Microsoft 365-Einführung – warum ein Executive-Sponsor wichtig für den Projekterfolg ist
Viele Microsoft 365-Einführungen leiden darunter, dass es keine echte Unterstützung aus dem Top-Management gibt. Zwar erfolgt die Beauftragung solcher Projekte natürlich in der Führungsetage, doch heißt das nicht automatisch, dass ein motivierter und erfolgsorientierter Unterstützer als Executive-Sponsor hinter dem Projekt steht.
Der Genehmiger ist noch lange kein Sponsor
Wenn ich in der Startphase in meinen Projekten frage, ob es einen Executive-Sponsor gibt, wird das immer bejaht. Beim Nachhaken kommt dann aber meist raus, dass jene Person gemeint ist, die das Microsoft 365-Projekt genehmigt hat. Und zwar in Bezug auf Lizenzkosten und Personalressourcen. Das garantiert aber noch lange nicht, dass diese Führungskraft das Projekt im umfassenden Sinn unterstützt.
Executive-Sponsorship bedeutet im Rahmen von Change Management nämlich mehr, als Entscheidungen für Geld und Personal zu treffen. Um eine Microsoft 365-Einführung erfolgreich auf den Weg zu bringen, sollten folgende drei Dinge im Fokus stehen:
1. Direkte regelmäßige Kommunikation mit den Mitarbeitern
Die Gründe für die Microsoft 365-Einführung sowie der Nutzen für das Unternehmen müssen kommuniziert werden.
Mit einer Microsoft 365-Einführung stehen auch umfangreiche Veränderungen ins Haus. Im Idealfall ändern sich damit die alltäglichen Arbeitspraktiken der Mitarbeiter. Das heißt aber auch, dass so eine umfassende Umstellung nicht nebenbei klappt, erst recht nicht ohne umfassende Kommunikationsmaßnahmen.
Hier ist das Management gefordert, den Mitarbeitern das Projekt und seine Ziele zu vermitteln. Die Ansprache der Führungsebene sollte dabei auf einer allgemeinen Ebene stattfinden, es sollten die Gründe für die Microsoft 365-Einführung sowie der Nutzen für das Unternehmen vermittelt werden. Sinnvoll ist auch eine Argumentation, die die Ziele des Projekts in den Kontext einer Digitalisierungsstrategie des Unternehmens stellt.
Wichtig ist bei der Kommunikation auch eine gewisse Regelmäßigkeit. Der Executive Sponsor sollte in regelmäßigen Abständen die Microsoft 365-Einführung thematisieren. Dafür bieten sich abwechselnde Formate an, beispielsweise mit Video, Impulsvorträgen bei Strategie-Treffen, Townhall Meetings und dergleichen. Die Botschaften sollten aussagekräftig, klar und einfach formuliert sein.
2. Als Vorbild die Kollegen zur aktiven Teilnahme motivieren
Der Executive-Sponsor sollte den Mitarbeitern durch Vorleben vermitteln, dass eine Nutzung von Microsoft 365 erwünscht ist.
Nach wie vor existiert die Erwartung, dass die Mitarbeiter Microsoft 365 aus reinem Eigeninteresse kennenlernen und in ihrem Arbeitsalltag aktiv nutzen wollen. Die Erfahrung zeigt jedoch, dass das unrealistisch ist. Es braucht ein Anschieben und Motivieren.
Für den Executive-Sponsor heißt das, dass er eine Vorbildfunktion gegenüber den Mitarbeitern einnehmen sollte. Seine Aufgabe ist es, den Mitarbeitern durchs Vorleben zu vermitteln, dass eine Nutzung von Microsoft 365 erwünscht ist.
Hier ein paar Beispiele für eine vorgelebte Microsoft 365-Nutzung:
- Chat statt E-Mail: Mit den Mitarbeitern per Teams-Chat statt per Email kommunizieren
- Zusammenarbeit: Mit Kollegen gemeinsam an einem in Microsoft Teams gespeicherten Dokument arbeiten
- Keine Anhänge: Dokumente in OneDrive oder SharePoint speichern und den Link zum Dokument verschicken, anstatt einen Anhang per E-Mail zu versenden
- Newsfeed: Beiträge auf Yammer posten und andere Beiträge kommentieren
- Digitale Notizen: OneNote für Besprechungsnotizen nutzen, statt Notizzettel zu verwenden
3. Skeptiker überzeugen, Koalitionen bilden
Das Augenmerk sollte auch jenen Führungskräften gelten, die Microsoft 365 skeptisch betrachten, es nicht nutzen, oder gar negativ darüber sprechen.
Nicht alle Mitarbeiter werden sich von Anfang für Microsoft 365 begeistern. Executive-Sponsoren sollte deshalb an möglichst vielen Stellen im Unternehmen ansetzen, auch als Multiplikatoren im Management-Umfeld. Dies gilt insbesondere in Unternehmen mit mehreren Management-Ebenen.
Dabei sollte das Augenmerk auch jenen Führungskräften gelten, die Microsoft 365 skeptisch betrachten, es nicht nutzen, oder gar negativ darüber sprechen. Ein solches Verhalten vermittelt dem Umfeld, dass man nicht zwingend mitmachen muss – und beeinträchtigt so den Erfolg der Microsoft 365-Einführung.
Im Sinne des Projekterfolgs müssen gerade die zögerlichen Führungskräfte mitgenommen werden. Inhaltlich dreht es sich auch hier um die Themen aus der Mitarbeiterkommunikation. Durch die beispielhafte Nutzung bestimmter Microsoft 365-Funktionen kann der Executive-Sponsor Mehrwerte konkret vermitteln und leistet so Überzeugungsarbeit aus erster Hand.
Nicht unterschätzen: Einen Executive-Sponsor finden – oder ernennen
Bleibt noch die Frage, wie man einen Executive-Sponsor für eine Microsoft 365-Einführung findet. Das kann eine Herausforderung sein, insbesondere auf höchster Führungsebene. Falls sich die Suche schwierig gestaltet, sollte versucht werden, einen geeignete Executive-Sponsor zu identifizieren und anzusprechen.
Bei der Auswahl sind Ansehen, Reichweite, und Glaubwürdigkeit wichtige Faktoren. Allerdings ist hier auch Pragmatismus angeraten: Besser einen Executive-Sponsor finden, der nicht alle Kriterien erfüllt beziehungsweise nicht aus dem Top-Management kommt, als keinen zu haben.
In ihrer täglichen Arbeit identifiziert sie die mit der Veränderung verbundenen Herausforderungen und Ängste, und wandelt diese durch Entwicklung von Strategien, Roadmaps und Maßnahmeplänen gemeinsam mit dem Kunden in Möglichkeiten und Chancen um.
Ihr Fokus ist immer der Mensch und ihre Leidenschaft ist es Menschen zu helfen die herausfordernde Reise ins „Neue Normal“ erfolgreich zu bewältigen.