Vergleich Power Platform und Nintex: Microsoft Power Automate und Nintex Workflow (Teil 2)
Im Zweiten Teil unseres Microsoft-Nintex-Vergleichs geht es um das Duo Power Automate und Nintex Workflow. Bei diesen beiden Anwendungen geht es um das Automatisieren, und zwar von einfachen Aufgaben am Büroarbeitsplatz bis zu zum Automatisieren von Prozessabläufen.
Von Dr. Julian Bahrs*
Das sind die Gemeinsamkeiten der beiden Tools:
- Power Automate und Nintex Workflow sind Browser-basierende Umgebungen. Bei Power Automate gib es inzwischen auch eine Desktop-Version.
- Beide können verschiedene externe Datenquellen nutzen
- Sie werden typischerweise durch Trigger ausgelöst, das kann zum Beispiel ein Zeitplan sein („jeden Donnerstag“) oder ein Event („Erstellung eines Elements“).
Unterschiede zwischen Power Automate und Nintex Workflow
- Cloud vs. Hybrid: Analog zu den PowerApps ist Power Automate nur über die Microsoft-Cloud verfügbar. Nintex hingegen bietet hingegen auch bei Workflow Flexibilität, es lässt sich sowohl in der Cloud wie auch in On-Premises-Umgebungen einsetzen.
- Rückwärts-Lauf – Nintex: Die Nintex-Anwendung bietet auch State Machine Workflows. Dadurch sind Abläufe auch rückwärts umsetzbar, während das Microsoft-Tool lediglich sequenzielle Abläufe ermöglicht.
- Speicherung: Bei Microsoft werden Genehmigungs-Workflows im Common Data Service (CDS) gespeichert, der neuerdings Dataverse heißt. Nintex Workflow legt diese Daten entweder in SharePoint oder in der Cloud ab.
- Zeitlich unbegrenzt – Nintex: Bei Workflow gilbt für Abläufe eine unbegrenzte Laufzeit. Anders bei der Microsoft-Suite, wo Prozesse nach 30 Tagen abgeschlossen sein müssen. Ergibt sich hier eine längere Laufzeit, dann gehen die dazugehörigen Aufgaben verloren.
- Trigger ‚Löschen‘ – Power Automate: Bei Microsoft kann ein Flow auch durch das Löschen eines Elements ausgelöst werden. Ein solcher Trigger ist bei Nintex Workflow nicht vorhanden.
- Impersonation – Nintex: Bei Workflow lassen sich Aufgaben in einen Flow im Namen eines anderen Benutzers ausführen, bei der Microsoft-Applikation fehlt diese Option.
- Konnektoren: Für beide Tools stehen zahlreiche Konnektoren zur Anbindung an externe Systeme zur Verfügung. In Power Automate sind viele davon jedoch nur in der Premium Version verfügbar, während in Nintex Workflow alle erhältlichen Konnektoren in der Lizenz enthalten sind.
- Vorlagen: Hier punktet Microsoft mit einer umfangreichen Auswahl an Vorlagen für alle denkbaren alltäglichen Anwendungsfälle.
Praxisbeispiel: Power Automate und Nintex Workflow im Einsatz
Um die Möglichkeiten und Grenzen beider Tools zu illustrieren, nehmen wir als Beispiel einen Bestellvorgang. Hierbei ist bei jeder Bestellung, die über 1000 Euro liegt, eine Genehmigung erforderlich.
I. Bestellvorgang mit Microsoft Power Automate
Beim Start in Power Automate fällt auf, dass es rund und intuitiv aussieht. Mit dem Klick auf die kleinen Knotenpunkte (+) werden neue Aktionen hinzugefügt. Bei „Vorgang auswählen“ öffnet sich die ganze Fülle von Funktionen und Konnektoren.
Zwar sind manche davon nur mit Premium-Lizenz verfügbar, dennoch ist die Auswahl immens. Für unser Beispiel wählen wir „Bedingung“ aus und geben die entsprechende Kondition ein. Die Genehmigung findet innerhalb der Office-365-Welt, im Dataverse, statt. Eine E-Mail wird an den gesendet, der diese erteilt oder ablehnt.
Trotz des einfach gehaltenen sequenziellen Ablaufs lassen sich damit komplexe Anwendungen erstellen, die sich aus verschiedenen Flows zusammensetzen und dabei ineinandergreifen.
Auch die Integration eines Bestellvorgangs in Microsoft Teams erweist sich als vorteilhaft. Der Flow wird dann durch die App getriggert. Die Nachricht an den Genehmigungs-Ersteller erscheint unter „Aktivität“ als Meldung. Allerdings sehen die Genehmigungsabfragen etwas wirr aus, aktuell lassen sie sich noch nicht ansehnlich formatieren.
II. Bestellvorgang mit Nintex Workflow
Auf den erste Blick wirkt Nintex Workflow etwas altbacken. Jedoch erweist es sich trotz der unspektakulären Oberfläche immer noch als das Tool der Wahl. Damit lassen sich auch komplexe Flows erstellen, für die eine Reihe von mächtigen Funktionen zur Verfügung stehen.
Wie schon bei den Nintex Forms kann man hier per Drag & Drop die gewünschten Elemente einfügen. In unserem Bestellvorgang-Beispiel weisen wir eine Aufgabe zu. Diese Aktion wirkt zunächst etwas einschüchternd, jedoch geht es hier lediglich darum, Felder auszufüllen. Der Erteiler erhält eine Nachricht, außerdem werden die Beteiligten bei Genehmigung oder Ablehnung benachrichtigt. Die Plattform darüber hinaus viele Aktionen und Konnektoren, beispielsweise zu Yammer oder Twitter.
Fazit: Zwei mächtig Automatisierungs-Plattformen
In der Gesamtbetrachtung wirkt Microsoft Power Automate intuitiver und runder , als Nintex Workflow, aber auch PowerApps. Bei den Nintex Tools verhält es sich hingegen genau andersherum. Während Nintex Workflow klobiger und komplexer erscheint, kommt Nintex Forms sympathischer und bedienungsfreundlicher daher.
Sowohl die Microsoft Power Platform wie die Nintex Prozessplattform sind leistungsstarke Anwendungen. Beide bieten bemerkenswerte Möglichkeiten, um Apps, Formulare und Flows zu erstellen. Letztlich hängt es vom jeweiligen Einsatzzweck, den Lizenzen und auch den Vorlieben der Benutzer ab, für welches Tool man sich entscheidet.
(Hier geht’s zum ersten Teil des Vergleichs.)
*Dr. Julian Bahrs ist Managing Director bei der IPI GmbH und Kopf der strategischen Beratung