Praxis-Nutzen Cloud-Speicher: Die sechs wichtigsten Einsatz-Szenarien für OneDrive for Business

OneDrive for Business zählt inzwischen zu den beliebtesten Office 365-Tools. Das bestätigte auch unsere letzte „SharePoint und Office 365 Anwenderstudie 2019“, in der es bei der Anwenderzufriedenheit den dritten Platz erreichte.

Microsoft verfolgt nach wie vor eine zweigleisige OneDrive-Strategie. Die Endanwender-Variante beruht auf dem eingekauften Produkt Skydrive. OneDrive for Business hingegen basiert auf Groove- und SharePoint-Wurzeln, und der Schwerpunkt liegt hier ganz klar auf geschäftliche Einsatzszenarien. Deutlich wird das beispielsweise an Konfigurationsmöglichkeiten wie den individuellen Sicherheitsstufen für Dateien, Ordner und Links für das externe Bearbeiten von Dateien.

OneDrive for Business kann außerdem vom Administrator individuell angepasst werden. So lässt sich der Dienst entweder in der Microsoft Cloud oder auf einem SharePoint-Server hosten. Microsoft treibt die Entwicklung ständig weiter, zuletzt kam die Funktion „Dateien anfordern“ hinzu. Ein Anwender kann damit von verschiedenen Personen das Hochladen von Dateien anfordern. Als Empfänger einer solchen Upload-Einladung muss kein Office 365-Abo haben, und man bekommt bei diesem Vorgang auch keinen Zugriff auf OneDrive Ordner.

Die sechs wichtigsten Einsatzszenarien von OneDrive

Welche konkreten Vorteile OneDrive for Business im Geschäftsalltag bring, hat CMSwire kürzlich zusammengetragen. Folgenden sechs Top-Szenarien basieren auf den Erfahrungen von Geschäftsanwendern:

1. Dateien sind gegen Verlust geschützt

Für Calvin West, Inhaber von Calvin West Productions in Spanien, ist die gesicherte Ablage von Dokumenten der wichtigste Nutzen von OneDrive for Business. „Ich setze OneDrive hauptsächlich wegen des Backups ein, weil hier mein zentraler Ordner für Projekte liegt. Einerseits kann ich es wie jeden normalen lokalen Ordner nutzen, auf der anderen Seite sind die Daten darin gegen jeden denkbaren Ausfall oder Fehler geschützt. Selbst wenn ich die Festplatte formatieren würde, oder versehentlich Änderungen vorgenommen hätte, könnte ich sie hinterher aus der Cloud wiederherstellen.“

2. Freigaben individuell konfigurieren

„Das Admin Center in OneDrive bietet vielfältige Einstellungen für Freigaben und das Steuern von Freigabe-Links“, sagt Sanjay Chaudhary vom indischen Eye7 Center. Mit dem Standard-Link-Typ etwa kann der Administrator festlegen, welche Basiseinstellung für alle Benutzerfreigaben gilt. So lassen sich Zugriff und Informationsfluss je nach Benutzergruppe oder Abteilungen gezielt limitieren.

3. Dokumente besser schützen

Microsoft bietet einige Funktionen zum Schützen von Dokumenten, wie etwa Datenverschlüsselung, Zugriffskontrolle und Überwachung des Benutzerverhaltens. Trotzdem warnt Will Ellis von Privacy Australia davor, sich komplett darauf zu verlassen. „In Cloud-basierenden Speichersystemen existieren immer gewisse Sicherheitsrisiken.  Daher ist es wichtig, diese Risiken zu kennen und gegebenenfalls zusätzliche Maßnahmen zum besseren Schutz zu implementieren.“

4. Dateien mit Clients synchronisieren

„Einer der größten Vorteile von OneDrive for Business ist die Synchronisierung der Cloud mit den Client-Geräten“, sagt Malte Scholz, Gründer von Airfocus. Falls der Internetzugang mal kurzfristig unterbrochen oder ganz ausgefallen sein sollte, stehen trotzdem immer alle Dateien zur Verfügung. Und sie werden automatisch synchronisiert, sobald es wieder einen Online-Zugang gibt. Besonders interessant ist diese Funktion für Unternehmen, die Arbeit vom Home-Office aus unterstützen. OneDrive stellt den gemeinsamen Zugriff an jedem Ort zu jeder Zeit sicher.

5. Dokumente per Link bereitstellen

Dass man Dateien nicht mehr als Anhang per E-Mail verschicken muss, sondern sie auch als Link zu einer OneDrive-Datei verteilen kann, ist für Alex Williams von der britischen Hosting Data ein zentraler Punkt. Die Empfänger erhalten mit der Link-Freigabe automatisch die Berechtigung zum gemeinsamen Bearbeiten des jeweiligen Dokuments. Vor allem beim Arbeiten mit Mobilgeräten erleichtert das den Umgang mit Dateien deutlich.

6. Zusammenarbeit über verschiedenen Standorte

Für Ollie Smith, CEO bei der britischen Card Accounts, hilft OneDrive vor allem beim Arbeiten in verteilen Teams. Denn mit einem OneDrive-Konto lassen sich mehreren Logins für weitere Teammitglieder einrichten. Diese erhalten so den vollen Zugriff auf interne Dateien. Damit geht das Freigaben deutlich einfacher als mit anderen Technologien.