Unternehmensweite Suche mit Microsoft Search – zum aktuellen Stand und den Limitierungen
Microsoft Search ist heute der Oberbegriff für eine Reihe von Suchfunktionen, die in verschiedenen Microsoft 365-Bereichen zur Verfügung stehen. Die Bandbreite reicht von SharePoint über Outlook, Teams und OnDrive bis zu den Office-Apps. Um die Suche möglichst produktiv einzusetzen, gibt es eine Reihe von Funktion und Konfigurationsmöglichkeiten.
Bis vor einigen Jahren bot Microsoft vielfältige Suchfunktionen, die kaum integriert und über viele Plattformen verstreut waren. Ob in SharePoint mit Fast, im Windows-Client, in Office, Teams oder Bing for Business – unterm Strich sorgte das für ein inkonsistentes Benutzererlebnis. Microsoft unternahm deshalb im Lauf der Jahre immer wieder Anläufe, um die Suche einfacher bedienbar zu machen.
Um eine unternehmensweiten Suche auf Basis von SharePoint zu implementieren, war immer einiger Aufwand zu leisten, wie Agnes Molnar in ihrem Blogbeitrag über den aktuellen Stand von Microsoft Search beschreibt. So musste dafür bisher etwa eine hybride Struktur mit einer SharePoint-On Premises-Farm eingerichtet werden, um die Verbindung zu den Content-Quellen herzustellen.
Microsoft Search einrichten mit Graph-Konnektoren und föderierten Konnektoren
Mit Microsoft Search geht heute geht der Aufbau einer organisationsweiten Suchlösung deutlich einfacher vonstatten. Es bietet innerhalb von Microsoft 365 die entsprechende Infrastruktur mit vielen Konnektoren.
Um externe Quellen an Microsoft Search anzuschließen, gibt es mehrere Möglichkeiten:
- Integrierte Graph-Konnektoren: Diese von Microsoft entwickelten Konnektoren bieten nur einen begrenzten Funktionsumfang. Aktuell gibt es Graph-Konnektoren beispielsweise für Systeme wie Salesforce, ServiceNow, Fileshares und ähnliche. Damit entfällt das Einrichten eine SharePoint-OnPrem-Servers zum Durchsuchen der Inhalte.
- Individuell entwickelte Graph-Konnektoren: Wenn es keinen passenden Konnektor gibt, entwickelt man entweder selber einen, oder beschafft ein Produkt von einem Drittanbieter.
- Föderierte Konnektoren idexieren nicht den Inhalt der Quelle, sondern nutzen einen externen Suchindex, um die Ergebnisse abzufragen. Aktuell können föderierte Verbindungen mit Microsoft Dynamics und Azure Cognitive Search eingerichtet werden.
Lizenzierung der Konnektoren
Um Graph-Konnektoren zum Indexieren von Inhalten für Microsoft Search verwenden zu können, müssen Index-Quota-Lizenzen erworben werden. Der Preis errechnet sich aus der Zahl der Indexelemente. Die Kapazität des Graph-Konnektors lässt sich über Aboverwaltung im Tenant erweitern. Microsoft 365 E5- und Viva Topics-Lizenzen enthalten 500 zusätzliche Index-Quota-Elemente pro Nutzer.
Limits und Einschränkungen
Auch wenn sich Microsoft Search mit Konnektoren umfangreich erweitern lässt, sind einige Limits zu beachten:
- Jeder Tenant kann bis zu 30 Verbindungen verwalten
- Jede Verbindung erlaubt bis zu 5 Millionen Elemente
- Über den gesamten Tenant liegt die Obergrenze bei 50 Millionen Elementen
Darstellung von Connector-Suchergebnissen
Mittels angepasster Ergebnistypen lässt sich festlegen, wie die Konnektor-Ergebnisse im Microsoft-Search-UI dargestellt werden. Bisher können sie nicht gemeinsam mit SharePoint- oder Onedrive-Suchergebnissen dargestellt werden, doch Microsoft hat die entsprechenden Erweiterung bereits angekündigt.
Weiterhin unterschiedliche Suchbereiche von Microsoft Search
Microsoft Search verspricht ein einheitliches Benutzererlebnis über die gesamte Plattform hinweg. Allerdings ist die Suche immer kontextorientiert und berücksichtigt, von wo aus der Benutzer die Suche eingibt. Deshalb kommen auch immer unterschiedliche Ergebnisse zurück.
- Auf der SharePoint- und Microsoft 365-Homepage umfasst die Suche den gesamten Tenant (nicht veränderbar).
- Auf einer SharePoint-Site ist der vordefinzierte Suchbereich die Site (lässt sich ändern).
- Auf einer SharePoint-Hubsite umfasst der Suchbereich den betreffenden Hub und die verbundenen Sites (lässt sich ändern).
- In einer Liste oder einer Dokumentenbibliothek beschränkt sich der Suchbereich auf die betreffende Liste beziehungsweise Bibliothek (nicht veränderbar).
- In OneDrive umfasst der Suchbereich alle Dokumente in OneDrive und SharePoint, auf die der Benutzer zugreifen kann.
Anpassen der Suchergebnisseite
Mittlerweile lässt sich die Gestaltung von Suchergebnisseiten anpassen, und zwar bei Ergebnis-Container, anzuwendende Filter wie angepasste Ergebnistypen.
Anpassungen auf Site-Ebene vs. Tenant-Ebene
Microsoft Search kann nicht nur auf Tenant-Ebene, sondern auch für jede einzelne Site angepasst werden. Die Grundregel ist, dass Anpassungen in einer Site die Anpassungen auf Tenant-Ebene überschreiben.
Weitere Informationen zu Microsoft Search:
– Übersicht über Microsoft Search
– The Rise and Fall of Microsoft Search
– Microsoft Search: What you need to know
- Wozu dient die SharePoint Startseite? - 15. April 2025
- SharePoint-Teamwebsites erstellen ohne obligatorische Microsoft 365-Gruppe - 1. April 2025
- Skype & Co. R.I.P. – die lange Liste der 2025 auslaufenden Microsoft-Apps und Dienste - 4. März 2025