Office 365 Business-Ratgeber (1): Wann es sich lohnt, wann es zu kompliziert wird und wie man Preise verhandelt

Microsoft betreibt derzeit einen großen Aufwand, um bestehende Firmenkunden für Office 365 zu gewinnen. Da viele Unternehmen bei der Cloud noch zögern, geht es oft nur um einen Umstieg von klassischen Lizenzmodellen wie Enterprise Agreement zu einem Mietmodell. Als Lockvogel dient dabei vor allem Office 365 ProPlus, das im Abo gegenüber dem klassischen Office-Pakets deutlich günstiger zu haben ist. Doch wer nur auf den Preis schaut, kann auch Überraschungen erleben, denn vermeintliche Office 365-Schnäppchen können in der Gesamtbetrachtung durchaus höhere Kosten zur Folge haben. Im ersten Teil unserer Office 365-Business-Serie starten wir mit der Entscheidungsfindung und Tricks bei Preisverhandlungen mit Microsoft.

1. Geld sparen mit E-Mail-Outsourcing

Die Cloud ist im Hause Microsoft beileibe nicht so neu, wie viele denken. Vor rund zehn Jahren starteten die Redmonder beispielsweise mit Hosted Exchange, um die wachsende Nachfrage nach E-Mail-Outsourcing zu bedienen. Schließlich gilt E-Mail schon länger als Commodity, und immer weniger Unternehmen wollen dafür eine kostspielige interne Infrastruktur betreiben.

Auch wenn Office 365 deutlich mehr beinhaltet als den E-Mail-Service ‚Exchange Online‘, lohnt sich ein Vergleich mit firmenintern betriebenen E-Mail-Servern. Denn beim Preis pro Mailbox liegt das Microsoft-Angebot oft deutlich darunter. Und selbst wenn E-Mail-Dienste bereits über einen externen Hoster als Cloud-Service bezogen werden, empfiehlt sich ein Preisvergleich mit Office 365. Übrigens können auch alte Verträgen mit Microsoft teurer sein als das derzeitige Office 365 – Preisvorteile von bis zu 50 Prozent sind hier erreichbar.

2. Alte SharePoint-Server updaten oder in die Cloud migrieren?

Microsoft liefert in einem Rhythmus von rund drei Jahren neue Versionen seiner Server aus. Aus Kundensicht besteht selten dringender Bedarf, wegen ein paar neuer Funktionen zügig auf eine neue Version zu migrieren. Anwenderumfragen im SharePoint-Umfeld bestätigen das, hier ist die Version 2010 immer noch sehr dominant vertreten, und auch SharePoint 2007 spielt noch eine Rolle.

Spätestens wenn Microsoft jedoch die Versorgung mit Sicherheitsupdates einstellt, ist es an der Zeit, sich mit der Migration auf die nächste oder die gerade aktuelle Version zu befassen. Da solche Updates üblicherweise einige Kosten verursachen, setzen sich viele Kunden bei dieser Gelegenheit mit einem Umstieg auf Office 365 auseinander. Zu den Hauptvorteilen zählt, dass man damit die aktuellsten Versionen der Microsoft Serverpalette umsteigt – und ab diesem Zeitpunkt immer auf den neuesten Stand bleibt.

3. Kleingedrucktes: Vertragliche Tücken bei Office 365 Business

Für Microsoft ist Office 365 Business ein beliebter Hebel, um Unternehmen von der Office-Lizenz zu einem günstigeren Cloud-Abo zu bewegen. Auf den ersten Blick ändert sich für die Kunden nichts, sie beziehen weiterhin die bekannte Office-Suite, nur der Vertrag ist anders gestaltet. Doch die Umstellung hat durchaus einige einschneidende Konsequenzen, wie beim Beispiel des aktuellen ‘Enterprise Agreement’ (ab 250 PCs) deutlich wird.

Office 365 ist hier als flexible, nicht verpflichtende Zusatzoption enthalten, die Kunden haben die Freiheit, über einen bestimmten Zeitraum Teile ihrer Benutzer auf Office 365 zu migrieren, den Rest aber weiterhin bei den klassischen Lizenzen zu belassen. Was dabei oft übersehen wird, ist, dass sich mit dem Umzug die vertraglichen Rahmenbedingungen ändern. Deshalb gilt es, diese genau zu beachten – besser vor, als nach der Unterzeichnung.

