Teams-Chats aufbewahren oder löschen – verteilte Daten finden und Compliance beachten

Wenn es in Microsoft 365 um Compliance und das korrekte Aufbewahren und Löschen von Inhalten geht, stehen dafür Verwaltungsfunktionen zur Verfügung. Kompliziert gestaltet sich das allerdings bei Teams-Chat-Nachrichten mit geschäftsrelevanten Inhalten. Wenn Teams Chats archiviert oder gelöscht werden müssen, sind einige Besonderheiten zu beachten.

Teams-Chats archivieren – ein komplexes Unterfangen

Microsoft 365 stellt einige Funktionen rund um die organisierte Aufbewahrung (Retention) von geschäftsrelevanten Inhalten bereit. Für die Erfüllung von Compliance-Vorgaben sowie für gesetzliche Aufbewahrungspflichten ist das unverzichtbar.

Auch für Teams-Chats gelten solche Grundsätze, sobald sich darin entsprechende Inhalte finden. Doch die Speicherung der Chat-Daten erfolgt außerhalb der üblichen Repositories wie Exchange-Postfächer und OneDrive for Business. Und weder das Teams- noch das Microsoft 365 Admin-Center stellen Aufbewahrungsoptionen für Chats bereit.

Chat-Nachrichten gehören allen Teilnehmern gemeinsam

Beim Umgang mit Teams-Chat-Daten sind zunächst ein paar technische Besonderheiten zu beachten. So gehören die Nachrichten in einem Teams Chat nicht dem jeweiligen Verfasser, sondern allen am Chat beteiligten Teilnehmern gemeinsam. Wenn daher ein Teilnehmer beispielsweise wegen Konto-Löschung durch Ausscheiden entfernt wird, werden dessen Beiträge nicht sofort gelöscht. Das Entfernen aller Nachrichten aus einem Chat passiert erst, wenn der letzte Teilnehmer den Chat verlassen hat.

Doppelte Chat-Inhalte – in Azure Cosmos DB und Exchange

Gespeichert werden die Inhalte von Teams-Chats zunächst in der Azure Cosmos DB. Und dann noch als Kopie in Exchange Online, in einem versteckten Ordner des Benutzer-Postfachs. Genau darauf greifen die Teams-Aufbewahrungsrichtlinie zu, wenn es um das Auslesen und Bearbeiten von Compliance-Aufzeichnungen geht. Allerdings sind diese Einträge unvollständig, Exchange hält nur die Compliance-relevanten Daten vor.

Wenn also Aufbewahrungsrichtlinien über Purview auf ein Benutzerkonto wirken, dann dreht es sich immer um die Compliance-Einträge in den Exchange-Postfächern. Wo diese genau zu finden sind, und wie sich Abfragen nach Chat-Nachrichten und Benutzern durchführen lassen, beschreibt Tony Redmond ausführlich in seinem aktuellen Blogbeitrag.

Sein Fazit dazu lautet, dass sich mittels einer Inhaltssuche zwar Compliance-Einträge aus Teams-Chats finden und exportieren lassen, diese allerdings bei komplexen Chatverläufe keine übersichtliche Darstellung erzeugen können. Somit fehle aktuell eine praktikable und umfassende Aufbereitung von Chat-Inhalten für Compliance-Zwecke.