Viva Connections erklärt: Kann ein Intranet in Teams das SharePoint-Intranet ersetzen?

Mit Viva Connections ermöglicht Microsoft eine Integration von SharePoint-Intranets in Teams.  Dabei stellen sich nicht nur Fragen bezüglich der technischen Umsetzung, sondern auch strategische Überlegungen: Welche Intranets eignen sich, welcher Aufwand ist auf SharePoint-Seite zu leisten, und wie breit ist die Akzeptanz für ein in Teams eingebundenes Intranet?

Sam Marshall von Clearbox Consulting hat sich in einem Blogbeitrag mit diesen grundlegenden Fragen rund um Viva Connections befasst. Darin erklärt er auch die Vor- und Nachteile, die sich gegenüber einem reinen SharePoint-Intranet ergeben.

Organisationen müssen die Struktur ihres SharePoint-Intranets grundlegend überdenken, wenn sie auf Viva Connections umsteigen wollen.

Seine wichtigste Feststellung lautet zunächst einmal: „Organisationen müssen die Struktur ihres SharePoint-Intranets grundlegend überdenken, wenn sie auf Viva Connections umsteigen wollen.“

Was genau ist Viva Connections?

Viva Connections ist eines von vier Elementen unter dem Dach der Marke Viva. Der Fokus liegt dabei auf der Mitarbeiterkommunikation.

Viva Connections legt eine SharePoint-Site in Microsoft Teams an.

Wie andere Viva-Module integriert sich Connections vollständig in Microsoft Teams. Für die Benutzer gut sichtbar erscheint dabei in der linken Menüleiste eine neue Schaltfläche, die mit dem Logo des Unternehmens oder des Intranets gestaltet werden kann. Im Grunde wird hierbei ein SharePoint-Intranet in den Teams-Client eingebettet, das über diese Schaltfläche aufgerufen wird.

Die Hauptkomponenten von Viva Connections:

  • Globale Navigation: Über ein links ausklappendes Fenster können Sie auf verschiedene Sites im Intranet zugreifen.
  • SharePoint-Homepage: Diese erscheint innerhalb von Teams als Haupt-Landing-Page, zusammen mit dem Untermenü für die Site.
  • Globale Suche: Die Suchleiste ermöglicht die Suche im kompletten SharePoint, und nicht nur in den Inhalten von Microsoft Teams.
  • Teilen: Inhalte lassen sich in Connections einfach teilen, beispielsweise, um eine SharePoint-Seite in einer Teams-Nachricht zu posten.
  • Dashboard-Integration: Eine neue Dashboard-Funktion ermöglicht die Einbindung anderer Anwendungen (noch nicht live).
  • Mobile: Für den Zugriff von mobilen Geräten aus gibt es eine neue Oberfläche (noch nicht live).

Ersetzt Viva Connections das SharePoint-Intranet?

Entgegen einer verbreiteten Annahme ersetzt Viva Connections rein technisch nicht das SharePoint-Intranet. Stattdessen sorgt es lediglich dafür, dass das Intranet innerhalb von Microsoft Teams zugänglich gemacht und um einige Funktionen erweitert wird.

Das Zusammenspiel zwischen Teams und SharePoint im Hintergrund ist komplex, wobei die Teams-Benutzer davon nichts mitbekommen. Zu den wenigen wissenswerten Grundlagen zählt, dass beim Erstellen eines neues Teams immer automatisch eine SharePoint-Teamsite erzeugt wird. Außerdem liegen alle Dateien und Ordner in Teams auf SharePoint (siehe Abbildung).

SharePoint steckt hinter vielen Komponenten in MS Teams, jeder Teams-Abschnitt steht mit einer SharePoint-Team-Site in Verbindung.

Neuerungen in Viva Connections

Viva Connections erweitert SharePoint um einige Funktionen. Zu den Neuerungen gehört beispielsweise ein Ausklappmenü mit globaler Navigation, zuletzt verwendete Dateien und persönliche News. Die globale Navigation fällt etwas umständlich aus, Benutzer müssen jedes Drop-Down der Reihe nach anklicken. Es fehlt ein Megamenü-ähnliches Erlebnis, das das Durchsuchen erleichtern würde.

Das neue Company-Feed-Webpart für SharePoint, das mit Viva Connections kommt.

Auch neue Webparts kommen dazu, so etwa der Unternehmens-Feed. Dieser stellt Nachrichten aus dem Unternehmen gemeinsam mit Yammer-Inhalten in einem Stream dar. Dieses Webpart kann auch ohne Viva Connections im SharePoint-Intranet genutzt werden.

