SharePoint On-Premise versus SharePoint Online: Welche Variante für welchen Einsatz?

Was die Verbreitung betrifft, hat SharePoint Online den klassischen SharePoint Server (On-Premises) klar abgehängt. Dennoch gibt es viele Unternehmen, die zumindest teilweise noch auf den lokal oder per Hoster bereitgestellten SharePoint Server setzen. Die Gründe reichen von Sicherheit bis unterschiedlichem Funktionsumfang. Hier eine Übersicht über die wichtigsten Kriterien.

Microsoft bietet neben dem in Microsoft 365 enthaltenen SharePoint Online weiterhin den vor Ort zu installierenden SharePoint Server On-Premise an. Von den Basisfunktionen her stellen beide Systeme eine leistungsfähige Lösungsplattform von Intranet bis digitaler Zusammenarbeit dar. Doch oft besteht Unklarheit darin, welche der beiden Systeme besser für die eigenen Anforderungen geeignet ist, und welche Auswirkungen die Entscheidung auf ihre Betriebsabläufe, Kosten und Sicherheit haben kann.

SharePoint Infrastruktur vor Ort oder in der Cloud

Die On-Premise-Version von SharePoint wird auf unternehmensinternen Servern betrieben, so dass eine eigene lokale Server-Infrastruktur aufgebaut und verwaltet werden muss. Das kann aufwändig und vor allem für kleinere Betriebe komplex werden: Hardware, Netzwerkressourcen und andere infrastrukturelle Elemente müssen intern implementiert und betrieben werden. Alternativ bieten viele Dienstleister gehostete SharePoint Server-Instanzen über externe Rechenzentren an, so dass zumindest der Aufwand für den Serverbetrieb entfällt.

Bei SharePoint Online ist das nicht nötig: Hier wird die gesamte Infrastruktur von Microsoft in der Cloud gehostet. Unternehmen brauchen keine eigenen physischen Server und können auf die Dienste über das Internet zugreifen. Im Prinzip muss nicht mal ein Server vorgehalten werden. Vor allem für kleine Unternehmen oder Betriebe ohne IT-Know-how dürfte SharePoint Online aus infrastruktureller Sicht attraktiver sein.

Kosten – von Hardware bis Abogebühren

Die Kosten für SharePoint Online sind im Allgemeinen niedriger als die Kosten für die On-Premise-Lösung.

Bei SharePoint On-Premise entstehen vor allem hohe Anfangskosten in Form von Investitionsausgaben in Server-Hardware und -Software sowie Lizenzgebühren. Des weiteren fallen langfristig Kosten für Wartung und Aktualisierungen an.

Diese Kosten entfallen bei SharePoint Online. Die Anfangskosten sind sehr minimal, dafür sind die laufenden Belastungen im Vergleich zur On-Premise-Variante infolge der regelmäßigen Gebühren erhöht. Kosten entstehen lediglich im Rahmen des Abonnement-Modells, bei dem Kunden monatliche oder jährliche Gebühren zahlen, um auf die Plattform zugreifen zu können.

Flexibilität und Anpassbarkeit

Ein großer Vorteil von SharePoint On-Premise ist die volle Kontrolle über das gesamte System. Dies ermöglicht eine weitgehend beliebige Anpassung von Funktionen und Schnittstellen. Die lokale Variante bietet zudem sehr hohe Individualisierungsmöglichkeiten durch Entwicklungen und Erweiterungen. Dazu ist natürlich Know-How erforderlich, das unternehmensintern oder als externer Service vorhanden sein sollte.

SharePoint Online bietet weniger Anpassungsmöglichkeiten und ist auf die vorgegebenen und vorinstallierten Funktionen beschränkt. Zwar sind grundlegende Modifikationen möglich, die Optionen sind im Vergleich zu On-Premise aber begrenzter. Dennoch dürfte die Cloud-Variante für die meisten Unternehmen eine ausreichend hohe Skalierbarkeit und Flexibilität bieten und sich hinreichend an die Bedürfnisse anpassen lassen.

Deutlicher Unterschied beim Wartungsaufwand

SharePoint On-Premise erfordert mehr Wartungsaufwand. Unternehmen müssen sich um Software-Updates, Sicherheitspatches und die allgemeine Wartung der Server kümmern. Dies bedeutet auch, dass IT-Teams mehr Ressourcen für die Verwaltung und Aktualisierung der SharePoint-Infrastruktur benötigen.

SharePoint Online wird durch Microsoft gewartet. Durch die automatischen Updates ist die Cloud-Version immer up-to-date. Zudem sind Features durch Pläne zubuchbar. Unternehmen müssen sich weniger um die technischen Aspekte kümmern und können sich auf die Nutzung der Plattform konzentrieren – die Wartung durch Microsoft reduziert die Belastung für die IT-Abteilung.

Sicherheit

Bei der SharePoint On-Premise-Variante sind die Kontrollmöglichkeiten und die Datensicherheit hoch, da Hosting und Verwaltung lokal in Eigenregie übernommen werden. Die IT-Abteilung ist verantwortlich für Virenschutz und Maßnahmen zur Sicherung vor Ausfällen, Updates und Patches. Ein positiver Aspekt für manche Anwender ist, das die Daten lokal gespeichert werden können.

Bei SharePoint Online hat Microsoft von Haus aus eine Vielzahl von Sicherheitsmaßnahmen implementiert. Microsoft führt auch regelmäßig Security-Updates durch. Die Daten werden jedoch in der Cloud abgelegt, was für manche Anwender ein Sicherheitsrisiko darstellen kann. Microsoft bietet erweiterte Compliance und Security Features out of the box an. Diese können hinzugebucht werden.

Integration in externe Systeme

SharePoint On-Premises kann in vorhandene Systeme und Anwendungen der Organisation integriert werden, um eine nahtlose Erfahrung für Benutzer zu gewährleisten. Dies kann individuell nach Bedarf des Unternehmens programmiert werden –  muss jedoch in Eigenleistung erfolgen.

SharePoint Online ist als Lösung voll in die Cloud-Welt von Microsoft 365 integriert, was Usability und Effizienzvorteile bringt. Die Cloud-Version ist durch Individual- und 3rd-Party Entwicklungen auf Basis der Graph API erweiterbar. Allerdings werden nicht alle Anpassungen durch Microsoft unterstützt.

Fazit: Wann sollte man welches System verwenden?

Sharepoint Online ist die bessere Wahl, wenn Sie:

• die Kosten für die Einrichtung einer speziellen Infrastruktur und die IT-Wartung reduzieren möchten
• SharePoint in kürzester Zeit einführen möchten
• ein skalierbares Intranet für Ihr Unternehmen einrichten möchten
• stabile Datensicherheitssysteme und Updates erhalten möchten
• mit externen Nutzern in Verbindung treten, um Teamzusammenarbeit und Innovation zu ermöglichen
• eine benutzerfreundliche Anwendung möchten, die sich in bestehende Anwendungen integrieren lässt.

Sharepoint On-Premise ist eher geeignet, wenn Sie:

• über eine etablierte Vor-Ort-Infrastruktur verfügen
• hohe Anforderungen an die Compliance und den Datenschutz haben
• einen hohen Anpassungsbedarf haben
• eine größere Kontrolle über Ihre SharePoint-Farmen bevorzugen
• über mehr Speicherplatz verfügen, als Microsoft zur Verfügung stellt
• Sie ein Intranet bevorzugen, das nur für Ihr Unternehmensnetzwerk zugänglich ist.