Was bringt Sharepoint (2013) für Social Business? Experton-Analyst zu Features und Vergleich mit IBM Connections
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Social Networking kommt auch als Thema für Unternehmen immer mehr in Fahrt. Für die einen ist es die nächste Evolutionsstufe von ECM und Collaboration, für die anderen ein notwendiger Ansatz zu moderner Kunden- und Partnerinteraktion sowie Katalysator für einen organisatorischen Wandel. Welche Bedeutung das Thema im Markt hat, welche Rolle Microsoft dabei mit Sharepoint spielt und wie sich Sharepoint gegenüber IBM Connections schlägt – diese Fragen hat Axel Oppermann, freier IT-Marktanalyst und Senior Advisor bei der Experton Group, in einem kleinen Whitepaper erörtert. Im folgenden fasse ich seine wichtigsten Gedankengänge zusammen.
Oppermann erläutert zunächst die Bedeutung von Social Business (oder auch Social Business Collaboration) für Unternehmen. Es gibt einen steigenden Bedarf, um die Zusammenarbeit von Teams zu verbessern, die Produktivität zu steigern und die Kunden- und Partnerinterkation im Arbeitsalltag zu etablieren. Daraus formuliert er die zentralen Anforderungen für Social-Collaboration-Software wie folgt: Sie muss für Mitarbeiter so einfach bedienbar sein wie Facebook und Twitter, aber auch so zuverlässig und sicher wie echte Business-Software. Und genau hier liegt das Problem, weil nämlich nur wenige Software- und Serviceangebote die hohen Standards der IT-Abteilungen erfüllen, zudem decken viele Anbieter nur Teilaspekte ab. Allerdings existiert bis heute auch kein Produkt, das alle Kundenbedürfnisse bei Office-Produktivität und Social-Business-Funktionen komplett erfüllen kann.
Die Social-Defizite von Sharepoint und die Lösung mittels Add-Ons
Am Beispiel Sharepoint zeigt Oppermann die aktuellen Defizite auf: Sharepoint ist von seinen Fähigkeiten her weder eine Enterprise-2.0-Lösung noch eine umfassende Software für Social Business. Dass Sharepoint dennoch eine ideale Basis darstellt, liegt daran, dass es so gut wie überall im Einsatz ist. Allerdings bekommen Anwender und IT-Abteilung erst in Verbindung Drittanbieterlösungen das, was sie benötigen. Zu nennen sind Anbieter wie Attini (Attini Social Suite), Spenta (Beezy Corporate Social Networking) oder Newsgator (Newsgator Social Sites). Noch müssen diese Produkte aber ihre Zuverlässigkeit und Sicherheit im Vergleich zu echter Business-Software erst beweisen. Mögliche Probleme beim Einsatz solcher Sharepoint-Erweiterungen lauern bei Lizenzierung (unterschiedliche Modelle von per-User bis hin zu Anzahl Foren/Blogs beziehungsweise Seiten pro SiteCollection), Integration (zum Beispiel User Interface nicht anpassbar), bis hin zur Usability (kein Single Sign On). Auch der Umfang an Social-Business-Funktionen ist oftmals limitiert, so dass für große Unternehmen und Konzerne nur die großen und etablierten Anbieter eine Perspektiven bieten.
Verbindung von Sharepoint mit IBM Connections
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Aufgrund der derzeitigen Defizite von Microsoft in Sachen Social-Business-Funtionen koppeln viele Kunden Sharepoint (2010) mit Plattformen von Drittanbietern, zum Beispiel mit IBM Connections. Für diesen Weg haben sich beispielsweise Bayer und Continental entschieden. IBM hält der Analyst derzeit für den Taktgeber im Markt für Social Software, da deren Plattform derzeit eine einzigartige Kombination von Social-Networking-Funktionen mit Analysekomponenten bietet, die die Mitarbeiter und Kunden im Dialog interaktiv unterstützen.
Die Social-Defizite von Sharepoint…
Der Vorteil von IBM Connections gegenüber Sharepoint zeigt sich anhand von typischen Social-Funktionen wie dem Taggen und Teilen von Dokumenten. Während bei Sharepoint das Dokument an sich im Vordergrund steht, unterstützt Connections das Teilen und Aufbauen von Wissen stärker. Wenn man etwa in einem virtuellen Sharepoint-Team-Raum ein geteiltes Dokument speichert, entstehen bei der “sozialen” Interaktion diverse Metainformationen wie etwa Kommentare oder Sternbewertungen – doch werden diese nicht mit dem Dokument verbunden. Sobald ein solche Dokument heruntergeladen oder versendet wird, stehen die Metainformationen nicht mehr zur Verfügung. Der Grund dafür liegt darin, dass Sharepoint beim Teilen Dateikopien erstellt, während die Social-Metainformationen separat auf dem Server bleiben.
…und die Vorzüge von Connections
Connections hingegen erfasst die mit dem Dokument entstandenen Kommentare und andere Metainformationen und verbindet sie mit dem Dokument, so dass diese dauerhaft verfügbar und nachvollziehbar sind. Darüber hinaus ist die Verlinkung von Dokumenten mit Blogs und Aktivitäten möglich. Connections erlaubt das Tracken beim Sharing, so dass nachvollziehbar wird, wann und wie eine Datei genutzt wird. Auch eine Übersicht über alle Dateien, die der Anwender mit anderen nutzt, ist ein Alleinstellungsmerkmal von Connections.
Oppermanns Fazit ist, dass Social Business kein Hype, sondern ein nachhaltiger Trend ist, mit dem sich Unternehmen über kurz oder lang auseinandersetzten müssen. Sharepoint in Verbindung mit Social-Erweiterungen kann dabei eine sinnvolle Strategie sein.
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