Die Microsoft-Agenda 2018: Was Redmond treibt, und was das für Partner und Anwender bedeutet (Teil 2)
[Fortsetzung von Teil 1]
Zu den aktuellen Megatrends im Segment Kollaboration und Kommunikation zählt die Automatisierung. Vor allem über Bots ist derzeit viel zu hören, sie finden im Bereich einfacher Kundenservices schon größere Verbreitung. Die Schwelle für deren Einsatz ist niedrig, ein einfacher FAQ-Bot lässt sich sogar ohne Programmieraufwand erstellen und in beliebige Lösungen integrieren.
Bots, KI und Machine Learning…
Microsoft hat auf diesem Gebiet unter anderem den Office Graph im Rennen. Dieser basiert auf Machine-Learning und ermöglicht vielfältige automatisierte Anwendungen im Office 365-Umfeld – so beispielsweise Delve. Bei SharePoint findet er in den Team-Site-Activities oder den Content-Cards Verwendung, und die Kernfunktionen sind automatisiertes Auszeichnen mit Metadaten und „followen“ von Inhalten. Die Anwender erhalten so ohne eigenes Zutun automatisch die passenden Dokumente und Kollegen angezeigt, die im Arbeitskontext von Bedeutung sein können. Das Grundprinzip hinter dem Office Graph ist eine Analyse der Anwenderaktivitäten.
… und die Grenzen der “Roboterisierung”
Doch trotz vieler Anfangserfolge zeichnen sich schnell auch die Grenzen von Künstlicher Intelligenz, Bots und Machine-Learning ab. Auf die Frage, ob die Informations-Automatisierung mit SharePoint Home und Delve schon bald klassische Team-Meetings und Jour-Fixe-Termine ersetzen kann, lautet die klare Antwort ‘nein’. Auch kann kein FAQ-Bot eine Servicehotline komplett ersetzen. Fairerweise muss man aber dazusagen, dass das gar nicht das Ziel dieser Lösungen war.
Von dem Ziel, Menschen nur noch für Tätigkeiten mit hoher Empathie-Anforderung einzusetzen und alles andere mit künstlicher Intelligenz zu erledigen sind wir also noch weiter entfernt, als einige wahrhaben wollen. Nichtsdestotrotz bleibt das Themenfeld spannend, und wir sollten die Bereiche KI und Machine Learning in den nächsten Jahren im Auge behalten.
Ist Hybrid das neue On-Premises?
Microsoft hat das Thema hybride Architekturen schon seit einiger Zeit als strategisches Thema positioniert. Im Unterschied zu vielen anderen Anbietern versprechen die Redmonder einen einfachen Mischbetrieb von klassischen On-Premises-Umgebungen mit neuen Cloud-Services. Für die Anwender von SharePoint, Exchange, Dynamics oder Skype for Business bedeutet das einen sicheren und einfachen Weg zu Office 365 und Azure. Um den Einstieg so einfach wie möglich zu gestalten, wurde schon die Office-Server-Generation 2016 auf hybride Szenarien hin optimiert. Wo bisher aufwändige PowerShell-Skripte erforderlich waren, geht das nun meist recht einfach per dialoggeführtem Installer. Für Unternehmen besteht der Vorteil mit Hybrid vor allem darin, Inhalte und Geschäftsprozesse in etablierten On-Premises-Systemen zu belassen und trotzdem jene Funktionen, die nur in Office 365 und Azure verfügbar sind, nutzen zu können.
Als Einstieg in die Cloud nutzen im SharePoint-Umfeld viele Unternehmen OneDrive for Business. Hier bieten sich einfache Möglichkeiten, Inhalte sicher und kontrolliert auch mit externen Partnern zu teilen – im Gegensatz zu SharePoint On-Premises.
Trotz aller Vorteile von hybriden Umgebungen sollte man allerdings auch die Nachteile nicht übersehen: Es müssen sowohl die On-Premises-Umgebung als auch Office 365, Azure sowie eine Hybdrid-Infrastruktur betrieben und lizensiert werden muss. Auf Dauer sind damit mehr Arbeitsaufwand und höhere Kosten verbunden.
Externe Partner besser integrieren
Vernetzung ist heute eine Grundvoraussetzung für innovative Geschäftsmodelle. Auch im Kontext von Industrie 4.0 ist häufig von Erhöhung der Vernetzungsdichte die Rede. Vereinfacht ausgedrückt geht es hier darum, enger zusammenarbeiten – und das oft über Unternehmensgrenzen hinweg.
Solange es dabei nur um das Teilen von Dokumenten mit externen Partnern geht, lässt sich das auf viele Wege bewerkstelligen, zur Not per E-Mail. Eine echte unternehmensübergreifende Zusammenarbeit mit Partnern beschränkt sich aber nicht auf Dokumente. Hier geht es vor allem um Aufgabenverwaltung, Kommunikation via Chat oder eine gemeinsame Ablage für Notizen und Protokolle.
