Teams-Meetings bekommen ein Gedächtnis: Meeting Memory zeichnet alle Besprechungsdetails auf

Microsoft rollt demnächst die „Meeting Memory“-Funktion für Teams aus. Zukünftig wird bei jeder Besprechung eine KI-geschriebene Gedächtnisdatei mit Metadaten erzeugt und dauerhaft archiviert. Die Funktion ist standardmäßig aktiviert, aus Sicht von Governance und Administration sind hier einige Details und Aktionen zu beachten.

Metadaten für umfassende Besprechungsrecherchen

Die neue Funktion wird als Ergänzung zu bereits bekannten KI-Funktionen wie Facilitator und Copilot platziert. Die Idee dahinter ist, dass zukünftig Fragen und Recherchen zu Besprechungen noch detaillierter beantwortet werden können.

Meeting Memory speichert alle aus dem Meeting extrahierten Informationen, Metadaten sowie die Zusammenfassung in einer .meeting-Datei. Das Roh-Transkript ist darin nicht enthalten. Das Ergebnis landet nicht im OneDrive des Organisators, sondern in einem Tenant-eigenen SharePoint-Embedded-Container, der für diese Dateien reserviert ist.

Nur Copilot und Facilitator können darauf zugreifen

Die Nutzer können diese Dateien weder öffnen noch verschieben, umbenennen oder löschen. Zugriff haben nur Copilot, Facilitator und andere Microsoft-KI-Werkzeuge. Facilitator nutzt die Dateien zuerst, Copilot folgt später.

Voraussetzungen für das Besprechungsgedächnis

Damit die .meeting-Datei gespeichert wird, sind ein paar Vorbedingungen zu erfüllen. Zunächst einmal muss die Funktion im Admin-Center unter den Teams-Besprechungsrichtlinien eingeschaltet sein. Standardmäßig wird das ab dem Ausrollen der Fall sein.

Wenn sie Option aktiviert ist, erstellt Teams die Besprechungsarchive unter folgenden weiteren Bedingungen:

• Die Transkription ist für die Besprechung aktiviert.
• Mindestens ein Besprechungsteilnehmer verfügt über eine Microsoft-365-Copilot-Lizenz.
• Der Besprechung ist keine Vertraulichkeitsbezeichnung mit Verschlüsselung zugewiesen.
• Die Besprechungsoption „Copilot und Facilitator zulassen“ ist auf „Während und nach der Besprechung“ eingestellt.

Wer zugreifen kann und wie lange aufbewahrt wird

Zugriff auf den Meeting Memory haben hinterher nur Nutzer, die eingeladen wurden und auf die Besprechungszusammenfassung Zugriff haben. Das ist soweit im erwartbaren Rahmen.

Neu ist die Haltbarkeit, denn die Gedächtnisdatei wird standardmäßig für fünf Jahre (1.825 Tage) archiviert, und sie ist nicht an den Lebenszyklus von Aufzeichnung oder Transkript gekoppelt. Wird das Transkript nach 120 Tagen gelöscht, bleibt die KI-Zusammenfassung bestehen, und sie übersteht sogar eine Abschaltung des Organisator-Kontos.

Ein Fall für die Datenschutzbeauftragen

Sofern in Microsoft Purview Aufbewahrungsrichtlinien festgelegt wurden, haben diese Vorrang vor der Ablaufeinstellung im Teams Admin Center. Bestehende SharePoint-Richtlinien greifen damit auch auf die Gedächtnisdateien.

Hierzulande ist die neue Funktion für Datenschutzbeauftragte von Bedeutung. Eine .meeting-Datei fasst nämlich zusammen, was identifizierbare Personen gesagt haben – es handelt sich also um personenbezogene Daten. Löschanträge lassen sich zudem nur pro Besprechung erfüllen, nicht pro Person. eDiscovery kann die Dateien durchsuchen, sperren und exportieren.

So steuern Sie Meeting Memory

Das KI-Protokoll wird ab Anfang bis Mitte November 2026 auf den Targeted-Release-Tenants erscheinen, bis Anfang 2027 soll es auf allen Tenants verfügbar sein. Die Dateierzeugung beginnt jeweils rund vier Wochen nach Erscheinen der Einstellung.

So aktivieren und administrieren Sie die neue Funktion:

1. Öffnen Sie das Teams Admin Center und navigieren Sie zu „Besprechungen“ → „Besprechungsrichtlinien“.
2. Öffnen Sie die Einstellung „Meeting Memory“, schalten Sie die Erzeugung ein oder aus und setzen Sie die Standard-Ablaufzeit passend zu Ihrer Aufbewahrung von Aufzeichnungen und Transkripten – nicht auf den Vorgabewert von fünf Jahren.
3. Steuern Sie abweichende Fristen bei Bedarf über Microsoft Purview. Die Dateien fallen unter den Speicherort „SharePoint classic and communication sites“; eine eigene Frist regeln Sie über Ein- oder Ausschluss der Container-URLs.

Die Container-URL einer Besprechung ermitteln Sie per PowerShell:

powershell

Connect-MicrosoftTeams
Get-AIGeneratedKnowledgeContainer -ThreadId <String> -CallId <String>

Das Gedächtnis einer einzelnen Besprechung löscht der Organisator über das „…“-Menü des Recaps („Recap-Inhalt löschen“). Als Administrator entfernen Sie es per PowerShell:

powershell

Remove-AIGeneratedKnowledge -ThreadId <String> -CallId <String>