SharePoint automatisieren - mit Workflows oder mit Power Automate (Microsoft Flow)?

SharePoint bietet mit den Workflows seit über 10 Jahren die Möglichkeit, Prozesse zu automatisieren. Als alternative Option steht seit 2016 die Office 365-Komponente Power Automate (früher Microsoft Flow) zur Verfügung. Zwischen beiden bestehen jedoch wichtige Unterschiede, die man bei der Entscheidung für ein Werkzeug berücksichtigen muss. An dieser Stelle möchten wir wieder einmal in einer kurzen Übersicht auf die Unterschiede eingehen.

Warum überhaupt automatisieren?

Bevor wir auf die beiden zentralen Microsoft-Tools für die SharePoint- Automatisierung eingehen, hier ein paar Gründe, die für einen Einsatz sprechen:

• Genauigkeit: ein Ablauf oder ein Workflow funktioniert immer auf die gleiche Weise
• Nachverfolgung: Prozessdokumentation ist aufwändige Handarbeit, mit einem Flow/Workflow geht es einfach
• Geschwindigkeit: Selbst wenn man Aufwände vor dem Starten berücksichtigt, ist ein Flow/Workflow schneller als ein Mensch

Traditionelle Workflows mit SharePoint

Workflows waren in den letzten zehn Jahren der traditionelle Weg, um Geschäftsprozesse im SharePoint-Bereich zu automatisieren, sowohl mit SharePoint Online wie auch On-Premises. Microsoft hat dafür ein paar vorgefertigte Workflows bereitgestellt. Meisten reichen diese nicht aus, so dass zum Anlegen von Workflows der kostenlose SharePoint Designer zum Einsatz kommt.

Bisher gab es zwei Versionen von SharePoint-Workflows, 2010 und 2013, bei 2016 gab es kein Update. Eine Anbindung solcher Workflows an Anwendungen oder Diensten außerhalb von SharePoint-Sites ist kompliziert. (Hier eine detaillierte Übersicht über die Entwicklung und die Möglichkeiten von SharePoint Workflows.)

Das neue Power Automate (Microsoft Flow)

Anfang 2016 startete Microsoft den neuen Dienst Flow, zunächst als Testversion mit einfachen Funktionen. Als Cloud-Dienst kann sich Flow mit vielen anderen Online-Services verbinden, vergleichbar mit IFTTT oder Zapier. Flows werden auf einer Website eingerichtet, zudem bietet die neue SharePoint Modern UI die Möglichkeit, Flows direkt innerhalb von Listen und Bibliotheken auszuführen.

Speicherung

Wenn man Flows für Geschäftsprozesse verwendet, muss man beachten, dass diese immer im persönlichen Konto des Benutzers gespeichert sind, der sie angelegt hat. Unternehmen, die Flow einsetzen möchten, sollten daher ein spezielles Konto für alle Flows verwenden. So kann man Flow auch dann weiterverwenden, wenn ein Anwender das Unternehmen verlässt. Auch die Kosten kann man so im Fall hoher Flow-Volumina besser verwalten.

Bei SharePoint Workflows ist das Thema Speicher kein Problem, weil hier Workflows in SharePoint und nicht in einem Benutzerkonto gespeichert werden.

Auslöser/Trigger

Typische Auslöser für SharePoint Workflows sind neu angelegte oder geänderte Elemente. Flows verfügt über weitaus mehr Auslöser – hier hängt es immer von den Möglichkeiten der verknüpften Dienste ab.

Vorlagen/Templates

Um die Nutzung von Flow möglichst einfach zu gestalten, bietet Microsoft eine Vielzahl von Vorlagen an. Diese Möglichkeit gibt es bei SharePoint Workflows nicht. Vorlagen sind vor allem für Anfänger ein einfacher Weg zum Einstieg.

Problem bei Namensänderungen

Ein wenig bekanntes Problem mit Flow sind Namensänderungen. Sobald man den Namen einer Liste oder Spalte ändern, die von einem Flow überwacht wird, muss auch der Name im Flow geändert werden. SharePoint Workflows sind von Namensänderungen nicht betroffen, weil sie nicht die Namen von Listen oder Spalten verwenden, sondern interne Namen ( GUIDs).

Fazit

Sowohl Flow wie auch SharePoint Workflows haben ihre jeweiligen Vorteile, so dass sich weiterhin eine Auseinandersetzung mit beiden Themen lohnt, um für jeden Anlass die beste Option auswählen zu können. Flow ist als neue Office 365-Funktion sicherlich ein Zukunftsthema, aber innerhalb von SharePoint werden Workflows weiterhin sehr nützlich sein.

(Der englische Originalbeitrag ist bei Peter Kalmström erschienen.)