Teams-Einladungen an unbestätigte Teilnehmer mit Outlook erneut versenden

Sie haben für eine Teams-Besprechung eine größere Zahl an Adressaten eingeladen. Kurz vor dem Termin fehlen noch etliche Anmeldebestätigungen, die Einladung wurde von einigen nicht angenommen. Wie Sie diese Gruppe der Nicht-Angemeldeten im Outlook-Kalender herausfiltern, und an genau diese die Teams-Einladung erneut senden, erfahren Sie hier.

Grundsätzlich können Sie Teams-Besprechungen sowohl mit dem Teams-Kalender, dem Outlook-Online-Kalender als auch dem Kalender im Outlook-Client anlegen und verwalten. Wenn es allerdings um das Versenden von Erinnerungen an Nicht-Angemeldete geht, bietet dafür nur der Outlook-Client eine entsprechende Funktion. (Wie Sie übrigens im Teams-Termin die Teilnehmer aus Diskretionsgründen ausblenden, erfahren Sie in unserem Artikel „Teams Einladung anonym versenden„)

Teams-Einladung erneut senden – an Nicht-Angemeldete

Das Stichwort für die Lösung heißt Nachverfolgung, und die gibt es nur im Outlook-Client. Mit dieser Funktion erhalten Sie eine Tabelle mit allen Adressaten inklusive Anmeldestatus. Um nun an die Nicht-Angemeldeten eine Erinnerungs-Benachrichtigung zu schicken, gehen Sie in folgenden Schritten vor:

1. Öffnen Sie im Outlook-Kalender den Termineintrag der Teams-Besprechung. In der kleinen Infoleiste im Kopf sehen Sie, an wie viele Personen Sie die Einladung verschickt haben. Außerdem noch, wie viele der Adressaten den Termin angenommen, unter Vorbehalt angenommen oder abgelehnt haben.

2. Wechseln Sie nun auf die Registerkarte Nachverfolgung. Hier sehen Sie unten in der Tabellenansicht alle Eingeladenen und deren Anmeldestatus. Oben in der Leiste unter dem Menü steht als einzige Schaltfläche „Status in die Zwischenablage kopieren“ zur Verfügung.

Klicken Sie darauf, um die gesamte Tabelle mit den Namen der Teilnehmer, deren Rolle (Anwesenheit) sowie deren Antwort („Zugesagt“, „Keine Zusage“, „Abgelehnt“) zu kopieren.

3. Öffnen Sie nun zum Bearbeiten eine Tabellenkalkulation wie Excel und fügen Sie die Liste ein. Konvertieren Sie diese nun in eine Tabelle (Über die Registerkarte Einfügen, Tabelle). Sortieren Sie die Spalte Antwort, so dass die Eingeladenen ohne Zusage gruppiert angezeigt werden. Markieren Sie nun alle entsprechenden E-Mail-Adressen und kopieren Sie diese in die Zwischenablage.

4. Wechseln Sie nun wieder in den Outlook-Kalender, in die Registerkarte Besprechung. Klicken Sie hier im darunterliegenden Menüband auf Weiterleiten.

5. Es öffnet sich ein Mailfenster mit einer Kopie der ursprünglichen Einladung. Kopieren Sie hier in das Adressfeld die Mail-Adressen der Nicht-Angemeldeten aus der Zwischenablage. Im Textfeld können Sie noch einen Erinnerungstext verfassen.

Fazit: Alle nicht bestätigten Eingeladenen erhalten eine Mail

Anschließend klicken Sie auf Senden, um die Erinnerungs-Mail zu verschicken. Auf diese Weise erreichen Sie ausschließlich die Eingeladenen, die noch nicht bestätigt haben. Alle anderen Teilnehmer bleiben von einer überflüssigen Info-Mail verschont.