Erfolgreiche Online-Meetings mit Microsoft Teams – die richtige Vorbereitung ist entscheidend

Der Umgang mit den aktuellen Corona-Beschränkungen erfordert oftmals Kreativität. So ging etwa das Beispiel eines Spielzeugladens durch die Presse, bei dem die Kunden telefonisch bestellen können. Da der Laden geschlossen ist, können die Kunden die Bestellung beim Metzger gegenüber abholen.

Neben solchen logistischen Themen ist der Knackpunkt oft die individuelle Beratung des Kunden vor dem Kauf – idealerweise heutzutage per Video-Call. Der Erfolg solcher Online-Meetings hängt in erster Linie von einer guten Vorbereitung ab. Die folgenden Tipps zeigen Ihnen, wie Sie mit Microsoft Teams Ihre Online-Besprechungen optimal umsetzen.

Vorbereitungen vor der Besprechung

Gute Vorbereitung ist bei einem Online-Meeting wichtiger als bei persönliche Treffen, weil uns in der Regel Feedback-Kanäle wie Körpersprache und ähnliches fehlen oder nur eingeschränkt zur Verfügung stehen. Die folgenden Tipps helfen, den Ablauf zu optimieren und die Erfolgschancen zu steigern:

  • Machen Sie sich vorab klar, was Sie in dem Meeting erreichen wollen und was ihr Kunde oder Ihr Gesprächspartner davon hat.
  • Bereiten Sie, falls nötig, Entscheidungsalternativen vor.
  • Wichtige Fragen für die Vorbereitung sind: Ist das, was ich anbiete, für mein Kunden / Gesprächspartner relevant? Wenn nein, warum nicht? Wenn ja, wie muss ich es kommunizieren, damit mein Gegenüber das auch versteht?
  • Stellen Sie Informationen zu den am Meeting beteiligten Personen, deren Rollen und Aufgaben für alle Teilnehmer bereit.

Teilen Sie die Agenda und den Kontext rechtzeitig bevor die Leute zusammenkommen. So können die Teilnehmer schon vor dem Meeting bei Bedarf miteinander chatten und Inhalte austauschen.

Während der Besprechung: Unterstützende Funktionen

Den Beteiligten stehen während eines Teams-Meetings einige Funktionen zur Verfügung, mit denen die Aufmerksamkeit der Teilnehmer fokussiert, das Engagement vorangetrieben und die Beteiligung gefördert werden kann. Dazu gehören:

Störgeräusche können durch Unterdrückung beseitigt werden, und die Teilnehmer können ihren Video-Hintergrund verwischen oder anpassen, um ihre Privatsphäre zu wahren.

Und bedenken Sie immer folgendes: Aktives Zuhören ist wichtig, gerade in Online-Meetings. Allerdings gilt auch: Menschen wollen mitreden. Lassen Sie daher auch die anderen Teilnehmer zu Wort kommen.

Nach der Besprechung: Inhalte bleiben erhalten

Nach dem Meeting bleiben alle Inhalte der Besprechung für 30 Tage erhalten, so dass die Teilnehmer die Besprechung noch einmal durchgehen, die Diskussion fortsetzen und die Arbeit vorantreiben können. Sie können zur Besprechung zurückkehren, um den Chat, die Besprechungsnotizen, das digitale Whiteboard und die Dateien aus dem Meeting erneut aufzurufen. Nichts geht verloren.

Zusammenfassung:

Die richtige Vorbereitung entscheidet über den Erfolg einer Online-Besprechung. Dazu gehört auch, dass man die Funktionen von Microsoft Teams aus der Teilnehmerperspektive kennt. Es lohnt sich auch, die administrative Perspektive mit Security und Compliance zu berücksichtigen. Dazu finden sich weitere Informationen im Microsoft Artikel Security and Compliance in Microsoft Teams

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