Marktübersicht: Microsoft Teams-Erweiterungen - Zusatzfunktionen von Intranet bis Governance

Auch wenn Microsoft Teams ständig mit neuen Funktionen erweitert, klaffen weiterhin etliche funktionale Lücken. Gleichzeitig kommen aus der wachsenden Anwenderschaft  auch neue Wünsche und Anforderungen. Sam Marshal von der britischen Clearbox Consulting hat sich am Markt umgesehen und einige interessante Teams-Erweiterungen von Drittanbietern zusammengetragen.

Teams-Defizite:

Die hier aufgelisteten Teams-Add-Ons adressieren folgende Schwachpunkte:

• Defizite bei Administration und Governance
• Mangelnde Intranet-Funktionen
• Inkonsistenzen beim Navigieren zu Informationen und Diensten
• Umständliches Wechseln zwischen mehreren Teams
• Lücken in der Administration wie bei Namenskonventionen und Vorlagen

Administration und Governance

Rencore Governance schafft einen zentralen Ort für IT-Administratoren, an dem sie sich um Governance kümmern können. Darüber hinaus werden Governance-Probleme proaktiv adressiert, bevor sie entstehen, anstatt IT-Administratoren erst dann zu informieren, wenn es zu spät ist. Die von Microsoft zertifizierte Governance-Software von Rencore kann Teams und das gesamte Microsoft-Ökosystem entrümpeln, die Abläufe in der App rationalisieren, die Produktivität steigern, die Sicherheit erhöhen und den Mitarbeitern helfen, bestmöglich zusammenzuarbeiten

Das Teams-Wildwuchs bändigen

Eine effektive Governance beseitigt Hindernisse für die Zusammenarbeit, wie z. B. Teams ohne Besitzer oder zu viele Chat-Benachrichtigungen. Sie stärkt die Sicherheitsmaßnahmen und verhindert kostspielige Datenverstöße. Vor allem aber hilft es den Mitarbeitern, das zu tun, was sie am besten können: miteinander reden. Rencore Governance kann also beides: Dashboards und Wildwuchs verhindern.

Teams als Intranet-Ersatz

Die Frage, ob man Teams auch als Intranet einsetzen kann, taucht immer öfter auf. Prinzipiell stehen einige Intranet-typischen Funktionen zur Verfügung, allerdings lässt sich die Herkunft als Chat-Tool nicht verleugnen. So hapert es beispielsweise bei den Publiziermöglichkeiten für strukturierte Inhalte.

Inzwischen gibt es eine Reihe von Drittanbieter-Produkten, die beispielsweise mit erweiterten Nachrichtenfunktionen das Gestalten, Planen und Veröffentlichen von Beiträgen ermöglichen. Auch das gleichzeitige Posten eines Beitrags auf einer SharePoint-Site und in einer Teams-Seite ist so möglich. Ein Beispiel für erweiterte Nachrichtenfunktionen ist Sparrow für Microsoft Teams. Nachrichten lassen sich hier basierend auf Attributen wie Rolle und Standort an Benutzergruppen richten.

Einfacheres Navigieren durch Teams

Einer der Nachteile von Teams ist, dass die Navigation vor allem in großen Unternehmen schnell unübersichtlich wird. Man sieht lange Listen mit Team-Namen und es muss jedes einzelne Team geöffnet werden, um bestimmte Registerkarten anzuzeigen. Hilfreich bei der schnellen Informationssuche sind aus Intranets her bekannte Mega-Menüs, wie sie beispielsweise Drittanbietern wie Beezy, ElevatePoint und IntraActive anbieten.

Zu den umfangreicheren Tools dieser Art gehört LiveTiles Everywhere (das eine aktualisierte und besser integrierte Nachfolgeversion von Wizdom PowerPanel ist). Es platziert in der linken Leiste ein Symbol, das als Intranet-Startmenü dient. Damit lassen sich Informationsseiten schneller erreichen, Meldungen anzeigen und allgemeine Dienste für Mitarbeiter zur Verfügung stellen, die sonst in einer Registerkarte eines Teams vergraben wären.

Dashboards und Team-übergreifendes Navigieren

Eine weitere wichtige Navigations-Option wäre eine generelle Übersicht über alle verfügbaren Teams, sowie jene Teams, in denen man Mitglied ist. Mit der wachsenden Zahl an Teams und Kanälen verliert man hier nämlich leicht den Überblick.

Basedrum und Kasama sind gute Beispiele für entsprechende Dashboard-Erweiterungen. Manche Tools wie Valo Teamwork gehen einen Schritt weiter und bieten eine Übersicht über die alle per Microsoft 365 angebotenen Collaboration-Tools, wie etwa Groups, Yammer, SharePoint Teamsites und Teams. Valo Teamwork lässt den Nutzer auch direkt zu bestimmten Apps springen, wie etwa einem Planner-Tab einer Gruppe. Es bietet überdies ein durchsuchbares Dashboard für alle Office 365-Collaboration-Bereiche.

Wenn die Anzahl an Teams im Unternehmen nach oben geht, wird auch das Auffinden passender Teams komplizierter. Unterstützung kommt hier mit Add-Ons wie Powell Teams, das Teams mittels Schlagwörter kategorisiert und filtert.

Das Teams-Wachstum bändigen

Was früher bei SharePoint als Website-Wildwuchs bekannt war, gibt in vergleichbarer Form auch bei Teams. Um das einzudämmen, gibt es momentan nur zwei Optionen: Entweder erlaubt man allen Benutzern das Anlegen von Teams, oder das können nur Administratoren übernehmen.

Aber auch dafür gibt es Add-Ons mit granulareren Rechte-Optionen, wie beispielweise AvePoint MyHub oder das Open-Source-Tool ExtranetUserManager. Interessant am AvePoint-Tool ist die dynamische Vergabe von Teams-Mitgliedschaften basierend auf Regeln wie Abteilung oder Standort.

Mit dem Powell Manager wiederum steht ein Werkzeug zur Verfügung, das die Beantragung eines Teams als Workflow umsetzt. Zudem kann die Namensvergabe für Teams mit Regeln eingegrenzt werden. Teams-Vorlagen lassen sich mit vordefinierten Apps, Mitgliedschaften und Kanälen vorkonfigurieren.

Fazit: Von Einzel-Tools zu Suiten

Der Markt der Teams-Erweiterungen dürfte in den nächsten Monaten einige weitere Neuerungen hervorbringen. Bisher sehen wir vorwiegend Teillösungen für verschiedene Einsatzbereich, zukünftig sind umfassendere Suiten zu erwarten. Ein solches Beispiel liefert die Vorabversion von Orchestry, das mit Vorlagen, Genehmigungsworkflows, ausgeklügelten Namensvergaben sowie einer Übersichts-Konsole für Anwender arbeitet. Und auch Microsoft nimmt sich des Themas an, bisher mit einem Vorlagen-Tool, das allerdings Programmierung erfordert.