Das SharePoint-Intranet - Online, On-Premises oder Hybrid? Darauf kommt es an beim Tandembetrieb

Das Intranet ist in vielen Unternehmen typischerweise eine Kombination aus Informations- und Zusammenarbeitsplattform. Zum einen informiert hier die Unternehmenskommunikation die Mitarbeiter über Neuigkeiten, zum anderen arbeitet man über das Intranet in Teams oder Projekträumen gemeinsam an Aufgaben und Projekten. Oft geht es auch darum, Services bereitzustellen, die das Tagesgeschäft der Mitarbeiter erleichtern: Beispielsweise um einen Flug zu buchen, Urlaubsanträge einzureichen oder die Abrechnungen der letzten Geschäftsreise einzugeben. Im Intranet fließen also viele Daten zusammen, die teilweise sehr unterschiedlich zu behandeln sind. Während etwa Unternehmensneuigkeiten meist unkritisch sind, unterliegen andere Daten einem gesonderten Schutz, wenn es zum Beispiel um personenrelevante Informationen geht.
Von Annika Feick, Head of Marketing novaCapta Software & Consulting

Wie bei jeder technischen Lösung werden alle Daten des Digital Workplace oder des Intranets an einer zentralen Stelle im Unternehmen gespeichert. In Zeiten vor dem großen Cloud-Trend lief in der Regel alles auf lokal betriebene Server zusammen, meist in einem Rechenzentrum. Doch der Digitalisierungstrend der letzten Jahre zeigt in Richtung Cloud. Neben mehr Flexibilität versprechen sich die Unternehmen damit vor allem Kosteneinsparungen. Dennoch ist die Cloud nicht für alle Szenarien geeignet. Es gibt nämlich in vielen Unternehmen auch Daten, die eines besonderen Schutzes bedürfen, etwa personenrelevante Informationen oder Produktspezifika. In solchen Fällen bietet sich der Einsatz eines hybriden Intranets an, das die Vorteile der Cloud mit den Vorteilen der privaten, traditionellen Datenspeicherung vereint.

Betrachten wir ein solches hybrides Szenario am Beispiel der Technologieplattform SharePoint, auf der sehr viele Intranet-Lösungen basieren:

Alles in die Cloud mit SharePoint?

In der „alten Welt“ dominierte der SharePoint Server als lokal betriebener On-Premises-Server. Die Daten liegen hier auf eigener Hardware, was eine regelmäßige Wartung und Administration erfordert. In der „neuen Welt“ gibt es SharePoint Online als Teil von Office 365, wo alle Anwendungen und Daten in der Cloud liegen. Die Dienste werden von den Nutzern als Software-as-a-Service (SaaS) Online bezogen, was eine Reihe von Vorteilen mit sich bringt:

• SharePoint Online ist gegenüber einer On-Premises-Lösung sehr kosteneffizent
• Die Cloud-Dienste können flexibel an die Bedürfnisse der Firmen angepasst werden und skalieren nach Bedarf
• Das Infrastruktur-Management wird stark vereinfacht, weil die Ressourcen-hungrigsten Geschäftsanwendungen ausgelagert werden
• SharePoint Online ist immer auf dem neuesten Stand, so dass stets die modernsten und sichersten Tools zur Verfügung stehen
• Alle Daten und Cloud-Dienste sind immer überall verfügbar, mobiles Arbeiten wird voll unterstützt
• Die Zusammenarbeit mit externen Partnern gestaltet sich sehr einfach: Dateien sind mit wenigen Klicks geteilt, die volle Kontrolle über alle Ressourcen steht von Haus aus zur Verfügung

Was sind die Nachteile mit SharePoint Online?

Es gibt aber auch Nachteile und Einwände, die den alleinigen Einsatz von SharePoint Online trotz aller Vorteile als problematisch erscheinen lassen:

Datensicherheit:

Gewisse Daten dürfen aus rechtlichen oder organisatorischen Gründen nicht in der Cloud gespeichert werden, beispielsweise weil sie die Landesgrenzen nicht verlassen dürfen.

Datenmenge:

Sehr große Datenmengen lassen sich unter Umständen günstiger auf On-Premises-Servern lagern.

Individualisierung:

Eigenentwickelte Apps oder individuelle Anpassungen des Intranets lassen sich oft aus technischen Gründen nicht eins-zu-eins in die Cloud übertragen.

