5 Tipps, wie Sie ein angestaubtes Intranet wieder glänzen lassen

In vielen Organisationen dümpelt das Intranet vor sich hin. Geringe Zugriffszahlen, veraltetes Desktop-Design und schleppende Inhaltsproduktion zählen zu den typischen Bremsen. Wie Sie Ihr Intranet modernisieren, und so die gesamte Belegschaft wieder besser mit internen News und Inhalten erreichen, erfahren Sie in diesem Beitrag.

Die Idee des Intranet ist so alt wie des Web – und bis heute überzeugend: Jede Organisation benötigt eine zentrales Portal,  das den Mitarbeitern beim Informationsaustausch hilft, die Zusammenarbeit fördert und Zugang zu wichtigen Ressourcen und Dokumenten schafft.  

Doch leider sieht die Realität in vielen Organisationen ganz anders aus. Viele Intranets liegen brach oder werden nur geöffnet, um Zugang zu Drittsystemen zu erhalten. Laut einer Studie von Simpplr aus dem Jahr 2020 nutzen in kleineren Unternehmen nur etwa 40 Prozent der Mitarbeiter das Intranet regelmäßig, während 60 Prozent nur selten oder gar nicht reinschauen.

Ursachensuche: Woran hakts in aktuellen Intranets

Begibt man sich auf die Ursachensuche, findet man einige typische Hemmnisse, die den Intranet-Erfolg bremsen. Als größte Hürde gilt der „Information Overload“.

Information Overload: Mitarbeiter fühlen sich erschlagen von der Menge an Informationen, die tagtäglich über verschiedenste Kanäle auf sie einprasseln. Wie Deloitte herausfand, fällt es 44 Prozent der Mitarbeiter schwer, die wirklich relevanten Informationen in der Flut der Inhalte zu finden.

Mangelhafte Usability: Ein weiterer Hemmschuh ist die mangelnde Benutzerfreundlichkeit vieler Intranets, sagt die Nielsen Norman Group. Aufgrund oft mangelhafter Usability haben Mitarbeiter Schwierigkeiten beim Navigieren durch komplexe Menüstrukturen und finden nicht, was sie suchen.

Fehlende Integration: Auch mit der Integration des Intranets in den Arbeitsalltag haben viele Unternehmen zu kämpfen. Nur wenige Mitarbeiter greifen in einer Regelmäßigkeit auf das Intranet zu, wie es das Management gerne hätte. Oft fehlt schlicht die Einbindung in die täglichen Arbeitsabläufe und die Anbindung an gewohnte Werkzeuge.

Schwache Mobil-Unterstützung: Nicht zu übersehen ist auch die schwache Unterstützung von mobilen Szenarien. Das betrifft viele Arbeitsplätze wie Frontline-Worker, Service, Produktion oder auch den Außendienst. Wenn Intranets nicht auf mobile Nutzung optimiert sind, schränkt das den Zugang für Mitarbeiter ohne einen festen Büroarbeitsplatz natürlich erheblich ein, wie unter anderem eine Untersuchung von Unily 2023 belegt.

5 Tipps, wie Sie Ihr Intranet modernisieren

Welche Ansätze bieten sich nun an, um die beschriebenen Defizite zu beheben und das verstaubte Intranet wieder attraktiver und zugänglicher zu machen?

1. Versuchen Sie alle Mitarbeiter zu erreichen

Ein modernes Intranet sollte den Anspruch verfolgen, alle Mitarbeiter unabhängig von ihrer Position oder ihrem Standort zu erreichen, und ihnen Zugang zu wichtigen Informationen zu ermöglichen. Das betrifft auch Mitarbeiter in der Produktion, die Stand heute oft technisch schlecht angebunden und schwer erreichbar sind.

Falls bestehende technische Hürden nicht einfach zu beseitigen sind, empfehlen sich Übergangslösungen oder sogar analoge Kommunikationsmedien als vorübergehender Ersatz.

