Wie geht es weiter mit SharePoint und Office 365? Stimmen und Stimmungen aus dem Microsoft-Partnerumfeld
Der Herbst steht vor der Tür, und damit auch wieder einige Großereignisse wie Microsofts große Technologiekonferenz Ignite 2018 in Orlando, Florida. Dort wird natürlich Office 365 eines der zentralen Themen sein, aber auch zu SharePoint wird es einige spannende Vorträge geben. Der Zeitpunkt ist also gut, um aktuelle Entwicklungen im Markt Revue passieren zu lassen. Wir haben dazu einige Anbieter aus dem SharePoint- und Office 365-Umfeld gefragt, und sie um ihre Einschätzung sowie einen kleinen Ausblick auf Trends und anstehende Entwicklung gebeten.
Office 365 zeigt sich als sehr dynamische Plattform, laufend baut Microsoft neue Apps an, oder es werden Bestehende erweitert. Als Schlüssel-Anwendung steht Microsoft Teams derzeit im Rampenlicht, viele sehen darin schon die zukünftige Zentrale des digitalen Arbeitsplatzes. Im Zuge der Fokussierung auf Teams hat Microsoft auch damit begonnen, seinen Collaboration-Dschungel zu lichten.
Das derzeit prominenteste Opfer ist Skype, das in den nächsten Jahren nach und nach verschwinden soll. Auf dem Rückzug befinden sich auch die einst gehypten Social-Collaboration-Tools, wie man an der Randerscheinung Yammer beobachten kann.
Die E-Mail lebt, Outlook ist die meistgenutzte App
Erstaunlich vital hingegen zeigt sich die oft schon totgesagte E-Mail, wie man dem „Office 365 App Usage Report 2018“ entnehmen kann. Outlook ist der Star unter den Office (365)-Anwendungen, es wird bei 55 Prozent der befragten Unternehmen als Top-App eingesetzt. 37 Prozent gehen davon aus, dass sich daran in Zukunft nichts ändern wird, und 27 Prozent rechnen sogar mit einer noch intensiverer Nutzung von Outlook.
Falls Unternehmen sich mit diesem Status Quo nicht abfinden und alte Zöpfe bei der Collaboration abschneiden wollen, dann schaffen sie das nur, wenn sie sich stärker um die Integration in bestehende Prozesse kümmern, sagt David Lavenda, Vice President Produktstrategie bei harmon.ie: „Die IT-Verantwortlichen dürfen die Benutzer nicht mit neuartigen Tools sich selbst überlassen. Sie müssen ihnen helfen, den besten Nutzen für das jeweilige Aufgabenspektrum zu finden.“
Workflows erschließen großes Automatisierungs-Potenzial
Neben Collaboration zählen Workflows und Prozessautomatisierung zu den Top-Themen im SharePoint und Office 365-Umfeld. Microsoft hat den Grundstein dafür vor Jahren mit der SharePoint-Workflow-Engine und dem SharePoint Designer gelegt, die einen niedrigschwelligen Einstieg in das Thema ermöglichten. Schnell sind dann Drittanbieter wie Nintex, K2, GBS oder Webcon auf den Zug aufgesprungen und erweitern die rudimentären Microsoft-Funktionen mit umfangreichen Workflow-Tools.
Das Potenzial für Workflow-Lösungen ist weiterhin riesig, laut einer McKinsey-Studie werden 68 Prozent der Geschäftsprozesse nach wie vor manuell erledigt. Dabei handelt es sich vor allem um die unzähligen kleinteiligen Vorgänge und Abläufe mit Dokumenten und menschlicher Interaktion, die von den großen Geschäftsprozessanwendungen nicht abgedeckt werden.
Wenn es um den Ausbau der Prozessautomatisierung geht, stehen heute eher organisatorische als technischen Aspekte im Vordergrund. Die IT-Abteilungen sind nämlich chronisch überlastet, es liegt also an den Fachabteilungen, die digitale Transformation voranzutreiben, sagt Felix Gremlich, Vice President Sales bei Nintex: „Intelligente Workflow-Plattformen geben den Fachabteilungen neue Möglichkeiten zur Optimierung ihrer Prozesse. So können auch nicht-IT-Mitarbeiter mit solchen Tools die digitale Transformation vorantreiben, ohne bestehende Systeme zu stören oder sensible Unternehmensdaten zu beeinträchtigen.“
Vorteile der Cloud – und ihre Herausforderungen
Spannend bleibt weiterhin auch die Frage, wie es mit dem Thema Cloud weitergeht. Office 365 kommt inzwischen in vielen Unternehmen zum Einsatz, aber nach wie dominieren On-Premises-IT-Infrastrukturen. Als bekannte Pluspunkte der Cloud gelten:
- Die Cloud bietet oft eine höhere Datensicherheit als interne IT-Systeme, weil die In-House-Experten oft nicht auf dem neuesten Stand sind, oder auch nicht vorhanden.
