud bei Microsoft in Deutschland, Österreich oder der Schweiz oder in unternehmenseigenen Archiven ab. Regelmäßige TÜV-Zertifizierungen sollen die Einhaltung der gesetzlichen Vorgaben (GoBD-Konformität) des DMS-Systems garantieren.

Barcode verknüpft Dokumente mit Vorgängen

Auch wird erläutert, wie in der Business-Central-Benutzeroberfläche weitere digitale Dokumente, etwa E-Mails, technische Zeichnungen oder ähnliches – als Zusatzinformationen zu einem archivierten Beleg oder Vorgang mit korrekter Verschlagwortung hinzufügt werden können. In Papierform eingehende Rechnungen, Bestellungen oder Lieferscheine werden mit einem aufgebrachten Barcode gescannt, entweder beim Posteingang („Frühes Scannen“) oder nach ihrer Bearbeitung („Spätes Scannen“). Die Barcodenummer wird im ERP-System mit eingegeben und sorgt für die Verknüpfung des Belegs zum jeweiligen Vorgang oder Akte. Gleichzeitig entsteht so ein zentraler Ort für alle Dokumente eines Unternehmens.

„Der manuelle Prüfungs- und Bearbeitungsprozess von Eingangsrechnungen ist höchst fehleranfällig und zudem auch sehr zeitaufwendig. Diese Arbeit können Sie sich in weiten Teilen abnehmen lassen und durch einen automatisierten Prozess ersetzen“, so Krocker.

Das Whitepaper mit dem Titel „DMS und digitaler Rechnungseingang mit Dynamics 365 Business Central – Wie Sie mit rechtssicherer Archivierung und Eingangsrechnungsworkflow in Dynamics 365 Business Central durchstarten“ steht kostenlos zum Download bereit.

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