Microsoft Loop mit Copilot automatisieren – drei praktische Anwendungsbeispiele

Microsoft Loop basiert auf der Idee der „Informationspuzzlesteine“, die über App-Grenzen hinweg zusammenarbeiten. Auch hier steht der Copilot inzwischen als Helfer bei der Echtzeitzusammenarbeit zur Seite. Lesen Sie hier drei Beispiele, wie Sie Microsoft Loop mit Copilot automatisieren.

In der klassischen Zusammenarbeit mit Kollegen arbeitet man typischerweise gemeinsam in einer SharePoint-Liste, in OneNote oder einer Office-Datei. Hierbei ist man allerdings immer an die entsprechende Anwendung gebunden. Loop-Komponenten hingegen lassen sich in mehreren Anwendungen gleichzeitig einbetten und parallel nutzen. So wird jede Änderung wird in Echtzeit in allen Anwendungen angezeigt, in denen die Loop-Komponente eingebettet ist. (Erfahren Sie mehr über die Grundlagen der Zusammenarbeit mit Loop in diesem Artikel).

Mit der Loop-App hat Microsoft eine Oberfläche geschaffen, in der sich verschiedene Loop-Komponenten mit statischen Inhalte wie Websites, Dateien und vieles mehr zusammenfügen lassen, in den sogenannten Loop Workspaces. Auf den ersten Blick erinnert die Loop-App dabei an OneNote. OneNote wird Loop aber keinesfalls ersetzen, beide Tools zusammen werden in Zukunft ein Super-Duo bilden.

Microsoft baut die Verfügbarkeit der Loop-Komponenten ständig aus, derzeit gibt es 14 verschiedene Bausteine, die in fünf Microsoft 365-Apps zur Verfügung stehen:

Den hier gelisteten Microsoft 365-Apps ist gemein, dass sie jeweils über eine Copilot-Integration verfügen. Somit liegt nahe, dass sich eine Verbindung zwischen Loop-Komponenten und Copilot herstellen lässt. Die folgenden Beispiele zeigen exemplarisch, wie Sie sich KI-Funktionen in Loop-Szenarien produktiv einsetzen könnnen.

Copilot in Loop-Komponenten verwenden: 3 Beispiele

1. Loop-Feedback im Teams-Chat mit Copilot bearbeiten

Ich nutze die Funktion „Entwurf mit Copilot“ regelmäßig, um erste Textentwürfe für eine E-Mail, Textbausteine in Word oder in Teams zu erstellen. Die Entwürfe werden von mir stets angepasst, verfeinert und ergänzt.

Wenn ich anschließend Feedback von Kollegen haben möchte, kopiere ich den Textentwurf in eine Loop Komponente und diese zum Beispiel in einen Teams-Chat mit verschiedenen Kollegen. Kollegen können ihr Feedback direkt in die Loop-Komponente eintragen, ohne in eine andere Anwendung wie Word oder OneNote wechseln zu müssen.

2. Brainstorming im Whiteboard mit Copilot zusammenfassen

Ich nutze das Whiteboard gerne für Brainstorming (auch mit Copilot-Unterstützung), zum Beispiel für das Aufsetzen neuer Managed Services oder als Ideencontainer für neue Veranstaltungsformate. Mit Copilot kann ich eine Zusammenfassung des Whiteboards erstellen lassen.

Die Zusammenfassung wiederum ist eine Loop-Komponente, die ich für den weiteren Austausch in Teams, Outlook, OneNote und Co. nutze oder in einen Loop Workspace integriere und damit alle Beteiligten zu jeder Zeit und an jeder Stelle immer auf dem neuesten Stand halte. Änderungen oder Ergänzungen der Zusammenfassung sind automatisch und in Echtzeit für alle Benutzer in allen Apps sichtbar, unabhängig von der App, in der sie auf die Zusammenfassung zugreifen. 

Mit dem Einverständnis der Kunden zeichne ich Teams-Besprechungen auf, um hinterher mit Copilot eine Zusammenfassung zu erstellen.  So können wir uns voll und ganz auf das Meeting und seine Inhalte konzentrieren.

Bevor ich die Zusammenfassung und andere Dokumente dem Kunden zur Verfügung stelle, kopiere ich diese in eine Loop-Komponente und hole mir Feedback und Ergänzungen von Kollegen ein. Die Loop-Komponente steht somit auch Kollegen zur Verfügung, die nicht am Meeting teilnehmen konnten oder die von mir auf dem Laufenden gehalten werden sollen

3. Zusammenfassungen von Teams-Besprechungen mit Loop-Komponenten

Die nächste Stufe in der Interaktion zwischen Loop und Copilot sind Teams-Besprechungen. Meetings können mit integrierten Loop-basierten dynamischen Meeting-Notizen auf das nächste Level gehoben werden. Die Meeting Notes basieren auf der Kombination folgender Loop-Komponenten: Agenda, Notizen und Follow-up-Aufgaben.