Mit Hybrid die Vorteile von Online und On-Premises kombinieren

Wenn Einschränkungen wie die geschilderten zum Tragen kommen, ist ein vollständiger Umzug in die Cloud nicht möglich oder nicht zu empfehlen. Das muss aber nicht heißen, dass man deswegen auf die Vorzüge der Cloud verzichten muss. Ganz im Gegenteil: Mit einem hybriden Ansatz kann eine Intranet-Lösung die Vorteile beider Welten vereinen.

In einem hybrid aufgebauten Intranet können Daten je nach Klassifizierung lokal oder in der Cloud gespeichert werden. Dabei lagern beispielsweise die schutz- und personenrelevanten Daten aus den Benutzerprofilen auf den On-Premises-Servern, die restlichen Daten hingegen werden bequem in der Cloud gespeichert – mit den damit verbundenen Vorteilen von Teilbarkeit und Verfügbarkeit. Archivdaten wiederum, die oft passive Datenberge sind, verbleiben auf den lokalen Servern.

Damit es beim parallelen Betrieb der Online und On-Premises-Systeme nicht zu Redundanzen in den Abläufen oder der Datenhaltung kommt, erfordert das hybride Intranet eine sorgfältige Planung. Typische Baustellen beim Tandembetrieb sind: Login, User Management und Suche. Hier gibt es aber bewährte Lösungen, die für beide Welten funktionieren.

Einfacher Login mit Single Sign-On:

Die Mitarbeiter können sich im Intranet über einen einheitlichen Login anmelden und merken so in den meisten Fällen gar nicht, dass sie auf unterschiedlichen Plattformen unterwegs sind. Voraussetzung dafür ist der Einsatz von AD Connect, das dafür sorgt, dass die Active Directories (Benutzerverwaltungen) zwischen Online und On-Premises synchronisiert werden.

Metadaten und Inhaltstypen synchronisieren:

Wird das Intranet im Tandem auf SharePoint On-Premises und Online betrieben, dann müssen die Metadaten und Inhaltstypen erst aufgeräumt und anschließend in die Cloud kopiert werden. Von da an dürfen sämtliche Änderungen an Metadaten und Inhaltstypen nur noch Online vorgenommen werden. Ein Synchronisationsservice stellt den Abgleich mit der On-Prem-Instanz sicher.

Der hybride Betrieb von Metadaten und Inhaltstypen ist grundsätzlich möglich und erweist sich im Betrieb als zuverlässig. Es ist dabei von Vorteil, wenn die Umgebung direkt bei der Inbetriebnahme hybrid konfiguriert wird.

Hybride Suche:

Die Suche wird so konzipiert, dass sie lokale und online angeschlossene Instanzen umfasst. Dabei funktioniert auch das Ranking der Suchergebnisse systemübergreifend. Die Ergebnisliste zeigt die relevantesten Dokumente zuerst an, unabhängig von deren Speicherort.

Wie immer, wenn es um den Aufbau einer Intranet-Lösung geht, ist der erste Schritt, die Anforderungen (ob gegenwärtige und potentielle zukünftige) abzuklären und diese gegen die Eigenschaften der zur Verfügung stehenden Lösungen abzuwägen.

Hybride Lösungen auch nachträglich implementieren

Das Thema Cloud beeinflusst praktisch jede langfristige IT-Roadmap und macht gerade vor dem Intranet oder dem Digital Workplace nicht halt. Schließlich handelt es sich hierbei um das digitale Zuhause der Mitarbeiter, und hier lassen sich die Vorteile der Cloud optimal nutzen. Zudem bietet der mobile und ortsunabhängige Zugang Unternehmen den Vorteil, auch Mitarbeiter zu erreichen, die oft unterwegs sind oder nicht über eigene PC-Arbeitsplätze verfügen.

SharePoint ist nicht umsonst als Intranet-System populär, wobei hier vor allem die hohe Anpassungsfähigkeit eine zentrale Rolle spielt. Für die Unternehmen ist vor allem Interessant, dass sie frei zwischen On-Premises und Online wählen und beiden Welten praktisch nach Belieben kombinieren können. Die technischen Möglichkeiten dafür sind vorhanden, und deren Komplexität bewegt sich in einem vertretbaren Rahmen.

Ein Intranet muss dabei überhaupt nicht von Anfang an hybrid konzipiert werden. Es ist durchaus möglich – und auch gängige Praxis – dass man bestehende On-Premises-Intranets um Online-Komponenten erweitert. Ebenso ist der umgekehrte Weg möglich, falls sich nach der Einführung eines SharePoint Online neue Anforderungen ergeben, die einen On-Premises-Einsatz erforderlich machen.