2. Messen Sie Zugriffe und definieren Sie KPIs

Ein zeitgemäßes Intranet sollte mit Analytics gemessen und an Kennzahlen orientiert sein. So können Sie Erfolg definieren und Informationen gewinnen, wie klickstarker Content zu produzieren ist.

Falls Ihr Intranet noch keine exakten Messmöglichkeiten bietet, starten Sie mit Performancemessungen bei den Klickzahlen. Daraus lassen sich Auswertung für den Content erstellen. Sind keine technische Messmöglichkeiten gegeben, dann können Sie alternativ auch mit qualitativen Feedbacks arbeiten. Kommen Sie mit den Menschen in Ihrer Organisation ins Gespräch und fragen Sie, was sie gerne lesen und was nicht.

3. Fördern Sie interaktive Funktionen wie Kommentare und Likes

Moderne Intranet-Plattformen bieten interaktive Funktionen wie Kommentare, Bewertungen oder Newsfeeds. Sollten es in Ihrem Intranet nicht möglich sein, Beiträge zu kommentieren oder zu liken, versuchen Sie doch mal, gemeinsam mit Kollegen aus unterschiedlichen Bereichen gemeinsam Beiträge zu erarbeiten.

So kommunizieren Sie aus der Mitte der Organisation heraus und schaffen Nähe über andere Wege. Vielleicht finden Sie weitere alternative Wege, um Menschen in Ihrer Organisation in Gruppen zusammenzubringen.

4. Unterstützen Sie mit dem Intranet eine positive Unternehmenskultur

Das Intranet sollte die Unternehmenskultur widerspiegeln und zur Stärkung des Gemeinschaftsgefühls beitragen. Sie erreichen das, indem Sie Unternehmenswerte, Erfolge und Initiativen transparent kommunizieren und Raum für Diskussionen und Feedback bieten. Eine solche Umgebung unterstützt das Engagement in der Organisation und stärkt die Identifikation mit dem Unternehmen.

Auch hier gilt: Beiträge, die in gemeinsamer Erarbeitung geschaffen wurden, stoßen bei den meisten Konsumenten auf größeres Interesse.

5. Beachten Sie bei Inhalten Relevanz und Zielgruppeninteressen 

Die Inhalte im Intranet sollten auf die Bedürfnisse und Interessen der jeweiligen Zielgruppen zugeschnitten sein. Stellen Sie sich bei der Themenfindung folgende Fragen:

• Was müssen die Kollegen unbedingt wissen?
• Was sollten sie lesen?
• Was können Sie bei Bedarf konsumieren?

Achten Sie dabei stets auf Relevanz und versuchen Sie, Information Overload zu vermeiden. Mitarbeiter sollten nur das ausgespielt bekommen, was für sie relevant ist. Idealerweise lassen sich hier Filter oder Wahlmöglichkeiten einsetzen, zum Beispiel mit Hilfe von Algorithmen, Tags oder Abo-Funktionen.

Falls entsprechende technische Möglichkeiten fehlen, lohnt es sich, über eine Restrukturierung der Inhalte nachzudenken: Weniger Abbilden der Organisationstruktur („HR Abteilung stellt sich vor…“, vermehrtes Abbilden der Servicethemen entlang der Arbeitsprozesse (etwa „Onboarding Infos“).

Fazit: Optimiertes Intranet ist Rückgrat der Kommunikation

Ein modernes Intranet kann das Rückgrat der internen Kommunikation und Zusammenarbeit sein, wenn es richtig umgesetzt wird. Die Herausforderungen sind vielfältig, von Informationsüberflutung über schlechte Usability bis hin zur mangelnden Integration in den Arbeitsalltag.

Durch gezielte Maßnahmen, die auf die Bedürfnisse der Mitarbeiter eingehen, kann bereits das bei Ihnen heute eingesetzte Intranet zu einem wertvollen Werkzeug werden, das die Unternehmenskultur stärkt, den Austausch fördert und die Effizienz steigert. Beginnen Sie mit diesen fünf Startertipps, um Ihr Intranet zu einem unverzichtbaren Bestandteil Ihrer Organisation zu machen.