Hero-Links: Microsoft bringt eine komplett neue Teilen-Funktion für SharePoint und OneDrive
Das Freigeben von Dateien in SharePoint und OneDrive stellt bis heute eine komplexe Funktion mit Tücken dar. Aus Benutzersicht wirkt das Erzeugen und Verwalten von Sharing-Links kompliziert, und aus Sicherheitsgründen ist es oft sogar verpönt. Nun will Microsoft das Freigeben mit einer komplett vereinfachten Hero-Link-Architektur von seinen alten Makeln befreien.
Mit Office 365 und SharePoint Online hat Microsoft im Lauf der Zeit das Teilen von Dateien immer einfacher gemacht. Letzter Entwicklungsschritt war der seit einigen Jahren einheitliche Freigabe-Dialog in SharePoint und OneDrive. Doch als der Weisheit letzter Schluss galt der aktuelle Status Quo nie. Denn bei den Freigabeoptionen sind zum einen viele Benutzer mit den Berechtigungseinstellungen überfordert. Und zum anderen ist es für Administratoren kompliziert, die angemessenen Rechteniveaus zu finden und die Freigaben richtlininenkonform zu überwachen.
Hero-Links vereinfachen das Freigeben drastisch
Mit den Hero Links verspricht Microsoft, das Freigeben für alle Beteiligten einfacher und sicherer zu gestalten. Sehr vereinfacht lässt sich das neue Prinzip so erklären: Jedes freigegebene Element bekommt zukünftig einen einzigen, dauerhaft gültigen Link, der sich nicht mehr ändert. Diese Links können von berechtigten Nutzern wie Administratoren zu jeder Zeit kontrolliert und die Berechtigungen angepasst oder unterbunden werden. Jegliche Art von unerwünschten Freigaben oder falschen Berechtigungsstufen sollen damit der Vergangenheit angehören.
Microsoft bezeichnet das neue System als „Secure by default“. So verfügt jeder Hero-Link bei der Erstellung zunächst ausschließlich über jene Zugriffsrechte, die für die Datei zu diesem Zeitpunkt vorhanden sind. Jede weiterer Berechtigung muss hinzugefügt werden. Zudem sorgt die gut sichtbare Kennzeichnung für Externe dafür, dass Freigaben für außerhalb der Organisation befindliche Nutzer leichter zu überwachen sind.
Copilot liefert Zusammenfassungen fürs Teilen
Auch was die Transparenz der geteilten Inhalte betrifft, wartet Microsoft mit neuen Komfortfunktionen auf. So steht im Freigabedialog der Copilot bereit, um auf Wunsch eine Zusammenfassung der betreffenden Datei zu erstellen. Wer einen Freigabelink per Mail erhält, erfährt so in der Summary sofort, um welchen Inhalt es sich handelt.
Noch ist das neue Microsoft 365 Teilen-Erlebnis mit den Hero-Links nicht fertiggestellt, als Ausrolltermin wird „das späte Jahr 2025“ genannt. Am etablierten Freigabesystem ändern die Hero Links jedenfalls nichts, es soll weiterhin funktionieren, so dass in der Übergangszeit keinen zusätzlicher Aufwand erforderlich ist.
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Wolfgang Miedl ist der Gründer und Publisher des Community-Portals SharePoint360.de. Die Themenfelder Microsoft Office, Collaboration und Digital Workplace zählen seit über 25 Jahren zu seinen Arbeitsschwerpunkten als Berater, Autor und Analyst. Er ist Mitherausgeber einiger SharePoint- und Microsoft 365-Marktstudien.
Ob das lustige Teilen innerhalb und außerhalb der Organisationen damit wirklich einfacher, übersichtlicher und nachvollziehbarer für Max Meier und Lisa Müller wird, ich weiß es nicht.
Das grundsätzliche Problem ist wohl, dass der einfache Benutzer mit der Komplexität einer Freigabefunktion überfordert ist, wie sie SharePoint und OneDrive bieten.
Zumindest stellen Hero-Links mehr Kontrollmöglichkeiten in Aussicht, die wenigstens von ambitionierteren Usern verstanden werden können. Und man muss dabei nicht immer in die Tiefen der Admin-Center abtauchen, wo sich eh die wenigsten zurechtfinden.