Viva Connections Dashboard

Die Dashboard-Komponente bietet Möglichkeiten, um Inhalte für verschiedene Zielgruppen wie Produktionsmitarbeiter anzupassen. Aktuell ist es noch nicht verfügbar.

Der neue Viva Connections Mobile-Client

Im Lauf des Jahres soll ein neuer mobiler Teams-Client erscheinen, in dem Connections im Vordergrund steht. Aus Intranet-Perspektive ist bemerkenswert, dass der Button wie die Desktop-App mit dem Firmennamen gebrandet werden kann.

So bereiten Sie sich auf Viva Connections vor

Viva Connections ist aktuell bereits in den Office 365-Lizenzen enthalten. Zum Start benötigen Sie nur einen Admin-Zugang, danach müssen Sie dem PowerShell-Skript folgen, das Schritt für Schritt auf die richtige SharePoint-Site verweist. Eine genaue Anleitung dafür finden Sie hier.

Mehr Planung erfordert die Umgestaltung eines bestehenden Intranets in einen Connections-kompatiblen Zustand. Insbesondere müssen Sie sicherstellen, dass Ihre Intranet-Startseite eine SharePoint-Home-Site oder zumindest eine Kommunikationssite ist. Eine Home-Site ist eine festgelegte Standard-Site, die die Benutzer beim Öffnen von SharePoint sehen, und in der auch die globale Navigation konfiguriert ist.

Die Navigation von Connections wirkt chaotisch. Die Benutzer müssen sich mit mehreren Ebenen der Navigation befassen, einschließlich der Schaltflächen in der Teams-Symbolleiste. Dabei gibt es vertikale Menüelemente im Connections-Flyout, und zusätzlich horizontale Navigationsebenen auf den SharePoint-Websites, insbesondere wenn Hubsites beteiligt sind.

Wichtiger Hinweis: Connections funktioniert nicht mit klassischen SharePoint-Sites wie etwa Publishing-Sites, On-Premises SharePoint oder einem Nicht-SharePoint-Intranet.

Empfiehlt sich der Umstieg auf Viva Connections?

Auch zukünftig wird es einen Bedarf am klassischen Intranet geben, weil bestimmte Benutzergruppen Teams nicht routinemäßig auf einem Desktop geöffnet haben.

Viele Intranet-Verantwortliche haben in letzter Zeit festgestellt, dass Teams eine enorme Aufmerksamkeit genießt. Alleine deshalb dürfte großes Interesse daran bestehen, das Intranet in Teams zu integrieren.

Noch allerdings gelten für den Erfolg eines Intranets die bewährten Rahmenbedingungen. Damit dürfte sich in vielen Fällen ein hastiger Austausch des Intranets gegen Teams erledigen. Auch zukünftig wird es einen Bedarf am klassischen Intranet geben, weil bestimmte Benutzergruppen Teams nicht routinemäßig auf einem Desktop geöffnet haben. Connections bedeutet in diesem Fällen einen Umweg mit zusätzlichen Klicks.

Auch der Umstellungsaufwand für Connections ist nicht zu unterschätzen. Dabei sind die noch relativ neuen SharePoint Home-Sites zu berücksichtigen, die bisher noch nicht auf breiter Front zum Einsatz kommen.

Ein weiterer hinderlicher Aspekt ist die Intranet-Struktur. Speziell mit Modern SharePoint ist ein unhierarchischer Aufbau üblich, mit vielen Sites und Hub-Sites. Auch Suche-basierende Webparts sind hier zu nennen, die zum Aggregieren von Inhalten wie Nachrichten verwendet werden.

Checkliste vor einer Migration zu Viva Connections:

  • Sind die meisten Ihrer Benutzer bereits in Teams? Wie unterstützen Sie Benutzer, die nicht in Teams sind?
  • Ist Ihr Intranet bereits um eine SharePoint-Home- oder Communication-Site herum aufgebaut? Wenn nicht, können Sie es entsprechend umbauen?
  • Können Sie Navigation einfach halten und mehrere Menüebenen vermeiden?
  • Wie publizieren Sie Neuigkeiten auf der Startseite, um diese für die gesamte Belegschaft aktuell und relevant zu halten?
  • Welche Aufgaben wären für das Dashboard prädestiniert, und wie würden Sie diese einbinden?
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