Richtig Chatten mit Teams: Adresse einrichten und SIP-Link in Outlook-Signatur einfügen

Microsoft hat auch den Chat-Bereich von Teams laufend erweitert und Skype-typische Funktionen eingebaut. So können inzwischen auch Teams-Nutzer aus unterschiedlichen Organisation miteinander chatten. Lesen Sie hier, auf was es beim Chat-Einsatz ankommt, welche Adressen sie nutzen können und wie Sie diese in Ihrer Outlook-Signatur als klickbaren Link integrieren können.

Chatten mit externen Kontakten: Die Voraussetzungen

Um einen Chat mit Teams zu starten, benötigen Sie lediglich die E-Mail-Adresse des Chat-Partners. Idealerweise verwendet der Chat-Partner ebenfalls Teams und verfügt über ein Office 365-Konto. Zum Start eines Chats klicken Sie im Chat-Bereich von Teams rechts oben auf das Symbol Neuer Chat.

Nicht immer auf Anhieb sichtbar: Die alten Chats stapeln sich in der linken Spalte, und für einen neuen Chat müssen Sie auf das kleine Symbol klicken.

Im Eingabefeld geben Sie nun die Office 365-Adresse ein:

Automatischer Vorschlag bei bekannten Adressen.

Falls der Kontakt in Teams bekannt ist, erhalten Sie einen Vorschlag wie im Bild. Handelt es sich allerdings um einen neuen Kontakt, den Teams nicht kennt, müssen Sie die gesamte Mailadresse eintippen.

Wenn Sie sich vertippt haben oder wenn die Adresse nicht existiert, erhalten Sie direkte Rückmeldung:

Bei unbekannten oder falsch geschriebenen Adressen kommt eine Fehlermeldung.

Live- und Microsoft-Kontakte per Skype-Federation

Dank Skype-Federation kennt Teams auch Live-, Hotmail- und Outlook-Adressen.

Hat Ihr Kontakt kein Teams, aber eine Skype-Adresse und damit eine Microsoft Live-ID oder ein Microsoft-Konto, dann können Sie ihn trotzdem anchatten. Teams erkennt das automatisch, Sie bekommen ein kleines Skype-Symbol angezeigt:

Technisch nennt sich das Skype-Federation, es funktioniert zwischen dem privaten Skype und Microsoft Teams. Microsoft-fremde Chat-Dienste lassen sich aber mit Teams nicht ansprechen.

Von der Mail-Adresse zur SIP- und Teams-Adresse

Damit die Chat-Kommunikation über das Office 365-Konto oder die E-Mail-Adresse funktioniert, kommt SIP, das Session Initiation Protocol zum Einsatz. Es ist bereits von Skype for Business her bekannt, das sie übrigens auch zum initiieren von Chats außerhalb von Teams nutzen können.

Das Kürzel ist auch wichtig, wenn es um das Erstellen einer Chat-Adresse geht. Das funktioniert analog zum bekannten mailto:-Präfix, mit dem man E-Mail-Links erzeugt. Ein Beispiel dafür ist mailto:carola.pantenburg@skilllocation.com. Klicken Sie auf einen solchen Link, öffnet sich Ihr E-Mail-Programm und übernimmt den Link gleich als Empfänger.

Nach demselben Muster können Sie nun auch das Format sip:carola.pantenburg@skilllocation.com nutzen, um per Klick einen Teams-Chat zu starten. Da bei Office 365-Nutzern die SIP-Adresse in der Regel auch der E-Mail-Adresse entspricht, kennen Sie mit der E-Mail-Adresse auch die SIP- beziehungsweise Teams-Adresse.

So integrieren Sie einen Teams-Chat-Link in Ihre Outlook-Signatur

Das Teams-Chat-Icon in der Mail-Signatur.

Wo macht nun der Einsatz einer SIP-Adresse Sinn? Zum Beispiel als Link zu Ihrem Teams-Chat in Ihrer Outlook-Signatur. Einen solchen können Sie dann sogar als klickbares Teams-Icon integrieren, wie  rechts im Bild:

Dazu fügen Sie zunächst das kleine Bild ein. Um es in einen Link umzuwandeln klicken Sie mit der rechte Maustaste darauf, und im Kontextmenü auf Link hinzufügen. Geben Sie im Textfeld Ihre Mail-Adresse ein und schließen Sie mit OK ab. Der so erstellte neue Link ist allerdings erst halb fertig, denn es handelt sich um einen HTTP-Link. Um ihn zum Teams-Chat-Link umzufunktionieren, fehlt noch eine Kleinigkeit:

HTTP-Link in SIP-Adresse umwandeln

Um den HTTP-Link in einen SIP-Adresse umzuwandlen, müssen Sie noch einmal den Link-Dialog öffnen. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das Icon und wählen Sie Link.

Gehen Sie nun in der linken Spalte auf Datei oder Webseite und dann unten auf das Feld Adresse. Hier fügen Sie nun als Präfix sip: ein.

Umändern des HTTP-Links in einen SIP-Link.

So sieht das Ergebnis aus. Sie haben nun ein Teams-Symbol in Ihrer Outlook-Signatur eingefügt und jeder Empfänger Ihrer E-Mails kann Sie direkt mit einem Klick anchatten.

Klickt jetzt ein Empfänger auf das Teams-Symbol in Ihrer Outlook-Signatur, öffnet sich seine SIP-Anwendung und er kann Sie anchatten. Je nach Einstellung am lokalen Rechner muss das nicht zwingend Teams sein, es kann auch eine beliebige andere SIP-fähige Anwendung wie Skype for Business sein.

Natürlich könnten Sie so einen Link auch in PDF-Dateien, auf Webseiten oder in einer PowerPoint einfügen.

Zum Kopieren: Teams-Icon

Damit Sie nicht extra einen Teams-Icon suchen müssen, können Sie sich dieses Bild über einen rechtem Mausklick auf Ihrem Rechner speichern:

 

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