1. Den ersten Agenda-Entwurf lasse ich vom Copiloten auf Basis von Chats, E-Mails und Dokumenten erstellen und übertrage ihn in die Meeting-Agenda. Ab diesem Zeitpunkt können alle zum Meeting Eingeladenen ihre Punkte aktiv in die Agenda eintragen, die Reihenfolge ändern, Kommentare hinterlassen und vieles mehr.

2. Während des Meetings können Meeting-Notizen aufgezeichnet und Folgeaufgaben erstellt werden. Es ist für alle Teilnehmer viel effektiver, wenn die Aufzeichnung der Meeting-Notizen und Nachbereitungsaufgaben nach dem Meeting auf der ersten Zusammenfassung des Meetings durch Copilot basiert.

3. Die Meeting-Notes können dann in ihrer Funktion als Loop Components in die verschiedenen Loop-fähigen Microsoft 365-Apps integriert und so mit Kollegen geteilt und erweitert werden, die nicht direkt in das ursprüngliche Meeting involviert waren.

So nutzen Sie Microsoft Copilot in der Loop-App:

In der Loop App, wie auch in den anderen Microsoft 365-Apps, kann ich Copilot verwenden, um Inhalte zu erstellen oder neu zu formulieren. 

Copilot fasst die Informationen auf einer Loop Page intelligent zusammen. Ich kann diese Zusammenfassung als schnelle Referenz verwenden, kann sie am Anfang einer Seite einfügen, um einen kurzen Überblick zu ermöglichen oder sie in eine gemeinsam nutzbare Loop-Komponente erweitern und in andere Microsoft 365-Apps integrieren.

Dies sind die offensichtlichen Möglichkeiten von Copilot in Loop Workspaces.  Aber die Interaktion mit Copilot in Loop geht noch viel weiter. Ich kann im Loop Workspace Fragen zum Inhalt einer Seite stellen, zum Beispiel welche Entscheidungen innerhalb eines Kanban-Boards getroffen wurden, mir Code-Blöcke in der von mir gewählten Programmiersprache vorschlagen lassen, damit ich sie mit meinen Kollegen diskutieren kann oder eine Aufgabenliste aus Textbausteinen erstellen lassen.

Weitere KI-Technologien in Loop, neben Copilot

Beim Anlegen eines neuen Loop-Workspace schlägt der sogenannte „Warm Start“ anhand von Stichworten Dateien,  vorhandene Loop Components und weitere passende Inhalte aus Microsoft 365 vor, die dann direkt in den neuen Loop Workspace integriert werden.

Loop macht es auch einfach, Aufgaben an Teamkollegen zu übergeben, indem eine Zusammenfassung erstellt wird, die die Änderungen zusammenfasst, die auf einer Loop Page vorgenommen wurden. Ich kann die Zusammenfassung bearbeiten und andere Kollegen erwähnen, die automatisch benachrichtigt werden und direkt an den die entsprechende Stelle springen können, um dort weiter zu machen, wo ich aufgehört habe.

Mit der Statusübersicht von Loop Workspace können Sie den Fortschritt Ihres Teams überwachen und sich schnell über alle Workspace-Aktivitäten informieren. In dieser zentralen Zusammenfassung werden die jüngsten Teamaktionen angezeigt, zum Beispiel bevorstehende Fristen, erledigte Aufgaben, Aktualisierungen von Fortschrittsbezeichnung in Boards und kurze Zusammenfassungen.

Einführungskonzept sichert Erfolg für Loop und Copilot

Bis hierher ging es um die eher technische Perspektive und den aktuellen Stand von Loop und Copilot. Entscheidend ist jedoch die Betonung der kontinuierlichen Knowhow-Weiterentwicklung sowohl der Mitarbeiter als auch der Organisation als Ganzes.

Copilot und Loop erfordern ein hohes Maß an Wissenstransfer und ein dezidiertes Einführungskonzept. Ohne Einführungskonzept und unternehmensspezifische Leitplanken für den Einsatz wird es sowohl bei Copilot als auch bei Loop zu einer harten Bauchlandung kommen. Ein grundlegendes Verständnis für die Funktionsweise der Produkte und die Idee dahinter, passende Use Cases, Möglichkeiten zum Austausch von guten und schlechten Erfahrungen und eine gemeinsame Knowhow  Bibliothek sind nur einige der notwendigen Puzzleteile für eine erfolgreiche Einführung und einen wahrgenommenen Mehrwert für die Mitarbeiter

Sowohl Loop als auch Copilot entwickeln sich in atemberaubendem Tempo weiter. Der nächste große Sprung in der Zusammenarbeit zwischen Copilot und Loop kommt mit dem angekündigten Team Copilot. Als Meeting-Assistent erfasst der Team Copilot Echtzeit-Notizen und Nachbereitungsaufgaben. Und sie wiederum landen wo? Richtig in einer Loop-Komponente. Wir stehen erst am Anfang der Real-Time-Collaboration  zwischen Loop und Copilot.