SharePoint News automatisch als Newsletter versenden – mit News-Vorlagen für E-Mail

Wenn es darum geht, Newsletter zu erstellen und zu versenden, eignet sich Outlook nur bedingt. Vor allem bei der Seitengestaltung sind hier die Grenzen eng gesteckt. Mit der Vorlagen-basierenden Option für SharePoint Newsletter lassen sich neue Posts auch als Massen-E-Mail versenden – aus dem SharePoint-Editor heraus.

SharePoint verfügt über ein einfach zu bedienenden Editor, mit dem sich Neuigkeitenbeiträge (News Posts) in schönem und CI-konformem Design ohne großem Aufwand erstellen lassen. Nun kommt mit dem neuen Vorlagen-Set SharePoint News for Email eine ganz neue Funktion dazu. Neben der klassischen Texterstellung fürs SharePoint-Intranet können Sie zukünftig Ihre News auch an Empfänger zum Lesen im Outlook-Postfach verschicken.

Vorlagen für SharePoint Newsletter

Der Arbeitsablauf funktioniert grundsätzlich wie das übliche Erstellen eines Neuigkeitenbeitrags. Beim Anlegen eines neuen Posts erscheint nun im Vorlagendialog der neue Abschnitt Für E-Mail.

Hier können Sie aus aktuell sechs Vorlagen auswählen, und diese mit Text und Webparts noch individuell anpassen.

sharepoint newsletter
Der Dialog mit den Nachrichtenvorlagen erhält nun neben den Standardvorlagen auch den neuen Abschnitt für E-Mail-Vorlagen.

Nach der Fertigstellung einfach auf Post erstellen klicken. Nun müssen noch die Mail-Adressen der Empfänger eingetragen werden, die den Beitrag als Newsletter erhalten sollen, dann erfolgt dass Publizieren und der Versand.

Links zu sehen ist der Dialog für den E-Mail-Versand mit Adressen, Betreff und dergleichen. Das rechte Bild zeigt das Ergebnis des Posts im Outlook-Postfach.

Das Senden eines Beitrags als E-Mail ändert übrigens nichts an den voreingestellten Seitenberechtigungen. Das heißt, dass ein Empfänger nicht durch den reinen Erhalt eines solchen Beitrags auch die Zugriffsrechte auf die Site übertragen bekommt.

Die neue Funktion, die unter der Microsoft 365 Roadmap ID 124803 bekannt gegeben wurde, wird ab August an die Targeted Release-Kunden ausgerollt. Alle übrigen Kunden erhalten sie im Lauf des September.

wm@sharepoin

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