OneNote, OneDrive oder SharePoint – welcher Dokumentenspeicher eignet sich für was?
Microsoft 365 bietet vielfältige Funktionen an, um Informationen und Dokumente zu bearbeiten und zu speichern. Im Mittelpunkt stehen dabei OneNote, OneDrive und SharePoint. Die folgende Gegenüberstellung vermittelt einen schnellen Überblick über die Besonderheiten und Unterschiede der drei Apps.
OneNote, die Notizbuch- und Register-App
Starten wir mit OneNote. OneNote ist eine App zum Erstellen und Organisieren von Notizen. Speichern lassen sich in OneNote praktisch alle digitalen Informationen, nach der Metapher der früher üblichen Papierordner und Hängeregister. So ermöglicht das Notizbuch-Tool beispielsweise, Projektnotizen und Aufgaben zu sammeln, zu dokumentieren und abzulegen. Die Archivierung können Sie direkt in OneNote erledigen, indem Sie auf Datei und dann Exportieren klicken. Auf diese Weise behalten Sie immer den Überblick über Ihre aktuellen Projekte.
Hier ein praktisches Beispiel: Angenommen, Sie arbeiten in einem Projektteam für ein neues Produkt, und ein Kollege sendet Ihnen einige Punkte oder Ideen per E-Mail, die in Betracht gezogen werden sollten. Sie können diese Informationen in Ihrem Projekt-Notizbuch abspeichern. Da es sich um ein Teamprojekt handelt, bei dem mehrere Personen beteiligt sind, ist es sinnvoll, das Notizbuch direkt auf SharePoint zu speichern. Auf diese Weise haben alle Teammitglieder Zugriff auf die Inhalte und können Ihre Ergänzungen sehen.
OneDrive, der Cloud-Speicher
OneDrive ist Microsofts Dateispeicher in der Cloud. Dabei ist zu unterscheiden zwischen dem kostenlosen OneDrive Personal und OneDrive for Business, das in den geschäftlichen Microsoft 365-Abos enthalten ist.
In OneDrive lassen sich persönliche Dateien in der Cloud ablegen und können von jedem beliebigen Gerät und von unterwegs abgerufen werden. OneDrive entspricht dem Windows-Ordner Eigene Dateien, den Sie für Ihre persönlichen Dateien verwenden. Auf die Dateien haben nur Sie Zugriff, es sei denn, Sie geben einzelne Dateien oder Ordner an weitere Person frei.
Nur für persönliche Dokumenten gedacht
Dokumente, auf die auch Ihre Kollegen Zugriff haben sollen, sollten Sie deshalb nicht auf OneDrive speichern. In diesem Fall ist SharePoint der bessere Speicherort. Das macht vor allem deshalb Sinn, weil Sie im Falle von krankheitsbedingtem Ausfall oder Kündigung eines Mitarbeiters noch Zugriff auf die Dateien haben. Anderenfalls wird es aus datenschutztechnischen Gründen später schwierig auf die Dateien zuzugreifen, da es sich um persönliche Daten des Mitarbeiters handelt.
Ein Beispiel: Sie sind für die Erarbeitung einer Agenda, sowie einer Präsentation verantwortlich. Einen ersten Entwurf der Folien haben Sie erstellt und speichern diesen nun in OneDrive ab. Sobald die Präsentation fertig ist, legen Sie das Ergebnis auf SharePoint ab, damit alle Zugriff darauf haben und Sie es bspw. per Link mit den Kollegen teilen können.
SharePoint für die Teamarbeit
SharePoint ist das ideale Tool für teamorientiertes Arbeiten. Es ist gleichzeitig das Basissystem für Microsoft Teams und stellt darin die Funktionen für die Dokumentenzusammenarbeit bereit. Dateien können hier bequem über Links geteilt werden, ohne große Dateianhänge verschicken zu müssen.
Ein praktisches Beispiel für die Anwendung von SharePoint wäre der Jahresbericht einer Abteilung, den alle bearbeiten können. Mit Zugriffs- und Bearbeitungsrechten können Daten flexibel und zeit- sowie ortsunabhängig hinzugefügt werden. Jeder hat Einblick in den aktuellen Fortschritt und kann bei Bedarf Notizen hinzufügen. Sollte es zu versehentlichen Änderungen kommen, kann der Versionsverlauf überprüft und auf eine frühere Version zurückgegriffen werden.
Fazit:
Manch einer mag sich fragen, ob wirkliche alle drei Systeme – OneNote, OneDrive und SharePoint – benötigt werden. Die Antwort ist ja. Jedes dieser Programme wurde für einen spezifischen Zweck entwickelt und sollte auch nur dafür genutzt werden. Die folgende Tabelle fasst die Unterschiede noch einmal zusammen:
Übersicht: Speicherorte im Vergleich
| Onenote | Onedrive | Sharepoint | |
| Einsatz | Digitales Notizbuch | Persönliche Dateien in der Cloud | Gemeinsame Dateien in der Cloud |
| Funktionen | Erstellen von Notizen Organisation und Planung von Projekten Ideensammlung | Speichern von Dateien (cloudbasiert) Dokumentfreigaben Synchronisation (auch auf mobile Geräte) Backup von Dateien | Im Hintergrund von Microsoft Teams integriert (Struktur von Kanälen) Parallele Zusammenarbeit möglich Versionsverläufe anzeigen |
| Vorteile | Einfaches Handling Flexible Gestaltung der Inhalte Handschriftliche Notizen möglich Vernetzung zu anderen Microsoft Tools | 1 TB Speicherplatz (je nach Lizenz) Einfaches Teilen von Dateien Vernetzung zu anderen Microsoft Tools | Umfangreiche Zusammenarbeit möglich Vernetzung zu anderen Microsoft Tools |
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