Wie endet ein Office 365-Abo? Von der Gnadenfrist bis zur Löschung aller Daten
Microsoft sieht es nicht gerne, aber tatsächlich ist Uralt-Software wie SharePoint 2003 oder Office 2002 durchaus noch in Unternehmen im Einsatz. Mit Office 365 kann das nicht mehr passieren, im positiven wie negativen Sinn. Den Anwendern steht hier immer die aktuellste Version zur Verfügung, aber wenn der Kunde keinen echten Bedarf mehr hat, oder auch kein Budget mehr und kündigt, dann dreht Microsoft den Hahn ab. Sofort? Oder was genau passiert nach dem letzten Tag eines Office 365-Abos, und wann werden alle Daten gelöscht?
Tag 1 bis 30 nach Abo-Ende: Großzügige Gnadenfrist
Die Beendigung eines Office 365-Abos endet keineswegs abrupt, sondern verläuft „weich“ in drei Phasen. Die erste Phase nach dem offiziellen Endtermin nennt Microsoft „Abgelaufen“, man könnte es aber auch Gnadenfrist nennen. Denn weiterhin bleibt der Service erreichbar, aus Anwendersicht funktioniert alles genauso wie zuvor.
Neben den Office 365-Diensten laufen auch die an den PCs und Mobilgeräten installierten Client-Anwendungen weiter, alle Daten auf den Servern von E-Mail bis OneDrive sind präsent. Allerdings gibt es eine Einschränkung für Apple-Nutzer: Die MacOS-Version von Office wird sofort nach Ende des Abos deaktiviert.
Auch für die Administratoren bleibt ansonsten in diesem Zeitraum alles unverändert. Falls das Unternehmen Office 365 tatsächlich endgültig aufgeben möchte, sollten in dieser Phase daher alle Daten gesichert werden.
Tag 31 bis 120: (Fast) endgültig abgeschaltet
Zwischen Monat zwei bis vier nach dem Abo-Ende wird das Konto auf „Abgeschaltet“ gestellt. Man könnte auch „Nur-Admin“ sagen, weil Administratoren hier immer noch auf das Admin-Portal zugreifen können. Das IT-Personal kann in diesen 90 Tagen alle Mitarbeiterdaten von den Servern sichern, Lizenzen können aber nicht mehr an Mitarbeiter vergeben werden.
Die Anwender können sich nun nicht mehr anmelden und sind somit komplett ausgesperrt. Die lokal installierten Anwendungen hingegen sind durchaus noch einsetzbar, allerdings funktional stark eingeschränkt. So lassen sich Office-Dateien weiterhin öffnen, betrachten und sogar drucken, aber nicht mehr bearbeiten oder speichern. Interessanterweise lassen sich die Apps selbst nicht mehr am Desktop öffnen, jedoch beim Klick auf entsprechende Dokumente.
In dieser Zeitspanne kann der Administrator immer noch das Abonnement erneuern und somit das Konto reaktivieren. 
Ab 121 Tagen „Deprovisioniert“ oder: Das große Löschen beginnt
Ab dem Tag 121 nach der Beendigung ist jegliche Gnadenfrist erloschen. Niemand, auch kein Admin, kann mehr auf das alte Konto zugreifen. Microsoft beginnt ab diesem Termin mit dem Löschen der Daten.
Allerdings ist hier das Thema endgültige Datenlöschung zu beachten: Microsoft hat keine offizielle Deadline für ein sicheres, endgültiges Löschen aller Daten. Falls ein Unternehmen so schnell wie möglich alle Daten gelöscht haben möchte, muss das über den Microsoft-Support in Form eines „Expedited Deprovisioning“ eigens verlangt werden. In diesem Fall werden die Daten innerhalb von drei Tagen eliminiert. Mehr dazu ist im unten gelisteten Dokument „Data immutabiltiy“ zu finden.
Weiter Informationen von Microsoft
- Kündigen von Office 365 Business: https://support.office.com/de-de/article/Kündigen-von-Office-365-Business-b1bc0bef-4608-4601-813a-cdd9f746709a?ui=de-DE&rs=de-DE&ad=DE
- Data immutability and Office 365 tenant lifecycle: https://blogs.technet.microsoft.com/exchange/2015/12/18/data-immutability-and-office-365-tenant-lifecycle/
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