Wann scheitern SharePoint-Projekte? 7 typische Fehler, die Sie unbedingt vermeiden sollten

Nicht jede SharePoint Einführung läuft glatt, viele Unternehmen können ein Lied davon singen. Oft spielt dabei auch eine geringe Anwenderakzeptanz eine wichtige Rolle. Die Gründe dafür liegen meist nicht am Produkt selbst, sondern an falschen oder divergierenden Auffassungen bezüglich SharePoint in der IT, den Fachbereichen und bei den Anwendern. Anstatt SharePoint beispielsweise als neue Infrastrukturplattform anzugehen, sollte es besser als System zum Automatisieren von Geschäftsabläufen im Unternehmen verstanden werden. Eine solche Einführungsstrategie hat den Vorteil, dass sie über einen nachhaltigen geschäftlichen Nutzen argumentiert. Wichtig ist aber auch, dass der Einführungsprozess als Änderungsprozess (Change) für Fachbereiche und Endanwender aufgefasst wird. Idealerweise arbeitet man hierbei mit agilen Projektmethoden. (Von Andreas Essing*)

Valy Greayu hat in einem Blogartikel sieben typische Fehler analysiert, an denen man erkennt, ob SharePoint im Unternehmen nicht optimal eingeführt wurde:

1) SharePoint-Einführung ohne SharePoint-Verständnis

Oft wird SharePoint nur als Plattform für Intranets oder zur Ablösung von File-Servern betrachtet. Nutzen entsteht für die Anwender und somit für die Unternehmen aber erst dann, wenn man die Daten nach Inhalten und Typen analysiert und strukturiert. In diesem Themenfeld ist weniger die IT gefragt, sondern viel mehr die Fachbereiche und Anwender.

2) Mangelhafte SharePoint-Pilotprojekte

SharePoint-Projekte sollten sich an konkreten Business Anforderungen orientieren, zum Beispiel  dem Aufbau einer Skill Management Plattform, der Automatisierung eines Monatsberichtswesen oder dem Management von Dokumenten für ein Qualitätsmanagement-System. Wichtig ist hierbei die sorgfältige Planung unter Berücksichtigung von Prototypen und Pilotphasen, bei denen die Anwender mit ihren Ideen und Feedback einbezogen werden müssen.

3) Falsche Konfiguration der Infrastruktur

Die notwendige Infrastruktur muss sorgfältig auf die Bedürfnisse ausgerichtet und konfiguriert werden. Dabei sind Abhängigkeiten zu anderen Infrastrukturen wie Netz, Client Umgebungen und so weiter zu berücksichtigen. Mit schlechten Antwortzeiten ist zu rechnen, wenn kein ausbalanciertes System konzipiert wurde.

4) Zuviel individuelle Programmierung

SharePoint kann an vielen Stellen konfiguriert werden und auch durch Programmierung von Lösungen für neue Geschäftsanforderungen erweitert werden. Die Programmierung ergibt in vielen Situationen Sinn oder ist auch notwendig. Allerdings sollte den Verantwortlichen auch klar sein, dass der entscheidende Nachteil darin besteht, dass das System schwieriger wartbar wird. Auch bei Migrationen zu einer neuen SharePoint Version, beim Wechsel des Hosters oder auf SharePoint Online/Office 365 steigt dann der Aufwand aufgrund von individuellen Anpassungen.

5) Mangelhafte Integration mit anderen Systemen

SharePoint zeichnet sich dadurch aus, dass mit vielen anderen Systemen verbunden ist und damit Daten austauscht. Typisch dafür sind Anbindungen an SAP, Archivierung, E-Mail, Verzeichnisdienste und dergleichen. SharePoint bietet dafür die notwendigen Integrationsschnittstellen, um einen hohen Automatisierungsgrad zu erreichen. Die Integration sollte aber gemeinsam mit den Fachbereichen geplant werden. Dabei ist vor allem das Thema Meta Daten und Datenmanagement zu beachten.

6) Einweisung in Geschäftssprozesse statt IT-Schulung

Wenn bei der SharePoint Einführung auch Geschäftsprozesse ins Portal übertragen werden sollen, dann müssen Anwender mit diesen Applikationen vertraut gemacht werden. Dabei genügt nicht eine einfache SharePoint Einweisung, denn die Anwender müssen verstehen, wie der Business-Prozess definiert ist und wie er auf SharePoint abgebildet ist. Damit lässt sich ein hohes Support Aufkommen vermeiden.

7) Anwender mit einbeziehen gegen schlechte Benutzerakzeptanz

Um eine hohe Benutzerakzeptanz gleich bei der Einführung zu erreichen, sollten Anwender früh in das Projekt einbezogen werden, in der Regel in der Phase, wenn der Business-Prozess auf SharePoint abgebildet wird. Damit kann wertvolles Feedback eingesammelt werden und in die Entwicklung der SharePoint Umgebung einfließen.

Berücksichtigt man diese Punkte, so kann man in Unternehmen mit Hilfe von SharePoint eine Plattform aufbauen, mit der sich viele interne Verwaltungsprozesse optimieren lassen – auch soche, die zum Teil mit originären Business Prozessen gekoppelt sind. Auf diese Weise lässt sich ein nachhaltiger und messbarer Nutzen für das Unternehmen schaffen.

*Andreas Essing (@AndreasEssing) ist Geschäftsführer der auf Microsoft- und SharePoint-Lösungen spezialisierten IF Blueprint AG in Unterhaching.