Praxistipp Office 365: Typische HR/Betriebsrats-Prozesse digitalisieren mit SharePoint-Bordmitteln

Im Bereich Personalverwaltung gibt es eine Reihe von typischen Prozessen zwischen Personalabteilung und Betriebsrat, die traditionell über E-Mails, Attachments und Papierablage abgewickelt werden. Unser folgender Beitrag stellt beispielhaft vor, wie Sie mit Hilfe von standardmäßigen SharePoint-Funktionen in Office 365 und weiteren Office 365-Services schlanke, digitalisierte Prozesse erstellen können.
Autor: Jens Haile*

Das Vorhaben: Digitalisierung von Einstellung, Versetzung, Überstunden etc.

Das folgende Szenario lehnt sich an ein real umgesetztes Projekt an. Die Zielsetzung dabei ist, die Kommunikation zwischen der Personalabteilung und dem Betriebsrat bei zustimmungspflichtigen Personalmaßnahmen – also Antragstypen wie Einstellung, Versetzung, Überstunden und ähnlichen – zu digitalisieren. Im Rahmen des beschriebenen Lösungsansatzes kommen folgende Office 365 Komponenten zum Einsatz:

• SharePoint Online
• Microsoft Flow
• Outlook
• Office 365 Security & Compliance Center für die Definition von Aufbewahrungsrichtlinien
• Power BI (optional)

Schritt 1: Gemeinsame Teamsite einrichten

Für den Austausch zwischen der Personalabteilung und den Betriebsräten wird eine dedizierte Teamseite in SharePoint Online/Office 365 angelegt. Dabei ist bei der Prototypen-Umsetzung darauf zu achten, dass sich diese Teamseite in eine zukünftige SharePoint Umgebung strukturell integrieren lässt. Alle Mitarbeiter, die in den Prozess involviert sind, erhalten Berechtigungen auf diese Seite.

Schritt 2: Antragsvorlagen in die Dokumentenbibliothek

Für die Ablage aller Anträge wird eine standardmäßige Dokumentenbibliothek verwendet. Für die entsprechenden Antragstypen (Einstellung, Versetzung, Überstunden, Eingruppierung, Gleitzeitbefreiung) wird jeweils ein separater Inhaltstyp angelegt. Diesem Inhaltstypen werden Blanko-Anträge im Word-Format zugeordnet. Die Personalabteilung kann somit den gewünschten Antrag in der Bibliothek anlegen und mit den notwendigen Informationen befüllen. Dies wird beispielhaft im folgenden Screenshot aufgezeigt. Es können gegebenenfalls auch weitere Antragstypen hinzugefügt werden.

Schritt 3: Workflow für Anträge

Ist der Antrag vollständig ausgefüllt, kann vom Bearbeiter in der Personalabteilung ein Workflow gestartet werden. Beim Start des Workflows kann der zuständige Betriebsrat ausgewählt und zusätzlich noch eine Nachricht an den Betriebsrat hinterlegt werden.

Schritt 4: Betriebsrats-Entscheidung – aus Mail oder Flow

Der zugeordnete Betriebsrat erhält nun eine E-Mail-Benachrichtigung mit dem Hinweis zur Bearbeitung des Antrages. Dabei kann in Betracht gezogen werden pro Betriebsrat eine eigene Office 365 Gruppe anzulegen. Dies hätte den Vorteil, dass die Office 365 Gruppe als Adressat des entsprechenden Betriebsrates angegeben werden kann, und somit alle Betriebsratsmitglieder Zugriff auf das Gruppenpostfach haben.

Der Betriebsrat kann die Entscheidung über den Antrag direkt aus der Mail treffen oder über die Weboberfläche bzw. App des Office 365 Services Flow durchführen:

• Mail: Der Antrag wird innerhalb einer Mail bearbeitet (Bild 1, rechts)
• Flow Web: Der Antrag wird innerhalb der Microsoft Flow-Web-Oberfläche bearbeitet (Bild 2)
• Flow-App: Die Genehmigung wird innerhalb der Microsoft Flow App auf einem Smart Phone oder Tablet bearbeitet (iOS und Android; Bild 3)

Auch der Kommentar des Betriebsrates kann direkt in der E-Mail oder ebenfalls in der Flow-Weboberfläche eingetragen werden. Ist die Bearbeitung durch den Betriebsrat abgeschlossen, wird abschließend die Personalabteilung über die Entscheidung per E-Mail informiert.

Schritt 5: Filtern über Metadaten

Da alle Anträge gesammelt in einer SharePoint Dokumentenbibliothek abgelegt sind, können anhand der Metadaten beliebige Ansichten auf die Bibliothek erzeugt werden. So etwa Filtern nach Bearbeitungsstatus (zum Beispiel eine Antragsübersicht der laufenden Anträge), Filtern nach Betriebsrat oder Filtern nach Antragsteller.

Schritt 6: Versionierung und Aufbewahrungsrichtlinien

Mit Hilfe der SharePoint-Funktion Versionierung können alle Bearbeitungsschritte persistiert und so zum Beispiel bei Audits nachvollzogen werden. Weiterhin kann die Suchfunktion in Office 365 genutzt werden, um nach spezifischen Anträgen zu suchen.

Durch Office 365-Aufbewahrungsrichtlinien, die auf die Antragsbibliothek angewendet werden können, lässt sich verhindern, dass die Anträge vor Ablauf einer definierten Aufbewahrungsfrist gelöscht werden.

Des Weiteren könnten optional mit der Zusatzfunktion Power BI visuelle Berichte erzeugt werden. Zum Beispiel, wie viele Überstundenanträge im letzten Jahr für welchen Standort eingereicht wurden, oder auch die Verteilung der Anträge auf die Betriebsräte.

Fazit: Praktische Out-of-the-Box-Lösung

Die beschriebene Lösung auf Basis der integrierten Funktionen von Office 365 bietet eine Reihe von Vorteilen. Als Nachteil ist zu erwähnen, dass somit nur ein geringer Einfluss auf das Look & Feel genommen werden kann, was sich etwa auf die eingeschränkte Anpassbarkeit der Genehmigungs-E-Mails auswirkt.

Vorteile:

• Verwendung von Out-of-the-Box-Office 365 Funktionen
• Keine Mehrkosten an Lizenzgebühren für Drittanbieter-Tools
• Geringer Umsetzungs- und Pflegeaufwand
• Die Prozessbeteiligten können einen Großteil der Bearbeitung aus dem gewohnten Arbeitskontext heraus durchführen (vor allem Outlook)
• Mobiler Zugriff über iOS- und Android-Apps wie SharePoint-, Outlook-, Flow- und PowerBI-App

Nachteile:

• Geringer Einfluss auf das Look & Feel. Aktuell etwa die eingeschränkte Anpassbarkeit der Genehmigungs-E-Mail hinsichtlich spezieller Corporate-Identity-Gestaltungen

* Jens Haile ist Senior IT-Consultant bei der IF-Blueprint AG in München