- Viele Office 365-Tools sind On-Premises nicht verfügbar, bekanntestes Beispiel ist Microsoft Teams.
- Mobile Lösungen werden immer wichtiger, und deren Umsetzung gelingt am einfachsten über die Cloud, mit Apps auf Basis von Android und iOS.
Hindernisse auf dem Weg in die Cloud sind allerdings oftmals bei der Migration zu erwarten, erklärt Roland Klein, Principal Consultant und Director Operation bei Intranet-Spezialisten IPI: „Die Unternehmen haben über viele Jahre umfangreiche On-Premises-Tools aufgebaut, die sich nicht von heute auf morgen in die Cloud migrieren lassen. Hier werden über eine längere Übergangsphase hinweg Hybrid-Szenarien die Landschaft dominieren.“
Entscheidend zum erfolgreichen Einstieg in Office 365 tragen aber auch nichttechnische Faktoren bei – sowohl auf Seiten der Belgschaft, als auch auf Seiten des Managements, sagt Andreas Essing, Vorstand bei der IF-Blueprint AG: „Zum einen kommt es auf die richtige Kommunikation und das Training der Benutzer an. Daneben braucht es aber auch den Rückhalt aus der Geschäftsleitung in Form von Motivation und Bekenntnis zum Projekt.“
Zu den vielen konzeptionellen Neuerungen, die ein Umdenken erfordern, gehört auch das „Evergreen“-Konzept von Office 365. Microsoft lockt zwar mit dem Versprechen ständiger Aktualität und neuester Funktionen, doch die ständigen Änderungen an der Oberfläche und unter der Haube überfordern auch viele Anwender.
Schwierig wird es vor allem dann, wenn nach dem Ausrollen funktionaler Updates plötzlich bestehende Anwendungen nicht mehr funktionieren. Für die Kunden heißt das, dass sie regelmäßige Testphasen implementieren und auch ihre die Nutzer permanent über Neuigkeiten unterrichten müssen.
Systems of Differentiation und Innovationssysteme
Fest steht, dass mit den heutigen Cloud-Umgebungen alles dynamischer wird, und für diese Volatilität hat das Analystenhaus Gartner das Begriffspaar „Systems of Differentiation“ (Lösungen mit häufigen Änderungen) und Innovationssysteme (Ad-hoc-Lösungen) geprägt. SharePoint zeichnet sich dadurch aus, dass er beide Konzepte unterstützt, indem er eine universell einsetzbare Plattform ist, die auch offen ist für Erweiterungen von Drittanbietern, sagt Michal Rykiert, Senior Presales Consultant und Partner Channel Manager beim Softwareanbieter Webcon. „SharePoint deckt beide Bereiche ab und gewährleistet in dieser Kombination eine homogene Umgebung und standardisierte Schnittstellen, auf denen externe Geschäftsanwendungen wie BPS bereitgestellt werden können.“
Azure ermöglicht günstigere Individualentwicklungen
Wenn es um die Erweiterung und Anpassung von Geschäftsanwendungen geht, kommt neben Office 365 zunehmend auch Azure ins Spiel, wie Marcel Felder, Business Unit Manager bei NovaCapta betont: „Die Microsoft-Cloud kann erst mit Azure ihr volles Potenzial entfalten. Damit lassen sich Fachapplikationen sicher, einfach und günstig entwickeln.“ Sobald es heute um individuelle Entwicklungen geht, liegt Cloud mit geringeren Kosten, einem schnelleren Entwicklungstempo und einer besseren Skalierbarkeit meistens vorne.
Und außerdem ist sie die perfekte Plattform für die Vorstellung von Innovationsthemen. „Als Beispiel aus unserer Praxis wäre ein Chatbot für den User-Helpdesk zu nennen, der auf die Azure Cognitive Services zugreift und gleichzeitig an das Ticketsystem des Kunden angebunden ist“, so Felder weiter.
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