Kann SharePoint klassische File-Server und Netzwerkfreigaben ersetzen? Ja, aber…

Die Frage ist eigentlich alt, und doch immer wieder aktuell. Insbesondere durch die Verbreitung von Microsoft Teams rückt auch SharePoint Online als Ablageinfrastruktur stärker in den Mittelpunkt. Und ja, tatsächlich wird SharePoint seit langem als logische Weiterentwicklung der klassischen Dateiserver mit Ordnerfreigaben verkauft. Doch für eine erfolgreiche Ablösung müssen einige Besonderheiten beachtet werden.

Gregory Zelfond hat die wichtigsten Überlegungen beim Einsatz von SharePoint als Dateiablage zusammengefasst. Zunächst einmal geht es dabei darum, die sinnvollen Einsatzszenarien zu ermitteln, in denen SharePoint die alten Netzwerk-Laufwerk ersetzten sollte:

  • Ihre Dokumente liegen auf internen Dateiservern, und der Zugriff erfordert eine VPN-Verbindung.
  • Ihr lokaler Dateiserver muss modernisiert werden, und die Kosten für das Upgrade übersteigen die Kosten für SharePoint Online.
  • Ihr Dateiserver läuft in der internen IT-Abteilung.
  • Sie Nutzen bereits Cloud-Speicher wie Dropbox oder Google Drive.
  • Sie haben aufgrund der Einführung von Teams bereits Teile Ihrer Ablagen auf Teams/SharePoint verlagert und fragen sich, ob Sie nicht Ihre kompletten Dokumentenablagen dorthin umziehen sollten.

Kann SharePoint einen Dateiserver vollständig ersetzen?

Grundsätzlich bietet SharePoint aus Sicht der Anwender alle gewohnten Funktionen dafür. Allerdings sind für eine erfolgreiche Migration aller Netzwerkordner auf SharePoint einige Besonderheiten der Plattform zu berücksichtigen.

Saubere Informationsarchitektur – und kompatible Datei- und Ordnernamen

SharePoint hat verschiedene Gesichter, je nachdem, wie man draufschaut. Er kann als Dateiserver mit Ordnern genutzt werden, fast wie ein File-Server. Aber er ist auch ein Intranet mit vielen Sites.

Zu den typischen Missverständnissen zählt dabei, dass man einfach die komplette Ordnerstruktur vom Dateiserver auf SharePoint rüberkopieren möchte. Grundsätzlich ist eine solche Funktion vorhanden, doch der Vorgang scheitert meistens an altbekannten Beschränkungen von SharePoint. In erster Linie sind das Sonderzeichen in Dateinamen sowie Längen von Dateipfaden. Um solche Showstopper zu vermeiden gibt es spezielle Migrations-Tools. Allerdings ist dafür auch eine gewisse Expertise erforderlich.

Eines der typischen Probleme beim Umzug von Dateien und Ordnern auf SharePoint: Dateinamen enthalten ungültige Sonderzeichen, und Pfade sind zu lang.

Eine vollständige Dokumentation über Sonderzeichen in SharePoint findet sich hier bei Microsoft: https://support.microsoft.com/de-de/help/905231/information-about-the-characters-that-you-cannot-use-in-site-names,-folder-names,-and-file-names-in-sharepoint

Organisation ist das A und O – nicht mehr Dateien und Ordner

Verschachtelte Ordnerstrukturen mit 10 oder mehr Stufen nach unten sind auf Dateiservern nichts ungewöhnliches. Da SharePoint allerdings über fortschrittlichere Techniken zu einer strukturierten Verwaltung von Dokumenten verfügt, sollte bei einer Migration genau diese alte „Ordnerdenke“ abgelegt werden.

Hinzu kommen bei SharePoint neuartige Möglichkeiten der Organisation und der Kommunikation wie externe Freigaben, Metadaten, Suche, Dokumenten-Workflows sowie diverse zusätzliche Apps aus Microsoft 365.

Ziel sollte der Aufbau einer zentralen Dateiablage sein

Sobald in der Organisation mehrere Orte für Dateiablagen genutzt werden, stellt sich die Frage der Zentralisierung. Ist bereits Teams im Einsatz, dann bestehen in der Regel auch parallele Strukturen. Auf Dauer ist das umständlich, hinzu kommen weitere Anforderungen wie Compliance und Sicherheit, die für eine Zentralisierung sprechen.

Anwender-Trainings als Erfolgskriterium

Mit SharePoint Online steigt auch die Komplexität der Dateiorganisation. Statt Dateien und Ordnern gibt es nun auch organisatorische Themen wie Sites, Teams, Versionsverwaltung und externe Freigaben. Um eine solche Umgebung richtig zu benutzen und zu verwalten, sind gründliche Trainings unabdingbar, damit eine Migration erfolgreich umgesetzt und etabliert werden kann.

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