Digitalisierung mit Microsoft 365 ist eine Führungsaufgabe – 10 Tipps für Entscheider
Die Einführung von Microsoft 365 auf Unternehmensebene bedeutet auch eine organisatorische Umorientierung. Neue Anwendungen stellen alte Strukturen und Prozesse in Frage, Regeln und Arbeitsweisen müssen neu definiert werden. Das birgt Konfliktstoff, doch viele Probleme sind vermeidbar. Die folgenden Tipps sind als Anregung für Führungskräfte gedacht, um möglichen Problemen und Widerständen während der Einführung- und Implementierungsphase von Microsoft 365 entgegenzuwirken.
Von Frank Schreiber, Know How AG*
1. Klare und kontinuierliche Kommunikation durchführen
Das Management sollte den Mitarbeitern nicht nur mitteilen, dass ein Wechsel stattfindet, sondern auch welches Ziel dahintersteckt und welche Vorteile es für das Unternehmen und die Mitarbeitern bringt. Gehen Sie hierbei insbesondere auf die positiven Aspekte der Veränderung ein und versuchen Sie Ihre Vision bildlich zu verankern.
„Die Digitalisierung ist nicht nur eine technische Herausforderung, sondern auch eine Frage der richtigen Führung. Es geht darum, Brücken zu bauen und konstant den Dialog zu suchen. Technologie allein schafft keine Wunder, es sind die Menschen dahinter, die den Unterschied machen.“
2. Mitarbeiter mit Schulungsmaßnahmen unterstützen
Stellen Sie sicher, dass Ihren Mitarbeiter sowohl vor als auch während und nach der Implementierung Schulungen und Lerninhalte für die neuen Anwendungen zur Verfügung stehen.
3. IT und Stakeholder in Entscheidungsprozesse einbeziehen
Beziehen Sie die IT-Abteilung und eine repräsentative Gruppe von Endbenutzer in den Prozess ein, um sicherzustellen, dass alle technischen und praktischen Aspekte berücksichtigt werden.
4. Gehen Sie mit gutem Beispiel voran
Nehmen Sie eine direkte Vorbildrolle für Ihre Beschäftigten ein, indem Sie die neuen Tools als eine der Ersten aktiv in Ihren Arbeitsalltag integrieren. Leben Sie Ihren Mitarbeitern vor, was Sie von ihnen erwarten und beeinflussen Sie so auf positive Art unmittelbar das Verhalten Ihrer Mitarbeiter.
5. Geschäftsprozesse neu denken
Führen Sie vor der Implementierung eine gründliche Analyse Ihrer bestehenden Prozesse durch. Auf diese Weise können Sie ermitteln, welche neuen Anwendungen wie integriert werden können. Beziehen Sie auch hier die IT-Abteilung und eine repräsentative Gruppe von Endbenutzer ein.
6. Übergangsphase einplanen
Eine erfolgreiche Implementierung erfordert Zeit. Planen Sie genug Zeit ein, damit sich alle Mitarbeitenden an die neue Software gewöhnen und auftretende Probleme gelöst werden können.
7. Regeln für die Nutzung der neuen Tools aufstellen
Geben Sie ihren Mitarbeitenden Orientierung und legen Sie unternehmensweit fest, welche Anwendungen für welchen Zweck genutzt werden sollen.
8. Die Nutzung der neuen Tools immer wieder überprüfen
Evaluieren Sie in regelmäßigen Abständen, ob und wie effektiv Ihre Mitarbeitenden die neuen Tools nutzen. Ergreifen Sie bei Bedarf entsprechende Maßnahmen, um die Nutzung zu erhöhen, zum Beispiel durch Kommunikation des Nutzens einzelner Anwendungen oder anwendungsbezogene Lerninhalte.
9. Begleitendes Change-Management durchführen
Wirken Sie internen Widerständen von Beginn an entgegen, indem Sie neben der technischen Einführung auch Veränderungsmanagement einsetzen. Auf diese Weise wird sichergestellt, dass Ihre Mitarbeiter ausreichend Unterstützung und passende Ressourcen an die Hand bekommen, um Ihnen den Übergang zu erleichtern.
10. Über Sicherheit und Compliance informieren
Die Sicherheit sollte von Anfang an Priorität haben. Arbeiten Sie eng mit internen und ggf. externen IT-Spezialisten zusammen, um sicherzustellen, dass all Ihre Daten sicher sind und die Compliance-Richtlinien befolgt werden.
Weitere Beiträge zum Themenschwerpunkt Change-Management:
• Drei Pfade zur Microsoft 365-Einführung – vom reinen Office-Update bis zum Workplace-Projekt
• Die 10 häufigsten Fehler bei der Einführung von Microsoft 365 – von falschen Zielen bis zu mangelndem Engagement
*Über den Autor:
Frank Schreiber ist seit über 30 Jahren in der ITK Branche in unterschiedlichen Rollen aktiv. Von 2010 bis 2018 begleitete er als Microsoft Certified Office 365 Solution Accelerator die Einführung von Office 365 im deutschen IT-Chanel. Sein Herz schlägt seit Jahren für die Rolle des Menschen in der digitalen Transformation. Sein Leitsatz ist: „Menschen befähigen, in der digitalen Welt Chancen und Perspektiven zu sehen und mit dem notwendigen Know How auszustatten“