Wann lohnt sich der teure Microsoft 365 Copilot? Tipps zur Auswahl passender Nutzer und Einsatzzwecke
Mitte März stellte Microsoft mit Copilot seine eigene KI-Plattform für Microsoft 365 vor. Aktuell kann die Umgebung noch kostenlos genutzt werden, doch die bekannt gegebenen Preise deuten künftig auf einen kostspieligen Einsatz hin. Für Unternehmen heißt das, dass man sich Einsatzszenarien und Nutzerrollen gut überlegen muss, damit die neuen KI-Tools auch einen geschäftlichen Mehrwert bringen. Lesen Sie im Folgenden ein paar Überlegungen dazu.
Beim Copilot handelt sich um ein Large Language Model, das auf Basis von Microsoft-Graph-Daten verschiedenste Aufgaben erledigen kann. Dazu zählen beispielsweise das Verfassen von Textentwürfen, die Zusammenstellung von Präsentationen, Datenanalysen, das Verfassen und Beantworten von E-Mails oder das Schreiben von Gesprächsprotokollen.
Die benötigten Informationen gibt der Benutzer entweder selbst vor, oder der Copilot sucht sie sich die Daten im Unternehmens-Netzwerk zusammen. Die Arbeitsweise ähnelt stark der von ChatGPT, allerdings beschränkt sich der Copilot-Aktionsradius auf die Office-Umgebung und die Informationen innerhalb einer Organisation.
Kosten pro Arbeitsplatz steigen mit Copilot deutlich an
Im Juli gab Microsoft erstmals Preise für den amerikanischen Markt bekannt. Demnach soll die Copilot-Funktionalität 30 US-Dollar pro User und Monat kosten. Das erscheint viel, zumal eine E3-Lizenz für Microsoft 365 in den USA pro Benutzer und Monat lediglich mit 23 US-Dollar abgerechnet wird. Die Copilot-Lizenz würde dann noch addiert. Ob es den Copilot auch für Privatanwender geben wird, ist derzeit noch nicht bekannt.
Eine Copilot-Lizenz kostet 30 US-Dollar pro Nutzer und Monat.
Produktivität: Copilot lohnt sich nicht für jeden Mitarbeiter
Für Unternehmen ist der vergleichsweise hohe Preis ein Grund zu überlegen, welche Mitarbeiter überhaupt für eine Copilot-Lizenz infrage kommen. Dabei sollten sie sich zwei Fragen stellen:
- Welche Mitarbeiter könnten mit Copilot ihre Produktivität messbar steigern?
- Und wie lässt sich Produktivität überhaupt messen? Kann man überhaupt eine durch die Nutzung von Copilot erhöhte Produktivität im Gesamtunternehmen so in Zahlen fassen, dass sich ein Return on Investment ermitteln lässt?
Fest steht, dass es keine gute Idee ist, tatsächlich jeden Mitarbeiter mit einer Copilot-Lizenz zu versorgen. 360 US-Dollar im Jahr sind viel Geld, vor allem wenn man bedenkt, dass viele Beschäftigte die Funktionalität, wenn überhaupt, nur nutzen werden, um besser formulierte E-Mails zu schreiben oder Aufgabenlisten zusammenzustellen.
Wichtig ist daher, die eingekauften Lizenzen mit den Arbeitsaufgaben einer Person abzugleichen. Es muss sichergestellt sein, dass ein Mitarbeiter die ihm zugewiesenen Software-Lizenzen auch tatsächlich nutzbringend für seine Arbeit einsetzen kann.
Bevorzugt für Knowledge-Worker mit Microsoft 365
Für welche Arbeitsplätze erscheint der Einsatz von Copilot sinnvoll? Laut Microsoft eignet sich die KI vor allem für Personen, die regelmäßig auf Daten in SharePoint, OneDrive for Business, Exchange und Teams zugreifen. Es geht also um sogenannte Knowledge-Worker, die mit Microsoft 365 arbeiten. Hier werden überwiegend Dokumente aus dem Office-Portfolio bearbeitet, die viele zugängliche Daten und Metadaten enthalten.
Mitarbeiter, die vorwiegend mit anderen Systemen und Datenformaten arbeiten, können hingegen aus Copilot kaum Nutzen ziehen. Das im Hintergrund aktive Analyse-Tool Microsoft Graph arbeitet Copilot zu und ermöglicht diesem den Datenzugriff.
Rollen und Jobbeschreibungen, die für Copilot geeignet sind
Aus der engen Einbindung in die Microsoft-365-Infrastruktur lassen sich einige Kennzeichen für Rollenbeschreibungen ableiten, bei denen der Einsatz von Copilot sinnvoll sein kann:
- Der Mitarbeiter schreibt Berichte, die auf der Analyse großer Informations-Volumen basieren.
- Er arbeitet kundenorientiert und stellt beispielsweise Angebote oder Produktinformationen zusammen.
- Er vergleicht die verschiedenen Optionen bei einem Projekt oder bei einer anstehenden Entscheidung.
- Zu seinen Aufgaben gehört aber auch das Verfolgen von Projektfortschritten.
