Tipps für bessere Zustellbarkeit: So kommen E-Mails wirklich an

Beim E-Mail-Versand lauern stets gewisse Risiken, dass Nachrichten im Spam landen, blockiert werden oder die Empfänger gar nicht erreichen. Erst recht betrifft das Newsletter, weil Provider bei Massenmailings besonders sensibel prüfen. Entgegen mancher Mutmaßungen ist gute Zustellbarkeit jedoch kein Mysterium, man muss lediglich einige Standards kennen und Einstellungen vornehmem. Mit den folgenden Tipps verbessern Sie die Zustellbarkeit und vermeiden Spam-Risiken.
Von Julia Janßen-Holldiek, Director CSA

Auch wenn die E-Mail ein lang bewährtes Kommunikationstool ist, haben sich die Spielregeln geändert. Spätestens mit den letzten Ankündigungen von Google und Yahoo ist dies auch zu den Versendern kommerzieller E-Mails durchgedrungen. Mailboxprovider agieren als „Türsteher“ ihrer Nutzer und müssen auf verschiedene Punkte achten, um zu entscheiden, ob sie E-Mails annehmen und in welches Postfach sie diese einordnen sollen. Für die erfolgreiche Zustellung von E-Mails gibt es als Versender ein paar wesentliche Themengebiete zu beachten:

1. E-Mail-Authentifizierung von SPF bis DMARC

Die E-Mail-Authentifizierung ist ein wichtiger Bestandteil, um Vertrauen zu schaffen. Sie ermöglicht es dem Empfänger, die Echtheit einer E-Mail zu überprüfen und sicherzustellen, dass sie von einer vertrauenswürdigen Quelle stammt. Durch die Authentifizierung kann der Absender einer E-Mail nachweisen, dass er tatsächlich die Person oder Organisation ist, die er vorgibt zu sein.

Spoofing, Phishing und andere Angriffe können das Vertrauen in eine Marke oder ein Unternehmen stark schädigen. Um hier als vertrauenswürdig und sicher eingestuft zu werden, sollten beim E-Mail-Provider oder Webhoster Einstellungen wie SPF, DKIM, DKIM Alignment und DMARC vorgenommen werden.

2. Verteilerqualität mittels Listenaufbau und Segmentierung

Die Qualität einer Verteilerliste ist sehr relevant. Eine qualitativ hochwertig aufgebaute und gut gepflegte Verteilerliste verhindert Spambeschwerden und hat somit großen Einfluss auf die Reputation des Absenders und somit auf die Zustellbarkeit seiner E-Mails. Leider wird diese Tatsache von vielen Versendern unterschätzt. Zentrale Punkte hierbei sind die Einwilligung, Automatisierung, Segmentierung und Abmeldung. Wenn diese Punkte beachtet werden, wird das Risiko für Spambeschwerden geringgehalten.

3. Empfängerakzeptanz steigern mit Inhaltsqualität

Es ist wichtig, dass Versender den Mehrwert in ihren E-Mails regelmäßig überprüfen und sicherstellen, dass er auf die Bedürfnisse und Interessen der Empfänger zugeschnitten ist. Investieren Sie Zeit, um relevante und ansprechende Inhalte zu erstellen. Dadurch erhöhen Sie die Wahrscheinlichkeit, dass Ihre E-Mails geöffnet, gelesen und sogar weitergeleitet werden. Mailbox-Provider werten diese Aktionen als positives Signal für die Qualität Ihrer E-Mails und betrachten Sie als vertrauenswürdigen Versender und Ihre E-Mails als erwünscht.

4. Höhere Provider-Akzeptanz via Bounce-Management

Die Überwachung und Bearbeitung von Bounces wird von vielen Versendern nicht genügend beachtet, obwohl es sich dabei um ein wichtiges Thema für die E-Mail-Zustellbarkeit handelt. Eine Bounce-Nachricht ist eine automatisch generierte E-Mail, die vom Mailbox-Provider an den Absender gesendet wird, um ihn darüber zu informieren, dass die ursprüngliche E-Mail nicht zugestellt werden konnte. Es gibt zwei Arten von Bounces, die nach ihrer Ursache unterschieden werden: Soft Bounces und Hard Bounces.

5. Beschwerdemanagement

Beschwerden können immer auftreten und lassen sich auch bei Einhaltung von Qualitätsstandards nicht vollständig vermeiden. Entscheidend ist jedoch, wie Sie mit diesen Beschwerden umgehen. Beschwerden sind ein wertvolles Feedback und zeigen Ihnen, wo es Probleme gibt und wo Verbesserungsbedarf besteht.