Vertraulichkeitsbezeichnungen in Microsoft 365 jetzt auch für PDF-Dokumente
Mit Vertraulichkeitsbezeichnungen (englisch „Sensitivity Labels“) hat Microsoft eine Lösung geschaffen, um vor allem in geschäftlichen Umgebungen Dokumente zu schützen und den Zugriff zu steuern. Mit der neuen Office-Version 2208 kommt eine neue Vertraulichkeitsbezeichnung für PDF-Dateien.
Die Funktion der Vertraulichkeitsbezeichnung steht in den drei drei Office-Anwendungen Word, Excel und Powerpoint für Windows zur Verfügung. Über die Schaltfläche „Vertraulichkeit“ können Sie angeben, was mit einer Datei geschehen darf, ob man sie beispielsweise mit Personen außerhalb des eigenen Unternehmens teilen darf.
Die Funktion ist Bestandteil der Microsoft Information Protection (MIP), mit der die Anwender vertrauliche Informationen schützen und verwalten können. Sie ist allerdings nur in bestimmten Microsoft 365-Plänen enthalten, nämlich in den Enterprise-Lizenzen E3 und E5. Eine ausführliche Beschreibung der Vertraulichkeitsbezeichnungen und deren praktische Einsatzmöglichkeiten finden Sie hier.
Laut der aktuellen Microsoft-Ankündigung sind die Vertraulichkeitsbezeichnungen nun auch für PDF-Dokumente verfügbar. Voraussetzung ist, dass sie mit Word, Excel oder Powerpoint erstellt werden. Konkret heißt das, dass sie in diesen Anwendungen über die Befehle „Speichern unter“, „Exportieren“ oder „Teilen“ erzeugt wurden.
Der erste Schritt besteht dabei immer darin, dem Dokument im Editor über die Schaltfläche „Vertraulichkeit“ die gewünschte Klassifizierung zuzuweisen (siehe Bild oben). Anschließend wird es im PDF-Format gespeichert.
Damit die Klassifizierung beziehungsweise der Schutz wirksam bleibt, muss das PDF in einem geschützten, ISO-konformen PDF-Viewer geöffnet werden. Dazu gehören laut Microsoft der Adobe Acrobat Reader, Microsoft Edge, der Azure Information Protection-Viewer und der Foxit Reader.
