So verknüpfen Sie Teams-Kanäle mit bestehenden SharePoint-Ordnern

Immer wenn Sie einen Standard-Kanal in Teams erzeugen, wird in der zugehörigen SharePoint-Site ein gleichnamiger Ordner erstellt. Umgekehrt jedoch lassen sich bestehende SharePoint-Ordner nicht einfach mit Teams-Kanälen verbinden. Welches asynchrone Ordnerverhalten es zwischen Teams und SharePoint gibt, und wie Sie eine Verknüpfung von SharePoint zu Teams-Kanalordnern herstellen, erfahren Sie hier.

Teams bietet drei Arten von Kanälen an, Standard, Freigegeben und Privat. Beim Standard-Kanälen finden Sie in der zugehörigen SharePoint-Site immer einen korrespondierenden Ordner mit identischem Namen. Somit spiegelt sich die Kanalstruktur eines jeden Teams in der Dokumentbibliothek der darunterliegenden SharePoint-Site wieder.

Asymmetrisches Ordner-Verhalten zwischen Teams und SharePoint

Allerdings funktioniert dieser Mechanismus nur in eine Richtung. Ordner, die Sie in der SharePoint-Bibliothek erzeugen, erscheinen nicht im Kanalbereich des Teams. Dieses unidirektionale Verhalten führt zur bekannten Diskrepanz in den SharePoint-Bibliotheken der Teams-Kanäle. Während die SharePoint-Sicht alle Kanal-bezogenen Ordner aus Teams enthält, plus die in SharePoint erzeugten (Punkt 1 im Bild), weist die Teams-Sicht immer nur die im Team erzeugten Kanal-Ordner auf.

Aufgrund dieses nicht synchronen Verhaltens benötigen Teams-verknüpfte SharePoint-Bibliotheken auch den doppelten Ansichtsmodus. Zu sehen ist das im obigen Bild mit der doppelten Explorer-Ansicht der Dokumente, die sich aus In Kanälen (Punkt 2) und In der Websitebibliothek zusammensetzt. Diese Zweiteilung ein und derselben Bibliothek dürfte viele Nutzer verwirren, ist aber der beschriebenen nicht-synchronen Ordnermechanik geschuldet.

Auch in die andere Richtung, von Teams nach SharePoint, gibt es ein asymmetrisches Verhalten. Wenn Sie Kanäle vom Typ Freigegeben oder Privat erzeugen, finden Sie in der üblichen SharePoint-Bibliothek keinen entsprechenden Ordner. Ein Beispiel dafür ist im Bild oben Freigegebener Kanal auf Teams-Seite (Punkt 3).

Der spezielle Hintergrund hier ist, dass zwar auch für diese Kanäle SharePoint Ordner erzeugt werden, diese sich aber in einem nicht-öffentlichen Bereich befinden. Deren Inhalte sollen nicht über die Standard-Teams-Site allen Teams-Mitgliedern zugänglich gemacht werden.

Tipp: Teams-Kanäle und bestehende SharePoint-Ordner verbinden

Nun aber zum eigentlichen Punkt: Wie können Sie einen in SharePoint erzeugten Ordner „in die anderen Richtung“ mit Teams verbinden?

Um das zu erreichen, bedient man sich eines Tricks: Sie erstellen einfach einen Teams-Kanal, der den selben Namen erhält wie der bestehende SharePoint-Ordner.

Wichtig ist dabei, dass Sie beim Erstellen des Teams-Kanals den identischen Namen verwenden wie der SharePoint-Ordner. Zudem muss es der Kanaltyp Standard sein.

Nachdem Sie auf diese Weise den Kanal erzeugt haben, verbindet er sich mit dem namensgleichen Ordner in der SharePoint-Kanalbibliothek. Danach erscheint nun auch in der Ordnerliste In Kanälen unser neuer Kanal-Ordner „Kanal mit SharePoint“.

Um sicherzugehen, dass der Kanal mit dem Namen des SharePoint-Ordners auch seine Dokumente exakt dort ablegt, können sie die Verbindung noch im Dateien-Bereich des Teams-Kanals überprüfen. Dieser muss den identischen Inhalt des SharePoint-Kanals anzeigen – so wie hier im Bild.