Geteilte Teams Kanäle (Shared Channels): So richten Sie die Zusammenarbeit mit externen Nutzern ein

Mit den Teams Shared Channels (geteilte Kanäle) hat Microsoft eine Teams-Funktion eingeführt, die die Zusammenarbeit mit Personen aus externen Organisationen vereinfacht. Damit entfällt unter anderem ein ständiges Wechseln zwischen Microsoft 365-Mandanten.

Mit Shared Channels (Team Connect) steht in Teams ein dritter Kanaltyp neben Standard und Privat zur Verfügung. Shared Channels ermöglichen gemeinsames Arbeiten und Kommunizieren mit externen Kollegen, Partnern oder Kunden, ohne dass die Benutzer den Tenant wechseln müssen. Die Technische Basis dafür stellt Entra External ID B2B Direct Connect bereit.

Herausforderungen bei Mandaten-übergreifender Arbeit

Teams wird inzwischen praktisch überall für Kommunikation und Datenaustausch eingesetzt. Sobald dabei die Notwendigkeit entsteht, in mehr als einer Teams-Organisation zu arbeiten, verlieren Sie schnell den Überblick:

• Sie erhalten keine Benachrichtigungen, die aus einem externen Tenant gesendet werden.
• Benachrichtigungen kommen meist zeitversetzt an.
• Den kompletten Chat können Sie nur sehen, wenn Sie zum entsprechenden Mandanten wechseln.

Das bieten die unterschiedlichen Kanaltypen:

In dieser Tabelle sind die wichtigsten Merkmale der Kanaltypen Standard, Privat und Shared/Geteilt gegenübergestellt:

Funktion	Standard	Privat	Geteilt/Shared
Personen von außerhalb des Teams hinzufügen	❌	❌	✔
Kanal mit anderen Teams teilen	❌	❌	✔
Teilnahme externer Gäste	✔	✔	❌
Gruppenräume einrichten	✔	❌	❌
Kanal mit eigener SharePoint-Webseite	❌	✔	✔
Stichwortsuche	✔	❌	❌
Planen von Besprechungen	✔	❌	✔

So konfigurieren Sie die Teams Shared Channels

Um die Geteilten Kanäle einsetzen zu können, müssen auf Administrationsseite bei den betreffenden Mandanten (Tenants) die Teams Richtlinien (Policies) konfiguriert werden.

Wenn es um das Anlegen eines neuen Kanals im Teams-Client geht, dann sieht die entsprechende Auswahloption für den Typ Shared/Geteilt so aus:

Entra ID-Funktion ist Voraussetzung für externen-Zugriff

Zunächst einmal ist dabei festzuhalten, dass ein Shared Channel auf der Entra ID-Funktion (Azure-Active-Directory) B2B Direct Connect basiert. Diese Azure-AD-Funktion bildet die Grundlage, um mit externen Benutzern zusammenzuarbeiten, ohne dass diese im Azure-AD als B2B-Gast hinzugefügt werden müssen.

Um Shared Channels zwischen Microsoft 365-Mandanten zu nutzen, müssen beide Seiten B2B Direct Connect-Richtlinien konfigurieren. In der Standardeinstellung sind diese deaktiviert. Administratoren können den Zugriff für externe Benutzer granular einstellen, indem sie ihn auf Einzel-, Gruppen- oder Mandantenebene gewähren, einschränken oder entziehen.

Eine Websitesammlung pro Shared Channel

Für jeden Shared Channel wird übrigens vergleichbar mit den Private Channels eine eigene SharePoint Site-Collection erstellt.  Somit wirken sich bedingte Zugriffsrichtlinien (Conditional Access Policies) für SharePoint auch auf Shared Channels aus, inklusive der gemeinsamen Bearbeitung von Dokumenten in diesen Kanälen.

Weitere Informationen:

Mehr Details zu Cross-tenant access settings finden Sie hier (auf englisch): Cross-tenant access settings in Azure AD