Optimale Hardware für Videokonferenzen: Vom Laptop bis zum Raumsystem

Für Online-Meetings gibt es eine riesige Bandbreite an Hardware-Optionen, vom Smartphone bis zum professionellen Videokonferenz-System. Hier stellen wir drei grundlegende Konzepte und ihre jeweiligen Vor- und Nachteile vor.

Wenn es um die Qualität von Videokonferenzen geht, spielt die passende Hardware eine entscheidende Rolle. Je nach Anforderungen und Ressourcen können Videokonferenzen auf verschiedenen Geräten und Systemen ausgeführt werden. Im Wesentlichen kommen drei Konzepte zum Einsatz: BYOD (Bring Your Own Device), festinstallierte PCs in Firmenräumen und spezialisierte Videokonferenzsysteme.

Einstieg: Bring your own Device

Bei der einfachen BYOD-Strategie bringen Mitarbeiter ihre eigenen Geräte wie Laptops, Tablets oder Smartphones mit, auf denen sie ihre Conferencing-Anwendungen wie Microsoft Teams, Google Workspace oder Zoom ausführen. Die Geräte können an eine Video- und Audiolösung über USB und HDMI angeschlossen werden, sodass jeder im Raum am Meeting teilnehmen kann.

BYOD hat den Vorteil, dass es kostengünstig ist und Unternehmen keine zusätzlichen Geräte anschaffen müssen. Die Mitarbeiter können sich von überall mit der App, die ihnen vertraut ist, einwählen – was die Flexibilität erhöht. Weil die Nutzer mit ihren eigenen Geräten vertraut sind, ist die Bedienung einfach und die Einarbeitungszeit reduziert.

Nachteilig ist, dass es für Nutzer mühsam sein kann, die Kabel anzuschließen und die richtigen Audio- und Videoeinstellungen für die genutzte Plattform zu finden. Der User muss Anrufe auf seinem Mobilgerät führen, was die Möglichkeit einschränkt, Notizen zu machen oder Multitasking zu betreiben. Zudem können unterschiedliche Sicherheitsstandards und Software auf den Geräten Security-Lücken und Datenverluste begünstigen.

Hardware im Unternehmen: PCs in Konferenzräumen

In vielen Unternehmen sind in den Konferenzräumen festinstallierte PCs vorhanden, die für Videokonferenzen genutzt werden. Wenn Mitarbeiter Meetings starten, ist der PC mit allen Peripheriegeräten vorkonfiguriert, zum Beispiel mit Displays, Kameras, Mikrofonen, Lautsprechern und einem Tisch-Controller.

Die Vorteile: Festinstallierte PCs sind oft mit hochwertiger Hardware und stabilen Internetverbindungen ausgestattet, was eine hohe Qualität der Videokonferenzen gewährleistet. Unternehmen können diese Geräte vollständig kontrollieren und sicherstellen, dass sie ihren Richtlinien entsprechen. Konferenzräume sind meist akustisch und visuell optimiert, was die Professionalität der Meetings erhöht.

Der Nachteil: Mitarbeiter müssen sich physisch im Büro oder Konferenzraum befinden, was die Teilnahme an Meetings einschränken kann, insbesondere bei Remote-Arbeit. Ein PC erfordert zusätzliche Endpunkte für Sicherheit, Patches und Verwaltung und Kabelverbindungen zwischen PC und Peripheriegeräten können zu Kabelsalat führen. Außerdem: PCs sind zwar in der Regel kostengünstig, die Gesamtkosten für alle Geräte können sich jedoch summieren.

Professionelle Videokonferenz-Systeme

Ein dediziertes Videokonferenzsystem umfasst spezialisierte Hardware und Software, die für die Durchführung virtueller Meetings entwickelt wurde – etwa Kamera und Audiogeräte in einer Komplettlösung zusammen mit einem Tisch-Controller. Das Nonplusultra eines Konferenzsystems ist die Kombination aus Videokonferenz und interaktivem Digital-Board, mit der sich Meetings, Besprechungen, Präsentationen und Schulungen effektiv und standortunabhängig umsetzen lassen.

Die Vorteile solcher Systeme: Sie sind für hohe Audio- und Videoqualität optimiert und bieten oft fortschrittliche Funktionen wie Geräuschunterdrückung und automatische Kameraführung. Sie sind meist auch intuitiv zu bedienen und bieten eine konsistente Benutzererfahrung. Außerdem können diese Systeme oft nahtlos in bestehende IT-Infrastrukturen und andere Kommunikationswerkzeuge integriert werden.

Auf der negativen Seite stehen hohe Anschaffungskosten und eingeschränkte Mobilität. Die Investition in spezialisierte Hardware kann besonders für kleine und mittelständische Unternehmen zu hoch sein. Die Systeme sind in der Regel stationär und bieten für mobile Arbeit wenig Flexibilität. Zudem erfordern sie regelmäßige Wartung und Updates, was zusätzlichen Aufwand bedeutet.

Fazit:

Während BYOD eine kostengünstige und flexible Lösung darstellt, bieten festinstallierte PCs und spezialisierte Videokonferenzsysteme professionelle und qualitativ hochwertige Alternativen. Letztlich sollte die Entscheidung darauf basieren, welche Lösung die beste Balance zwischen Kosten, Sicherheit, Flexibilität und Benutzerfreundlichkeit bietet.