Intelligente Versionierung: Neuer Versionsverlauf für SharePoint Online und OneDrive

Zu den großen Vorteilen von SharePoint und OneDrive als Dokumentenablage zählt die automatische Versionsspeicherung von Dateien. Bei Fehlern oder unerwünschten Änderungen lassen sich immer ältere Bearbeitungsstände zurückholen. Microsoft hat die bisherige SharePoint Versionierung überarbeitet, neben den bisher fixen Maximalzahlen von Versionen gibt es nun eine nutzerfreundlichere automatische Regulierung.

Microsoft hatte vorab in einem Microsoft 365 Roadmap-Eintrag die Veränderung der Versionsverlauf-Limits erläutert. Bisher galten für das Speichern von Dokumentenversionen in SharePoint Online-Bibliotheken und Listen folgende Limits:

• Standard: 500 Versionen
• Minimum: 100 Versionen
• Maximum: 50.000 Versionen

Die Versionierung von SharePoint Online erfüllt in verschiedenen Szenarien eine wichtige Aufgabe. Zum einen sichert sie die Änderungen, die beim Bearbeiten von Dokumenten in Office-Anwendungen per Autospeichern anfallen. Zudem ist sie auch für das Aktualisieren lokaler Kopien des OneDrive Sync-Clients zuständig.

Viele Dokumentenversionen – in bis zu dreistelliger Anzahl

Je nach Art der Bearbeitung und der Aktualisierung können bei Office-Dokumenten größere Mengen an Versionen zusammenkommen. Bei der im Bild gezeigten Excel-Datei, die im April erzeugt und regelmäßig bearbeitet wurde, sind bisher 22 Hauptversionen angefallen. So kommen schnell mal dreistellige Versionszahlen zusammen.

Das in SharePoint Online voreingestellte Limit von 500 erscheint daher als praktikabler Wert. Sobald diese Versionszahl erreicht ist, werden alte Versionen gelöscht. Grundsätzlich lässt sich der Wert sowohl verringern wie auch erhöhen. Im ersten Fall könnte das bei unerwartet häufigen Aktualisierungen zu fehlenden Versionen führen. Im Fall der Erhöhung ist zu beachten, dass damit der Speicherverbrauch der permanenten Aufbewahrungsbibliothek (Preservation Hold Library) steigt.

Die neue Versionsverwaltung: Manuell oder automatisch

Microsoft hat die Art der Versionsverwaltung für Dokumentenbibliotheken in SharePoint Online und OneDrive for Business Ende 2024 erweitert. Für Site-Administratoren stehen nun folgende zwei Möglichkeiten zur Verfügung, um mit Versionslimits umzugehen:

• Automatischer Modus: Hierbei regelt SharePoint Online die Begrenzung der aufbewahrten Versionen von Dokumenten „intelligent“, basierend auf der Wahrscheinlichkeit, nach der eine alte Version zur Wiederherstellung benötigt wird.
• Manueller Modus: Site-Administratoren legen das Ablaufdatum und die Anzahl der Versionen eigenständig fest.