4. „Office 365 macht die Lizenzierung einfacher.“ – Von wegen…

Microsofts Lizenzmodell ist berüchtigt, nicht umsonst tummeln sich Heerschaaren von Lizenzberatern in den Anwenderunternehmen. Tatsächlich birgt das Thema etliche Tücken, indem beispielsweise bei diagnostizierter Unterlizensierung hohe Nachzahlungen zu leisten sind. Oder aber die Kunden bezahlen im entgegengesetzten Fall schlicht zu viel Geld für die eingesetzte Software. Berichten zufolge soll Microsoft in jüngster Zeit den Druck auf die Kunden verstärken und deutlich mehr Lizenzierungsaudits mit strengeren Prüfungen durchführen. Als Ausweg aus dem Lizenzierungs-Chaos preist Microsoft Office 365 an. Statt komlizierter Verträge zahlt man nur noch einen Preis pro Mitarbeiter pro Monat, was vor allem den Einkauf als transparentere Form der IT-Beschaffung gefallen wird.

Doch die Realität sieht anders aus, anstelle von mehr Einfachheit droht vielen Kunden noch mehr Komplexität. Hauptgrund dafür ist Microsofts Versprechen, aus jeder denkbaren Lizenz-Konstellation in irgendeiner Form auf Office 365 migrieren zu können. Das Ergebnis ist oft, dass sich Kunden weiterhin mit der bisherigen Lizenzkomplexität herumschlagen müssen, und oben drauf noch die neuen Konditionen der Office 365 Verträge dazukommen.

Für IT-Entscheider, die sich nur an ein paar Tagen im Jahr mit Lizenzierungsfragen beschäftigen, bleibt es also weiterhin kompliziert. Sie dürften ohne externe Hilfe nicht in der Lage sein, zu verstehen, was sie zu entscheiden haben. Dennoch ist anzumerken, dass der Wechsel zu einer reinen Office 365-Umgebung die Chance bietet, dem Lizenzwirrwarr zu entkommen und ein für alle Mal die gesamte Software im Unternehmen „compliant“ zu halten.

5. Mit Microsoft richtig verhandeln und Rabatte realistisch bewerten

Die Komplexität des Microsoft-Angebots macht natürlich auch Preisverhandlungen schwierig. Wenn der Verkäufer beispielsweise 30 Prozent Rabatt auf ein bestimmtes Office 365-Paket anbietet, klingt das zunächst nach einem Schnäppchen. Allerdings nur, wenn der Kunde im Bilde darüber ist,

• ob er das angebotene Paket auch wirklich benötigt;
• und was genau er dafür erhält.

Falls herauskommt, dass man bereits für den halben Preis ein Paket bekäme, das die tatsächlichen Bedürfnisse abdeckt, dann würde sich ein vermeintliches Schnäppchen schnell als viel zu teure Lösung entpuppen.

Doch mit dem ein oder anderen Verhandlungstrick schlägt man hier unter umständen bessere Konditionen raus. Das entscheidende Stichwort heißt „Geschäftsjahresende“, welches bei Microsoft jedes Jahr Ende Juni ansteht. In diesem Zeitraum steht der Vertrieb erfahrungsgemäß unter Druck, noch schnell vorgegebene Umsatzziele zu erreichen. Für die Kunden bedeutet das, dass sie in dieser Phase sehr gute Chancen haben, Rabatte herauszuschlagen.

6. Download: Entscheidungshilfe für Office 365

Die Frage, ob sich am Ende ein Umstieg auf Office 365 lohnt, hängt von einer Reihe von Faktoren ab. Die Utilitas GmbH hat eigens dafür eine Entscheidungsvorlage entwickelt, um Firmen bei der individuellen Bewertung eines Office 365-Einsatzes zu helfen. Damit lässt sich ermitteln, ob Office 365 eine Alternative oder auch eine Ergänzung ist zu lokalen Microsoft Server Lösungen darstellt. Das dabei angewandte Verfahren lässt sich an folgendem Beispiel durchexerzieren:

Die Firma Mustermann hat 2000 Benutzer, verfügt über Office 2010, Active Directory, Exchange Server 2010, SharePoint Server 2010, eine Zentrale und drei weitere Standorte sowie ein laufendes Enterprise Agreement mit Microsoft. Der Kostenvergleich über vier Jahre hinweg ergibt hier eine mögliche Einsparung von 507.000 Euro. Neben der reinen Kostenbetrachtung liefert die Entscheidungshilfe auch noch Informationen über die technischen Anforderungen des Projekts sowie die Machbarkeit, was bei Systemmigrationen in diesem Umfang immer genau untersucht werden sollte.

Die ausführliche Office 365 Entscheidungsvorlage wird als Dienstleistung angeboten, ein kostenloses Beispiel dafür kann hier heruntergeladen werden: http://www.utilitas.net/office_365_entscheidungsvorlage.html