Einfacheres Teilen von Office-Dateien mit 'Im Web veröffentlichen'

Microsoft hat eine vereinfachte Freigabe-Methode für Office-Dateien eingeführt. Mit der neuen Option ‚Im Web veröffentlichen‘ lassen sich Dokumente auch als Entwurf spontan teilen – gleichzeitig werden sie automatisch bereinigt von störenden oder vertraulichen Metadaten.

Mit Im Web veröffentlichen (Publish to Web) können Sie mit wenigen Klicks teilbare Links beispielsweise für Entwürfe oder dynamische Dokumente erzeugen, um diese in polierter Form an Kollegen, Partner oder Kunden verteilen. Aktuell kommen die Web-Versionen von PowerPoint und Excel in den Genuss der neuen Funktion, Word soll in Kürze folgen.

Quasi-finale Zwischenfassung statt unaufgeräumter Draft

Beim Teilen mit dieser neuen Funktion wird eine quasi-finale Dateifassung erzeugt. Hierbei verschwinden aus dem publizierten Dokument automatisch alle typischerweise störenden oder vertraulichen Bearbeitungsinformationen wie Kommentare, Änderungsverfolgungen, SharePoint-Versionshistorie und Sprecher-Notizen.

Soll ein freigegebenes Dokument anschließend wieder bearbeitet oder aktualisiert werden, können Sie die Veröffentlichung wieder aufheben. Danach ist eine erneute Veröffentlichung möglich, ohne dass sich für die ursprünglichen Adressaten der Link verändert.

So funktioniert Im Web veröffentlichen im Detail:

1. Nachdem Sie ein Dokument erstellt und bearbeitet haben, klicken Sie auf Datei, Freigeben, Im Web veröffentlichen.

2. Der folgende Dialog klärt über den Vorgang und den Zustand der Datei auf. Diese wird nach Veröffentlichung schreibgeschützt gespeichert. Nach dem Klick auf Veröffentlichen können Sie den Link zum Verteilen kopieren.

Dabei kommen die Mechanismen für „Jeder“-Links zum Einsatz. Für externe Empfänger heißt das, dass sie die automatische Gastanmeldung durchlaufen und dafür die entsprechenden Dialoge und Mails berücksichtigen müssen, bevor der Link extern funktioniert.

3. Möchten Sie die Freigabe beenden oder das Dokumente zwischendurch weiterbearbeiten, heben Sie die Veröffentlichung einfach per Klick auf.

4. Wenn Sie im vorigen Dialog auf Link kopieren klicken, erscheint der Bestätigungsdialog. Darin können Sie bei Bedarf die Linkeinstellungen (rechts) öffnen.

Hier zeigt sich der bekannte Teilen-Dialog, der auf den SharePoint-Freigabe-Mechanismen basiert. Wie oben erwähnt kommt der Linktyp „Jeder“ zum Einsatz.

Bei der normalen Nutzung von ‚Im Web veröffentlichen‘ ist dieser Umweg aber in der Regel nicht relevant.

Weitere Infos

Grundsätzlich basiert ‚Im Web veröffentlichen‘ auf den SharePoint-Teilen-Mechanismen. Voraussetzung ist deshalb auch eine kommerzielle Microsoft 365-Lizenz. Die Dokumente müssen sich in entsprechenden Sites und Bibliotheken befinden.