Eine Voraussetzung für den produktiven Einsatz ist auf jeden Fall, dass die Informationen für den KI-Einsatz in Microsoft 365 auch tatsächlich verfügbar gemacht werden.
Management muss Nutzen und Ziele kommunizieren
Nicht jeder Mitarbeiter kann Copilot sinnvoll nutzen. Aus Management-Sicht sind vor allem dann Probleme zu erwarten, wenn ein Mitarbeiter Copilot haben will, es aber nicht bekommt. Es sollte daher frühzeitig kommuniziert werden, dass die Software nichts weiter als ein Tool ist, das nicht für jeden von Nutzen ist.
Dazu ist es von Vorteil, wenn das Management Beispiele nennen kann, in denen andere Mitarbeiter des Unternehmens Copilot tatsächlich effektiv nutzen. Dann lässt sich auch zeigen, dass die KI an anderer Stelle nicht benötigt wird. Meist kursieren in Firmen sehr schnell Geschichten darüber, wie eine neue Technik an vergleichbaren Arbeitsplätzen erfolgreich eingesetzt wird. Die Verantwortlichen sollten solche Geschichten ernst nehmen und überprüfen. Wenn sie sich als wahr herausstellen, ist es dann tatsächlich oft das Beste, weitere Lizenzen zu kaufen.
Wo sich die KI auf die Produktivität auswirkt, und wo nicht
Ob Copilot beim praktischen Einsatz tatsächlich einen messbaren Nutzen bringt, muss individuell geprüft werden. Als quantifizierbar gilt beispielsweise die Zeitersparnis beim Ausführen bestimmter Aufgaben. Zur Berechnung kann man den Arbeitslohn heranziehen.
Wenn so beispielsweise der Mitarbeiter einer Anwaltskanzlei einen Antrag mithilfe von Copilot eine halbe Stunde schneller formuliert und daher für die Arbeit für einen anderen Klienten 500 Euro mehr in Rechnung stellen kann, haben sich die Lizenzkosten für die Software bereits bei einem Einsatz amortisiert. Nicht vergessen werden sollte dabei jedoch, dass sich auch die anderen Copilot-Lizenzen im Unternehmen lohnen müssen.
Schnelleres Ausfüllen von Anträgen amortisiert Kosten umgehend, während sich eine einfachere Texterstellung schwieriger quantifizieren lässt.
Deutlich schwerer quantifizieren lässt sich der Nutzen der KI, wenn es um Aufgaben wie die Verbesserung von Texten. Ein Large Language Model wie Copilot kann Briefe, Berichte und Dokumentationen oft prägnanter und überzeugender formulieren. Unternehmen sollten sich überlegen, wie wichtig ihnen das ist und ob es Auswirkungen auf ihre Geschäfte hat.
Drei Fragen zur strukturierten Bewertung des Nutzens
Da sich Copilot derzeit noch in der Testphase befindet, gibt es kaum Berichte oder Erfahrungen über die Arbeit mit dem Tool. Für eine strukturierte Bewertung sollten folgende drei Bereiche ausgewertet werden:
- Mitarbeiterbefragung: Erforderlich ist zum einen die Befragung von Mitarbeitern, die mit Copilot arbeiten. Für welche Arbeiten verwenden sie die Software und für welche nicht? Wo liegen die Gründe, warum die KI bei einigen Aufgaben hilfreich ist und bei anderen nicht?
- Auswertung: Sind die Benutzer zufrieden mit den Ergebnissen, die sie mit Copilot erzielt haben? Wie viel Zeit verbrachten sie mit der Überarbeitung der von Copilot gelieferten Entwürfe, wie viele Fehler mussten sie durchschnittlich korrigieren?
- Produktivität und Zeiteinsparung: Können die Mitarbeiter konkrete Zeiteinsparungen nennen, die sie dank der KI erzielt haben? Haben sie den Eindruck, dass sie produktiver geworden sind, und womit begründen sie das?
Die gestellten Fragen können je nach Geschäftsbereich unterschiedlich sein. Man könnte beispielsweise Vertriebsmitarbeiter fragen, ob die Qualität ihrer Kundendokumentationen seit der Einführung von Copilot gestiegen ist und ob sie damit Verkäufe schneller und mit weniger Aufwand abschließen können. Parallel dazu sollten jedoch immer auch die Umsatzzahlen kontrolliert werden.
Fazit: Copilot vorab in ausgewählten Gruppen testen
Um einschätzen zu können, ob Copilot für das Unternehmen einen echten Nutzen bringt, sollte ein entsprechender Test durchgeführt werden. Dabei könnte die Firma die Software einer kleinen Zahl von Leuten zur Verfügung stellen, die regelmäßig Unternehmensberichte und andere Dokumente verfassen. In einer mehrwöchigen Testphase sollten diese Mitarbeiter immer wieder interviewt werden, wie sie Copilot einsetzen, welche Arbeitstechniken sie entwickelt haben und welche Tipps sie für die Kollegen haben.
Gleichzeitig sollten die Verantwortlichen beobachten, ob sich die Arbeitsergebnisse dieser Mitarbeiter verändern. Die Ergebnisse aus diesem Test sollten in einer Dokumentation zusammengefasst und den Mitarbeitern nach Abschluss zur Verfügung gestellt werden.
