Im Notfall auf andere OneDrive-Konten zugreifen – so verschaffen Sie sich als Admin und Mitarbeiter Zugang

Jeder kennt das Problem: Vertriebskollege Mustermann ist im Urlaub, und die neue Preisliste liegt unerreichbar auf seinem persönlichen OneDrive-Konto. Die Lösung: In Microsoft 365 können Sie sowohl als Administrator wie auch als Manager per Admin-Zugriff auf persönliches OneDrive-Konto anderer Mitarbeiter zugreifen und von dort Dateien kopieren. Lesen Sie hier die erforderlichen Schritte:

Seit es im Geschäftsalltag persönliche Netzlaufwerke gibt, taucht die Situation auf, dass der Zugriff auf wichtige Dokumente und Ordner versperrt ist, etwa bei Abwesenheit oder nach Ausscheiden eines Mitarbeiters. Da OneDrive wie ein persönliches Laufwerk funktioniert, sind auch hier alle Dokumente vor dem Zugriff von anderen Personen geschützt.

(Wie Sie die OneDrive-Aufbewahrung von ausgeschiedenen Mitarbeitern regeln, erfahren Sie in diesem Beitrag.)

Dennoch gibt es hier wie in jedem Netzwerk Möglichkeiten, über die Administration Zugriff auf die Dateiablagen zu erhalten. Office 365 stellt dafür zwei Varianten bereit:

1. Als Globaler Administrator können Sie im Admin Center zu jedem OneDrive-Konto einen Link abrufen
2. Als Globaler Administrator können Sie einem anderen Benutzer selektive Zugriffsrechte auf ein bestimmtes OneDrive-Konto erteilen

Option 1: Admin-Zugriff auf persönliches OneDrive als Globaler Administrator

1. Um auf das OneDrive-Konto eines bestimmten Nutzers zuzugreifen, müssen Sie zunächst als Globaler Administrator angemeldet sein. Öffnen Sie über das Startmenü links oben das Admin Center und gehen Sie darin über Benutzer auf Aktive Benutzer.

3. Mit dem Klick auf den gewünschten Benutzernamen öffnen sich rechts die entsprechenden Einstellungen. Hier den Abschnitt OneDrive auswählen.

4. Klicken Sie im Abschnitt Zugriff auf Dateien erhalten auf Link zu Dateien erstellen, dann bekommen Sie den Link zum OneDrive-Konto des entsprechenden Benutzers angezeigt.

5. Kopieren Sie diesen Link nun über die Zwischenablage in die URL-Leiste im Browser, dann öffnet sich das OneDrive-Konto des Benutzers. Sie haben hier vollen Zugriff auf alle Inhalte.

Option 2: Normalen Benutzern Zugriffsrechte auf externe OneDrive-Konten erteilen

In Fällen wie dem Ausscheiden eines Mitarbeiters aus dem Unternehmen benötigen oftmals Vorgesetzte einen Zugang zum zurückgelassenen OneDrive-Konto. Das ist auch in Form einer selektiven Rechteübergabe möglich, ohne dass der Vorgesetzte dabei mit globalen Administratorrechten ausgestattet werden muss. Der Weg führt hier über die SharePoint-Administration:

1. Öffnen Sie im Admin Center über Alle anzeigen das SharePoint Admin Center.

2. Klicken Sie in der Navigationsleiste des SharePoint Admin Centers auf More Features und dann unter User Profiles auf Open.

3. Wählen Sie in den User Profiles Sie die Option Manage User Profile, um in die Verwaltung der Benutzerprofile zu gelangen.

4. Hier geben Sie nun im Suchfeld eine Zeichenkette des Benutzers ein, auf dessen OneDrive-Konto zugegriffen werden soll. In der Liste der gefundenen Benutzer gehen Sie zum entsprechenden Kontonamen und klicken Sie im Klappmenü auf Manage Site Collection Owners.

5. Hier sehen Sie die Übersicht der (SharePoint-)Site-Collection-Owner. SharePoint deshalb, weil OneDrive rein technisch eine SharePoint-Websitesammlung ist. Tragen Sie hier bei den Administratoren das Konto des Benutzers ein, der ebenfalls Zugriff erhalten soll. Bestätigen Sie mit OK.

Der zweite hier erscheinende Name ist übrigens der des Globalen Administrators, er wurde hier durch den unter Option 1 beschriebenen Vorgang hinzugefügt.

6. Fertig. Nun ist der Eingetragene ebenfalls Administrator der ausgewählten OneDrive-Websitesammlung und kann so voll auf das OneDrive-Konto zugreifen.