Das passende Collaboration-Tool von Microsoft? Mit der richtigen Auswahl das Chaos vermeiden

Als 2006 Enterprise 2.0 ausgerufen wurde, galt „Mitmachen im Netz“ noch als Revolution. Heute ist die Online-Zusammenarbeit eine Selbstverständlichkeit, Buzzwords wie Digitale Transformation und Digital Workplace begleiten uns im Alltag. Doch es zeichnet sich mittlerweile auch ab, dass die Anwender mit der wachsenden Zahl an Tools für digitale Kollaboration oftmals überfordert sind. Microsoft macht hier keine Ausnahme und stellt mit Office 365 Groups, Teams, Yammer, SharePoint und einigen mehr eine Vielzahl umfangreicher Werkzeuge zur Verfügung. Was steckt dahinter, und welche Tools von Microsoft sollte man für welchen Zweck einsetzen?

Autor: Andreas Knauer*, Data One GmbH

Mit Yammer ging die Übersicht verloren

Lange Zeit war die Zahl der Collaboration-Tools aus dem Hause Microsoft sehr überschaubar. Seit der Übernahme von Yammer 2011 ging aber die Übersicht zunehmend verloren, es kamen weitere Apps wie OneDrive, Planner, Office 365 Groups und Microsoft Teams dazu – also fast ein zusätzliches Tool pro Jahr.

Aus Microsoft-Sicht geschieht das alles im Namen der digitale Transformation. Dabei kommt es aber auch schnell zu Missverständnissen, denn nur weil man alle Office 365 Tools gleichzeitig einsetzt und den Urlaubsantrag mit Power Apps erstellt, ist das Unternehmen noch lange nicht „digital transformiert“. Tatsächlich meint Digitale Transformation vor allem die Digitalisierung der eigenen Geschäftsprozesse, und weniger die die der Unterstützungsprozesse. Außerdem benötigen innovative Unternehmen heute auch eine andere Art der Zusammenarbeit.

Tool-Auswahl: Anforderungen ermitteln

Microsoft hat durchaus gute Gründe für die ständige Erweiterung der Kollaborations-Optionen in Office 365. Schließich steigen die Anforderungen an die Zusammenarbeit, und die Anwender wünschen sich dabei ein jeweils passendes Tool. Ist die Auswahl zu klein und stehen zu wenig Optionen zur Verfügung, droht die Gefahr, dass keines der Tools richtig angenommen wird und die Office 365-Nutzung zurückgeht. Auf der anderen Seite droht natürlich bei zu vielen Wahlmöglichkeiten eine totale Unordnung, weil sich keiner mehr zurechtfindet und zu viele Anwendungen genutzt werden.

Wichtig ist daher, vorab die Anforderungen der Anwender hinsichtlich der Anpassungsfähigkeit des Tools sowie den Kommunikations-Möglichkeiten richtig einzuschätzen. Diese lassen sich mit der Ausprägung von zwei Merkmalen erfassen:

Anpassungsfähigkeit entscheidet darüber, wie gut man das Werkzeug an die Arbeits- und Projektumgebung anpassen kann. Ob es sich dabei um einen einmal definierten Standard geht oder ob die Anpassungen für jedes Projekt aufs Neue vorgenommen werden, ist dabei egal.

Kommunikation schließlich stellt die Anforderungen der Anwender an schnellen und unter Umständen auch mobilen Austausch in der Gruppe dar.

Vor- und Nachteile der Microsoft-Collaboration-Tools

Folgende Kurzcharakterisierung liefert einen groben Überblick über die wichtigsten Kollaborations-Werkzeuge von Microsoft:

SharePoint

• Vorteil: SharePoint ist nach wie vor ein sehr anpassungsfähiges Werkzeug. Seine Stärken sind granulare Benutzerberechtigungen, vielfältige Apps zur Erweiterung, anpassbare Navigation, Vorlagen und Unterseiten – all das eröffnet vielfältige Möglichkeiten, um eine Arbeitsumgebung anzupassen.
• Nachteil: Wenig ausgeprägt sind hingegen die Optionen für die Kommunikation.

Yammer

• Vorteil: Die Stärke von Yammer liegt ganz klar bei der Kommunikation in der Gruppe. Neben den üblichen aktuellen Statusmitteilungen sind auch Umfragen oder Ankündigung schnell und einfach erstellt. Weiterer Pluspunkt sind die Apps für mobile Endgeräte. Der persönliche Newsfeed verschafft dem Benutzer immer einen Überblick über die aktuelle Kommunikation aus all seinen Gruppen. Yammer bietet übrigens die Verwendung von Hashtags, um die Kommunikation besser zu Kanalisieren.
• Nachteil: Yammer bietet kaum Möglichkeiten für individuelle Anpassungen.

Office 365 Groups und Teams:

• Vorteil: Hier bieten sich dem Anwender vielfältige Möglichkeit der Zusammenarbeit, die sich schnell und standardisiert einrichten lassen. Erstellt man eine Gruppe oder einen Channel in Teams, kann man sich unmittelbar mit ausgewählten Kollegen austauschen und darin auch Dokumenten und Inhalten gemeinsam bearbeiten. Die direkte Kommunikation wird in Teams durch persistent Chats gut unterstützt.
• Nachteil: Die Anpassungsmöglichkeiten von automatisch bereitgestellten Teamseiten einer Gruppe sind nicht so umfassend, wie man sie in SharePoint Online gewohnt ist.

Methoden für die Umsetzung im Unternehmen

Um Office 365 erfolgreich für die Zusammenarbeit im Unternehmen einzusetzen, ist es wichtig, die Anforderungen der Anwender zu ermitteln. Mit welcher Methode das erfolgt, muss jeweils herausgefunden werden.

Es empfiehlt sich, jeden Unternehmensbereich individuell zu betrachten – Einzelinterviews und Workshops sind hier die Mittel der Wahl. Doch kann so etwas schnell zu einer Mammutaufgabe ausarten, denn klar ist, dass nicht mit jedem Mitarbeiter ein Interview geführt und mit allen Workshops veranstaltet werden können. Alternativ bietet sich hier die Methode der Feldbeobachtung an.

Das Zeitproblem betrifft aber nicht nur die Anwender, sondern die Beobachter. Aus Ausweg bieten sich Online-Fragebogen an. Diese können beliebig skaliert und zu einem beliebigen Zeitpunkt ausgewertet werden. Und wenn der Fragebogen standardisiert gestaltet wird, lässt sich auch die Auswertung automatisieren. Auf dieser Basis kann man dann die Umfrageergebnisse aus einzelnen Unternehmensbereichen automatisch den verschiedenen Anwendungsfällen und Tools zuweisen. Durch einfache statistische Mittel lassen sich auch Abweichungen und Unklarheiten frühzeitig erkennen. So sind auch in großen Unternehmen schnell Profile und Hypothesen erstellt, anhand derer klare Trends für die Arbeitsweise innerhalb eines Bereichs erkennbar sind.

*Andreas Knauer ist  Manager Service Line Business Productivity bei der Data One GmbH in Saarbrücken.