Hashtags für Teams, Outlook und Yammer: Microsoft startet den Rollout von Viva Topics und SharePoint Syntex

Mit der Hashtag-Funktion schließt Teams vordergründig zu den bekannten Social-Media-Diensten wie Instagram, Twitter oder Facebook auf. Doch technisch gesehen steckt mehr dahinter, es geht es um zentrale Komponenten der neuen Wissensmanagementfunktionen von Microsoft 365, die schon seit längerem unter den Namen Viva Topics und (SharePoint) Syntex kursieren. Wie das alles funktioniert, kann demnächst jeder in Teams, Outlook und Yammer ausprobieren.

Ab sofort rollt Microsoft die Topics-Integration in Teams aus. Benutzer können dann genau wie in Instagram oder Facebook Begriffe mit Hashtags (#) markieren. Wendet man den Hashtag in einem Teams-Chat an, dann verwandelt sich der markierte Begriff automatisch in einen Link. Klickt man auf diesen Link, klappt eine Themenkarte (Topic Card) auf, die Zusatzinformationen zu diesem Begriff anzeigt.

Diese Zusatzinformationen liefert die bereits verfügbare Topic-Center-App. Wie das funktioniert zeigt dieser Screenshot von Microsoft. #Saturn ist in diesem Chat das markierte Topic, die dazugehörige Topic Card blendet die weiterführenden Informationen ein, hier geht es um ein Flugzeugprojekt mit diesem Namen.

Viva Topics in Teams: Mit # erzeugt man im Chat einen Hashtag, der als Link für eine weiterführende Themenkarte dient.

Wissensmanagement-Zentrale (SharePoint) Syntex

Syntex (früher SharePoint Syntex) steht vereinfacht gesagt für eine Wissensdatenbank, die Parallelen zu Wikipedia aufweist. Im Kern handelt es sich dabei um einen Taxonomie-Service, der in SharePoint gespeicherte Dokumente durchforstet, daraus die relevante Begriffen identifiziert und diese in Topic-Listen sammelt. Die herausgefilterten Begriffe verweisen auf Themenseiten, die den Inhalt für die oben bei Topics genannten Themenkarten liefern.

Schematisch gesprochen bildet also Syntex die Wissensmanagementinfrastruktur, die für Topics in den Microsoft 365-Apps die Inhalte liefert. Die Hashtags entsprechen den Topics in Syntex.

Um sensible Inhalte zu schützen, integriert Microsoft die Sensitivity Labels von Microsoft Information Protection. Über diesen Mechanismus können SharePoint-Sites und Dateien von der automatischen Themenerkennung ausgeschlossen werden.

Interaktive Demo von Viva Topics in Outlook Web

Im Outlook-Web-Client kann man nun in Mails Themenkarten integrieren, die den Empfängern in der Seitenleise zusätzliche Themenvorschlägen zum verlinkten Thema anzeigen. Microsoft zeigt das in dieser interaktiven Demo, in der man sich durch die einzelnen Funktionen in Outlook Schritt für Schritt durchklicken kann:

Interaktive Demo von Viva Topics in Outlook Web: Hier bekommt man Klick für Klick angezeigt, wie Topics im praktischen Einsatz funktioniert. Am besten beim Start „German“ auswählen.

 

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