25 Jahre SharePoint: Microsoft feiert mit umfangreichen Neuerungen bei KI und UX

SharePoint wurde am 2. März vor 25 Jahren erstmalig öffentlich vorgestellt. Microsoft nimmt nun den Jahrestag zum Anlass, um den ersten umfangreicheren Refresh seit 2016 zu präsentieren. In einer Online-Konferenz gab Jeff Teper eine Reihe von Neuerungen bekannt. Dabei handelt es sich im Wesentlichen um erweiterte KI-Funktionen sowie eine runderneuerte Arbeitsoberfläche.

‚AI in SharePoint‘ – noch mehr KI-Funktionen

Im vergangenen Jahr bereits führte Microsoft den SharePoint Wissensagent ein, um KI-Funktionen für Dokumentenmanagement auf Site-Ebene bereitzustellen. Dieses Konzept findet mit „AI in SharePoint“ eine Erweiterung, wie der ausführliche Microsoft-Blogbeitrag erläutert.

Die KI-Funktionen stehen nun Site-übergreifend zur Verfügung. Jeder Nutzer bekommt sie in Form einer schwebenden Schaltfläche im rechten unteren Bereich jeder Seite angezeigt. Bei Klick öffnet sich hier ein Kontextmenü mit Optionen wie Zusammenfassen, neue Seite erstellen oder Agents anzeigen.

Laut Microsoft bekommen alle jene die neue ‚AI in SharePoint‘-Preview automatisch freigeschaltet, die sich bereits für den Wissensaagent angemeldet haben. Für alle anderen findet sich eine Opt-in-Anleitung auf dieser Seite.

Mit den SharePoint Skills, die demnächst in einer Vorschauversion kommen, können Organisationen die KI mit ihren eigenen Standards, ihrer Terminologie und ihrer Geschäftslogik modifizieren. Als Modell kommt vom Start weg Anthropic Claude zum Einsatz, parallel zu OpenAI. Microsoft unterstreicht damit seine Sprachmodell-agnostische Strategie.

Die neue Experience: Entdecken, Veröffentlichen, Build

Mit einer modernisierten Oberfläche („User Experience“) erhält SharePoint auch einige neue optische und funktionale Impulse. Microsoft verfolgt her klar erkennbar das Ziel, den bis heute teilweise als sperrig empfundenen SharePoint als intuitives Intranet-Werkzeug zu präsentieren.

Die Bedienlogik wurde zu diesem Zweck auf drei zentrale Funktionsbereiche reduziert, nämlich auf Entdecken (Discover), Veröffentlichen (Publish) und Build.

• Entdecken ersetzt die alte SharePoint Startseite mit einem personalisierten Portal, das dem Nutzer die relevantesten Seiten, Dateien und Aktivitäten anzeigt.
• Veröffentlichen fasst die verschiedenen, verteilten Funktionen von Inhaltserstellung bis Verteil-Workflows zusammen. Hier fließt nun auch Viva Amplify mit ein. Über diese Bündelung sind gestaffelte Veröffentlichungsabläufe realisierbar, die etwa einen SharePoint-Post verteilen können über E-Mail, Viva Engage und Teams.
• Build ist die neue Anlaufstelle zum Erstellen und Verwalten von klassischen SharePoint-Modulen wie Sites, Listen, Bibliotheken und Agenten aus einer einheitlichen Oberfläche.

Lizenzierung: Copilot als Voraussetzung

Die Nutzung von AI in SharePoint setzt eine Microsoft 365 Copilot-Lizenz voraus. Ohne diese können die Nutzer die neuen Funktionen nicht sehen. Allerdings KI-Funktionen wie Auto-Metatdaten mitgenutzt werden, wenn diese von Kollegen mit Lizenz eingerichtet wurden.