Neuer SharePoint Wissens-Agent vereinfacht Dokumentenmanagement mit Metadaten-Automatisierung

SharePoint hat eine weitere KI-Funktion erhalten, den SharePoint Knowledge Agent. Im Unterschied zu den bisherigen KI-Assistenten kann er nicht nur auf Inhalte zugreifen, sondern verspricht auch eine lange ersehnte vollautomatische Metadatenverwaltung. Und bietet Automatismen zur Dokumenten- und Site-Verwaltung.

SharePoint verfügt bisher über zwei signifikante KI-Funktionen. Mit den Copilot Agents lassen sich beispielsweise Bots erstellen, die die Inhalte von Bibliotheken auswerten und präsentieren. Und die Seitenerstellung mit KI hilft bei der automatisierten Erstellung und Befüllung von SharePoint-Seiten.

Mit dem nun von Microsoft vorgestellten SharePoint Wissens-Agent (Knowledge Agent) steht jetzt eine weitere KI-Option zur Verfügung, die nicht nur Dokumenteninhalte, sondern auch Metadaten auslesen und organisieren kann.

Statt nur per Copilot Inhalte abzufragen, lässt sich damit die Organisation von Sites und das Dokumentenmanagement mittels automatisiertem Metadaten-Handling verbessern.

Zuerst per PowerShell aktivieren

Der Knowledge Agent kann für einzelne Bibliotheken oder auch für eine gesamte Site aktiviert werden. Voraussetzung ist zunächst eine Copilot-Lizenz. Und dann muss er noch explizit per PowerShell-Befehl aktiviert werden. Mit diesem hier schalten Sie den Agenten für alle Websites frei (Grundlegendes zur Benutzung der PowerShell in SharePoint finden sie hier):

Set-SPOTenant -KnowledgeAgentScope AllSites

Die Verwendung des Knowledge Agents gestaltet sich recht einfach. Nach der Aktivierung erscheint auf jeder Seite rechts unten ein Bedienknopf mit SharePoint-Symbol. Das Aktionsmenü ist dabei kontextbezogen ausgelegt. Handelt es sich um eine Seite, werden KI-Funktionen wie Zusammenfassung oder Audioübersicht angeboten, oder auch Verbesserungsvorschläge für den Inhalt.

Bibliotheken optimieren mit KI-Metadaten und Layouts

Handelt es sich hingegen um eine Dokumentbibliothek, können Fragen zu den Dokumenteninhalten gestellt oder Optionen zum Organisieren der Bibliothek genutzt werden.

Vor allem das Organisieren von Bibliotheken bietet sehr mächtige Funktionen, um automatisch Metadaten zu generieren und auf deren Basis Spalten anzulegen und mit Inhalten zu befüllen. In unserem Beispiel wählen wir Spalten erstellen, was einen Analysevorgang auslöst, der passend zu den Dokumenten der Bibliothek zusätzliche Metadatenspalten vorschlägt.

Nach dem ersten Durchlauf präsentiert der Agent eine Vorschau mit Spaltenvorschlägen und Inhalten, die aus den jeweiligen Dokumenten bezogen auf die Spaltendefinition ausgegeben wird. In unserem Beispiel sind das die drei Spalten Forschungsfeld, Problembeschreibung und eine Zusammenfassung der Schlüsselfunktionen.

Interessant ist übrigens auch das Ergebnis von Zeile 1, die ein Testdokument in arabischer Sprache enthält. Hier wurde der Inhalt automatisch übersetzt. Bei der japanischen Testdatei in Zeile 2 gab es offenbar noch technische Probleme. In der rechten Spalte bietet der Knowledge Agent umfassende Optionen zur Anpassung der Metadaten und ihrer Gestaltung.

Automatisches Tagging mit Autofill Columns

Eine weitere wichtige Funktion betrifft die Unterstützung der im letzten Jahr mit Syntex eingeführten Autofill Columns (selbstausfüllende Spalten). Solche Spalten kann der Agent zum einen Anlegen, zum anderen erhalten solche Bibliotheken damit einen Automatismus, der für das Befüllen der Felder per KI sorgt, wann immer ein neues Dokument hochgeladen wird.

Liefert der Agent endlich eine Metadaten-Automatisierung?

Noch befindet sich der Knowledge Agent in der Preview-Phase, Microsoft arbeitet weiter an der Finalisierung und möchte ihn Anfang 2026 verfügbar machen. Schon jetzt kann man sagen, dass hier einige altbekannte SharePoint-Herausforderungen und Probleme mit einem durchdachten KI-Ansatz gelöst werden könnten.

Das betrifft insbesondere die im Arbeitsalltag vernachlässigte Metadaten-Auszeichnung, die ein ewiges Nadelöhr beim Dokumentenmanagement darstellt. Wo SharePoint Syntex zuvor bereits einiges versprochen, aber noch viele Fragen offen gelassen hatte, könnte der neue Agent hier einen breit akzeptierten Lösungsansatz bringen.