OneDrive in Microsoft 365 administrieren – an neuer Stelle im SharePoint-Bereich

Bis Ende 2021 gab es für OneDrive eine eigene Schaltfläche im Microsoft 365-Admin Center. Diese ist nun verschwunden, die gesamte OneDrive-Verwaltung wurde ins SharePoint Admin Center ausgelagert und ist dort unter Einstellungen zu finden. Alternativ kann die Konfiguration auch über das PowerShell-Modul für SharePoint Online vornehmen.

Hinter den Kulissen setzt OneDrive for Business auf die SharePoint-Infrastruktur. Somit erscheint die Verschiebung der Management-Optionen in den SharePoint-Bereich konsequent. Andererseits hätte wegen der Bedeutung von OneDrive nichts gegen die Weiterführung einer eigenständigen Verwaltung gesprochen.

OneDrive-Einstellungen im SharePoint Admin Center

Microsoft hatte die Neuordnung der OneDrive-Verwaltungs­funktionen im SharePoint Admin Center bereits in seiner Roadmap angekündigt. Bei diesen globalen Einstellungen lassen sich manche Werte für einzelne Konten überschreiben, teilweise kann sie der Benutzer auch selbst überschreiben.

Folgende Einstellungen sind von der Änderung betroffen:

Aufbewahrung: Hiermit legt man fest, wie lange gelöschte Elemente im Papierkorb des Benutzers verbleiben, bevor diese automatisch gelöscht werden. Hier kann man der Vorgabewert von 30 Tagen bis auf maximal 3650 erhöhen.

Benachrichtigungen: Hierüber steuert der Admin, ob die Benutzer von OneDrive Benachrichtigungen zu Dateiaktivitäten erhalten. Sie können selbstständig entscheiden, ob sie diese bekommen möchten oder nicht.

Speicherlimit: Hier legt man das Standardlimit für den Speicher in OneDrive für alle User fest. Spezielle Quotas für einzelne Benutzer sind davon aber nicht betroffen. Mögliche Werte dafür sind 1GB bis 5TB.

Synchronisieren: Hier man bestimmen, ob Benutzer etwa eine SharePoint-Site oder einen Teams-Kanal mit OneDrive synchronisieren dürfen. Zudem kann man damit zusätzliche Restriktionen definieren, so dass beispielsweise Computer nur aus bestimmten Domänen synchronisieren dürfen oder das Hochladen bestimmter Dateitypen nicht erlaubt ist.

Einstellungen für das Synchronisieren von Dateien

Schränkt man das Synchronisieren von Computern auf bestimmte Active-Directory-Domänen ein, dann benötigt man dafür deren GUID. Diese kann am einfachsten über das PowerShell-Cmdlet Get-AdDomain herausfinden.

ObjectGUID der Domäne mittels PowerShell herausfinden

OneDrive-Einstellungen alternativ mit PowerShell konfigurieren

OneDrive lässt sich nicht nur über das SharePoint Admin Center, sondern erwartungsgemäß auch über PowerShell verwalten.

Wenig überraschend besitzt OneDrive kein eigenes PowerShell-Modul so wie etwa Exchange oder Teams, sondern wird auch hier über SharePoint Online (SPO) mitverwaltet.

Wenn das SPO-Modul noch nicht installiert ist, dann kann man dies wie folgt nachholen:

Install-Module -Name Microsoft.Online.SharePoint.Powershell
Installation des PowerShell-Moduls für SharePoint Online

Danach kann man mit Connect-SPOService eine Verbindung aufbauen. Die Syntax dafür lautet:

Connect-SPOService -URL <Tenant + Adminsite + Sharepoint.com>

In meinem Lab schaut dies wie folgt aus:

Connect-SPOService -URL https://rolandeich-admin.sharepoint.com

Mit Get-SPOTenant kann man nun die Einstellungen für den Tenant abrufen.

Alle Einstellungen für den SharePoint-Mandanten anzeigen

In der Ausgabe sind folgende Eigenschaften zu finden:

  • OneDriveStorageQuota (Speicherlimit)
  • OrphanedPersonalSitesRetentionPeriod (Aufbewahrung)
  • NotificationsInOneDriveForBusinessEnabled (Benachrichtigungen)

Die Einstellungen für die Synchronisation scheinen hier nicht auf. Diese lassen sich aber mit dem Cmdlet Get-SPOTenantSyncClientRestriction ermitteln.

Einstellungen für die OneDrive-Synchronisierung anzeigen

Möchte man die Werte für diese Einstellungen ändern, dann sind dafür die Cmdlets Set-SPOTenant und Set-SPOTenantSyncClientRestriction zuständig.

Bei Set-SPOTenant verwendet man die gleichen Parameter wie die oben erwähnten Eigenschaften beider Ausgabe von Get-SPOTenant. Jene von Set-SPOTenantSyncClientRestriction kann man sich mit

Get-Help Set-SPOTenantSyncClientRestriction -Parameter *

anzeigen lassen.

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