Teams-Chat jetzt offen für alle: So unterhalten Sie sich mit beliebigen externen Mail-Kontakten (Update)

Wolfgang Miedl

Beim Chatten mit Externen verhielt sich Teams bisher zugeknöpft. Statt spontaner Kontaktaufnahme musste zunächst eine umständliche Anmeldeprozedur erfolgen. Doch nun hat Microsoft die Hürden gesenkt, der Teams-Chat lässt sich auch mit beliebigen externen Mail-Kontakten starten.

Vom Konsumenten-Skype her ist die simple Einladung externer Mail-Kontakte lange bekannt. Als Microsoft 365-Dienst muss sich Teams jedoch mit administrativem Ballast herumschlagen. Das betrifft vor allem die Kommunikation mit Externen, wie das Beispiel Chat zeigt. So wurde man beim Einladen fremder Mail-Kontakte in den Teams-Chat bisher mit folgender lapidarer Fehlermeldung abgewiesen:

Der Teams-Chat war bisher beschränkt auf registrierte Benutzer und Gäste. Wer eine unbekannte externe Mail-Adresse eingab, erhielt diese Fehlermeldung.

Diese Einschränkung wurde nun beseitigt. Sie können nun mit jedem E-Mailkontakt sofort eine Teams-Unterhaltung starten, unabhängig davon, ob er im Microsoft 365-Tenant bekannt ist oder nicht. (Was das für die Gastbenutzer-Verwaltung bedeutet, erfahren Sie unten.)

Externe Kontakte in einen Teams-Chat einladen – so geht’s:

1. Teams-Chat starten: Als Chat-Initiator öffnen Sie in Teams ein neues Chatfenster (1 – Neue Nachricht) und geben in das Adressfeld den gewünschten E-Mail-Kontakt ein (2).

2. Einladung: Im Chat-Fenster erscheint der Hinweis auf den externen Kontakt, der sich außerhalb der Organisation befindet. Zudem wird bestätigt, dass eine Einladung verschickt wurde.

3. Einladung im Postfach: Der Chat-Partner muss nun die Mail in seinem Postfach öffnen und auf den Einladungslink klicken. Aus Sicherheitsgründen erfolgt nun noch der Zwischenschritt mit der Codeabfrage. Dazu kommt eine zweite Mail, aus der der Code kopiert und im Anmeldedialog eingeben werden muss.

Als externer Kontakt erhalten Sie als erste Mail die Einladung in den Teams-Chat mit dem Link. Als Zwischenschritt kommt dann noch eine zweite Mail mit dem Kontoprüfcode. Sobald Sie diesen eingeben, öffnet sich der Teams-Client im Browser mit Chat-Fenster.

Stimmt die Eingabe, öffnet sich auch beim externen Kontakt der Teams-Client im Browser mit dem neuen Chat und der Dialog kann beginnen.

Microsoft erläutert die technischen Hintergründe

Microsoft erklärt dazu in der the Microsoft 365 Admin Center Meldung: “Wir führen eine neue Funktion in Microsoft Teams ein, mit der Benutzer einen Chat mit jeder Person starten können, die über eine E-Mail-Adresse verfügt – auch wenn diese Person Teams derzeit nicht nutzt. Der Empfänger erhält eine E-Mail-Einladung, um als Gast an der Chat-Sitzung teilzunehmen, was eine nahtlose Kommunikation und Zusammenarbeit ermöglicht. Dieses Update vereinfacht die externe Zusammenarbeit und unterstützt flexible Arbeitsszenarien.“

Neue Admin-Aufgaben für Chat-Kontakte als Gastbenutzer

Technisch wird der neue Chat-Kontakt als Gast über die Entra B2B-Richtlinien angelegt. Dieser Umstand hat bereits für einige Kritik auf Sicherheits-Blogs gesorgt. Denn mit diesem praktisch unregulierten Mechanismus zum Anlegen von Gast-Konten eröffnen sich auch neue potenzielle Angriffspunkte. Zumal das Verwalten von Gastbenutzern mit Bordmitteln einiges an administrativen Aktivitäten erfordert.

Allerdings lässt sich die neue Funktion über die Zusammenarbeits-Einstellungen im Admin-Center und über Power-Shell-Cmdlets stufenweise einhegen oder ganz abschalten. So kann beispielsweise die Möglichkeit für Gasteinladungen nur auf bestimmte Benutzergruppen oder Admins beschränkt werden.

Tony Redmond erläutert in seinem Blogbeitrag zum Thema ausführlich die damit zusammenhängenden Verwaltungsfunktionen. Sein Fazit lautet, das die Risiken bei einem umsichtigen Umgang überschaubar sind.

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Ein Kommentar

  1. Kommunikation mit Externen im Teams-Chat – Chance oder Risiko?
    Die neue Funktion, externe Mail-Kontakte direkt in einen Teams-Chat einzuladen, wirkt auf den ersten Blick praktisch. Doch aus Sicht eines strukturierten Kommunikationsprozesses ist sie kritisch zu bewerten. Chats sind schnelle, informelle Kanäle. Für welchen Anlass ist ihre Nutzung mit Externen wirklich sinnvoll? Bei Projektabstimmungen oder Entscheidungen braucht es klare Regeln für Dokumentation und Nachvollziehbarkeit. Sonst droht, dass wichtige Informationen außerhalb definierter Prozesse verloren gehen.
    Ein weiteres Risiko betrifft Compliance und Datensicherheit. Wenn externe Teilnehmer ohne formale Freigabe in Chats eingebunden werden, steigt die Gefahr unkontrollierter Informationsweitergabe. Wie wird sichergestellt, dass vertrauliche Inhalte geschützt bleiben und die Kommunikation später auditierbar ist?
    Hinzu kommt die Fragmentierung der Kommunikation. Chats sind flüchtig. Werden sie nicht in bestehende Systeme wie Projektplattformen, sprich in einen definierten Teams-Kanal zu einem Projekt, integriert, entstehen Medienbrüche, Informationslücken und Intransparenz für andere Stakeholder.
    Fazit: Die Funktion bietet Flexibilität, aber Unternehmen müssen klare Richtlinien definieren: Wann ist ein Chat mit Externen erlaubt? Welche Inhalte dürfen geteilt werden? Wie wird die Kommunikation dokumentiert? Ohne diese Regeln wird aus einer praktischen Lösung schnell ein Compliance-Risiko.

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