Whitepaper: 'Wildwuchs in MS Teams – wie Sie mit Governance-Tools die Produktivität wiederherstellen'
In großen Organisationen mit viel Fluktuation können in kurzer Zeit Unmengen an verwaisten Teams, ungenutzten Dokumenten oder unbekannten externen Nutzern zurückbleiben.
Der enorme Erfolg von Microsoft Teams zeitigt auch Schattenseiten: Mit wachsender Nutzung entsteht Unübersichtlichkeit und Unordnung, ein Wildwuchs an Teams, Kanälen, Dokumenten, Sites und Workflows beeinträchtigt die Produktivität.
Um den Überblick zu behalten, müssen organisatorische Maßnahmen zur Steuerung und Kontrolle ergriffen werden – auf Neudeutsch „Governance“. Welche Mittel dafür bereits in Microsoft 365 verfügbar sind, und welche Optionen es darüber hinaus mit Skripten und Drittanbieter-Tools gibt, erfahren Sie im neuen Whitepaper des deutschen Tool-Spezialisten Rencore.
Teams, Sites und Workflows wachsen unkontrolliert
Die zunehmenden Verbreitung von Microsoft 365 stellt auch die Administration vor neue Herausforderungen. Im Fall von Teams kommen dabei verschiedenartige Artefakte ins Spiel, die die Anwendern teils bewusst und teils unbewusst erzeugen. Das können verwaiste Teams und Gruppen sein, aber auch nicht mehr genutzte Konten externer Benutzer oder auch öffentliche Dateifreigaben von unbekannten Nutzern.
Hier ein paar Beispiele, was alles unter Wildwuchs fällt:
• Nicht mehr genutzte Teams
• Verwaiste SharePoint-Sites
• Abgelaufene Gruppen
• Nicht mehr benötigte Dokumente
• Nicht mehr verwendete Flows und Power Apps
• Ungenutzte Lizenzen
Vorteile von Governance-Tools
Wenn es um die Frage geht, was ein Governance-Tool können soll, stehen insbesondere folgende Funktionen im Vordergrund:
• Governance von zentraler Stelle aus: Zu den wichtigsten Eigenschaften eines Governance-Tools zählt die Zentralisierung aller Aufgaben. Im Fall von Microsoft 365 heißt das, dass die Suche in den verschiedenen Admin-Centern von einer Stelle aus erfolgt. Über eine einfach zu bedienende Benutzerschnittstelle in Form eines Dashboards sollten alle erforderlichen Aktionen angeboten werden.
Governance-Lösungen müssen flexibel sein, um auch veränderte geschäftliche Anforderungen und technische Weiterentwicklungen zu berücksichtigen.
• Flexibilität und Anpassbarkeit:
Governance-Lösungen müssen flexibel sein, um auch veränderte geschäftliche Anforderungen und technische Weiterentwicklungen zu berücksichtigen. Gerade in dynamischen Zeiten wie diesen steht Flexibilität ganz oben auf der Prioritätenliste, damit das Unternehmen notwendige Anpassungen einfach umsetzen kann.
• Automatisierte Meldung, umgehende Ausführung:
Wenn Auffälligkeiten oder Verstöße gegen Governance-Regeln entdeckt werden, kommt es auf eine schnelle Meldung und Reaktion an. Im Unterschied zu integrierten oder eigenentwickelten Lösungen verfügen Drittanbieter-Tools über Automatisierungsoptionen. Statt Probleme nur zu melden, werden diese auch gleich behoben, und das alles in einer integrierten Umgebung.
Erfahren Sie mehr im kostenlosen Whitepaper
Worauf es ankommt beim Aufräumen von Teams und Microsoft 365, wie Sie Governance umsetzen und was Sie bei der Auswahl eines Tools beachten sollten erfahren Sie im 13-seitigen kostenlosen PDF-Whitepaper von Rencore.