Einfachere externe Zusammenarbeit über Azure AD
Office 365 bietet hier basierend auf Azure AD eine einfache und günstige Möglichkeit, um externe Partner in einen Teams-Channel, eine Yammer Gruppe oder eine SharePoint-Teamseite einzuladen. Hier ist für 2018 noch einige Neues angekündigt, zum Beispiel Federated Meetings in Microsoft Teams.
Der große Vorteil von Collaboration-Lösungen mit Externen auf Office 365- und Azure AD-Basis ist, dass die Kontrolle und Überwachung zu hundert Prozent in der Unternehmens-IT bleibt. Die Funktionen im Security-und-Compliance-Center in Office 365 beinhalten auch die Option externer Zugriffe über Azure AD. Dank Azure Rights Management bleibt die Kontrolle auch für extern geteilte Inhalte im Unternehmen. Besonders mit Blick auf die neue Datenschutzgrundverordnung (DSGVO), die Ende Mai 2018 wirksam wird, ist das ein wesentlicher Faktor.
Neue Herausforderung Datenschutz und DSGVO
Ab dem 25.05.2018 gilt EU-weit die DSGVO (englisch auch General Data Protection Regulation – GDPR), und wird damit für alle Unternehmen verbindlich geltend. Nach wie vor herrscht viel Unsicherheit und auch Unwissenheit über das neue Gesetz. Aus Sicht der IT-Verantwortlichen ist das Thema sehr theoretisch und vor allem viel zu juristisch. Auch Datenschutzbeauftragte und Compliance-Officer sind damit oft noch überfordert. Auf der anderen Seite machen die Geschäftsleitung und der Betriebsrat Druck und wollen wissen, ob man bei dem Thema richtig aufgestellt ist.
Microsoft hat seinen Kunden vielfältige Tools rund um den Datenschutz bereitgestellt und bietet Unterstützung durch Partner und eigene Angebote, um SharePoint, Office 365 und Azure DSGVO-konform zu betreiben. Auch hier auf SharePoint360.de bieten wir mit einem kostenlosen DSGVO-Whitepaper einen Schnellübersicht auf acht Seiten, die alle grundlegenden Fragestellungen zusammenfasst.
Office 365, Dynamics 365, Bing for Business – wohin die Reise geht
Auf der Ignite-Konferenz im September 2017 hat Microsoft eine Reihe von neuen Services im Umfeld von Office 365 angekündigt, insbesondere mit Dynamics 365, LinkedIn und Bing for Business. Vor allem das Thema Integration von Dynamics 365 verspricht in Zukunft spannende neue Szenarien. Hier wird die bisher weitgehend unabhängige Microsoft-Produktreihe der betriebswirtschaftlichen Geschäftsanwendungen mit Azure und dem Office 365-Stack verschmolzen. Zu den ersten Funktionen gehören die Anbindung von Cortana in Dynamics 365, oder die Möglichkeit, Dynamics 365-Administratoren auf Tenant-Ebene in Office 365 festzulegen.
Auch die Verknüpfung mit LinkedIn mit dem Feature „Microsoft Dynamics 365 Connector for LinkedIn Lead Gen Forms“ zeigt, wo die gemeinsame Reise hingeht. In Sachen Suchmaschinen erweitert Microsoft sein Portfolio um Bing for Business. Auf der deutschsprachigen Seite lautet der Slogan: “Bei Bing für Unternehmen handelt es sich um ein neues Suchangebot, mit dem … Ihnen das Beste aus Web und Arbeit in einer einzelnen Oberfläche präsentiert wird.“
Sukzessive wächst hier technologisch zusammen, was zusammengehört. Schon heute arbeiten die Anwender im Alltag systemübergreifend mit allen möglichen Daten aus Web-Suchmaschinen, internen CRM- und ERP-Lösungen sowie Unternehmensdaten aus SharePoint und Exchange. Das alles zukünftig besser zu integrieren ist ein konsequenter Schritt.
Fazit: Nicht Effizienz steigern, sondern Komplexität reduzieren
Die Vision von Microsoft lautet seit einigen Jahren „Making technology that helps empower everyone to do more“. Aus den Erfahrung und dem Feedback der Kunden hat man gelernt, dass es heute weniger darum geht, die Effizienz zu steigern. Stattdessen lautet die neue Herausforderung, die Komplexität zu reduzieren. Betrachtet man die Innovationen der letzten Jahren und die zu erwartenden Neuerungen in 2018, bleibt das Resümee, dass Redmond den richtigen Weg eingeschlagen hat.
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