Copilot-Datenzugriff einschränken: Restricted SharePoint Search schützt Datenablagen vor Indexierung

Der Microsoft Copilot findet auch in den hintersten Ecken der SharePoint- und OneDrive-Ablagen Dokumente und Informationen. Im Sinne einer Suchmaschine ist das praktisch, doch in vielen Organisationen alarmiert das die Datenschützer und bremst den Copilot-Einsatz. Um unerwünschte Dokumenten-Offenlegungen zu unterbinden und die Speicherorte in SharePoint und OneDrive besser kontrollieren zu können, hat Microsoft die Option Restricted SharePoint Search eingeführt.

Copilot-Suche einschränken per PowerShell-Aufruf

In Microsoft 365-Tenants mit aktivem Copilot kann Restricted SharePoint Search mittels eines PowerShell-Befehls aktiviert werden. Standardmäßig ist es ausgeschaltet. Sobald die Restriktion aktiviert ist, sind die meisten SharePoint Online-Sites für den Copiloten gesperrt. Administratoren müssen dann explizit alle Sites freigeben, die der Copilot durchforsten darf.

Rein funktional wird mit Restricted SharePoint Search die unternehmensweite Suche ausgeschaltet. Danach können Administratoren bis zu 100 SharePoint Online-Sites angeben, auf die die Benutzer zugreifen dürfen. Da in der Praxis selbst kleine Tenants über mehrere Hundert Sites verfügen, heißt das, dass der größte Teil der bestehenden Sites für Suche beziehungsweise Copilot ausgeschlossen wird.

Wichtige Standard-Sites und Dateien werden nicht geblockt

Damit eine einfache Bedienung des Copilot sichergestellt ist, bleiben viele SharePoint-Sites von dieser Restriktion verschont. Die Inhalte folgender Sites lassen sich auch bei aktiviertem Restricted SharePoint Search ohne spezielle Einstellungen durchsuchen:

• Vielbesuchte SharePoint Online-Sites. Wobei hier aktuell keine klare Definition vorliegt.
• Dateien in OneDrive for Business, auf die der Benutzer Zugriff hat. Das beinhaltet auch die persönlichen Daten.
• Dateien, die mit anderen Benutzern geteilt werden.
• Dateien, die der Benutzer betrachtet, bearbeitet oder erzeugt hat.

Wenn die Beschränkung aktiviert wurde, bekommen die Benutzer im Copilot eine Meldung, die über die Beschränkungen informiert: